信息化時代高校檔案管理工作模式的重構

文/南陽師范學院 歷史學院 石貞貞

現階段，我國高校中學生檔案數量和管理難度不斷增加，雖然已經初步形成網格化檔案管理體系，但受到高校管理形式的局限，高校檔案管理的開發和運用還是無法與社會對人才的需求相適應。伴隨著高等教育改革的持續開展，傳統的檔案管理模式已經無法滿足高校檔案管理的需求。基于此，文章對信息技術在高校檔案管理中的應用進行論述，目的是對信息化時代的高校檔案管理模式構建進行探析，這對于檔案管理工作的順利開展以及檔案信息資源的作用發揮具有重要意義。

一、高校傳統檔案管理模式的局限

（一）檔案信息載體單一。現階段，我國高校檔案普遍都是紙質檔案。特點為體積小、傳遞速度快、重量輕、便于保存，可以實現共享的先進檔案信息載體并未得到各大高校的認可和運用，如：數字光盤、磁性載體等，并未將其運用到高校各種實踐活動中。

（二）檔案信息服務功能單一。高校檔案的組成部分非常廣泛，包括科研檔案、學籍檔案、干部人事檔案、行政管理檔案、黨群工作檔案等。高校檔案除了為學校提供服務以及提供給領導作為決策參考之外，服務對象還包括高素質群體，也就是高校內的學生、教師和科研人員。但是，目前高校檔案停留在為學校提供服務以及提供給領導作為決策參考，并未或者很少為學生、教師以及科研人員提供服務。高校檔案所具有的服務功能較為單一，一方面是受到傳統觀念的影響所造成的，并未樹立為公眾提供服務的良好意識；另一方面則是因為檔案管理結構不合理、不完善所引起的，許多畢業論文、科研設計等都顯示教學實踐活動的檔案收集工作并不合理，無法將有效的服務提供給科研人員。

（三）檔案信息服務效能不高，服務方式被動。雖然一般高校檔案館都配備了基礎的檔案管理設備，但是大部分只有基本功能。雖然一些高校檔案館也對檔案館網站進行構建，但是具備特色服務的高校檔案館網站少之又少，利用效率不高，實質性的服務功能還需要不斷強化。

（四）信息化基礎設施建設薄弱。高校中信息化資源建設以及服務技術手段都較為滯后。現階段，大多數高校檔案管理工作具有一定的基礎保障，但是并未進行整體信息化建設，工作目標和思路并不清晰，在運用信息技術時并未開展深入研究。大部分高校建設的檔案數據庫存在容量小、數量多、標準數據庫缺失等問題。這和檔案信息資源共享的最終目的相違背，并在后期兼容過程中留下隱患。

二、高校檔案信息資源管理的必要性

（一）提高檔案信息資源利用價值。高校檔案管理工作的目的就是歸納高校日常管理中各類信息資料，其中包括對學生個人信息的深入挖掘，將有效支持提供給學生，保證學生就業、高校行政管理以及科研教學的順利開展，這是檔案信息資源實現共享最為關鍵的方式之一。高校檔案管理部門中存儲管理的檔案信息需要在信息化技術的支持下實現各部門之間的聯動工作，將有效支持提供給科研人員與用人企業，引導檔案價值的最大化發揮。通過開發和運用高校檔案信息，將有效服務提供給用人企業，可以保證其選拔到合適人才，保證高校和用人企業之間開展良好的合作模式，將更多就業機會提供給學生。與此同時，高校檔案管理實現信息化建設，有助于良性存儲目的的實現，從而實現高校檔案管理工作的可持續發展。

（二）提高檔案信息資源管理效率。高校檔案管理部門利用信息化技術開展檔案管理工作，可以充分利用檔案信息資源保證這些數據信息在高校各部門中得以共享。如，建立學生檔案信息資源庫后，用人企業可以在互聯網平臺上對學生檔案信息進行查詢，以此縮減高校招聘會的時間和投入成本，同時也減少了檔案管理人員的工作壓力，促使檔案信息利用效率的提高。除此之外，基于網絡系統的檔案管理平臺能夠對學生檔案信息的類型和數量進行歸納統一，不需要再借助于人工統計方式來操作，這不僅使得人工統計的錯誤率降低，同時可以更好地利用學生檔案信息資源，向學生、教師、企業提供更加優質的檔案服務。

（三）提高檔案在資源共享中的地位。隨著高校大力開展信息化建設，需要保證高校信息資源實現共享，將各種服務提供給高校科研活動、教學活動、領導決策的完成，以此形成合理、科學的公共服務體系。現階段，各大高校在建設和發展中應充分運用信息技術，并將有效支持提供給高校檔案信息資源的共享。在新時代背景下，人們對檔案信息資源提出了更高的要求，要想保證檔案信息資源價值得以展示，需要進行深入挖掘和利用。高校檔案管理部門需要對“以學生為核心”的理念進行遵循，并將學生基本信息展示給用人單位，使得用人單位能夠對學生綜合素質進行明確判斷，增加學生的就業機會。

三、信息化時代高校檔案管理模式重構

（一）制定檔案管理信息工作流程。信息化時代，高校檔案管理工作必須要規范工作流程，應用標準的管理程序，以實現檔案管理的規范化。第一，建立高校統一的檔案目錄標準。高校檔案信息涉及范圍廣、內容繁雜、形式多樣，要保證信息化檔案管理的規范性與網絡查檔的便捷性，需要建立相應的目錄標準，否則學生、教師、校內各部門則無法快速、準確查閱檔案。第二，建立規范的信息化管理管理制度。參考借鑒其他高校信息化檔案管理現狀，建立起囊括檔案信息資源、檔案管理程序、檔案管理技術防范的體系。如檔案管理信息化制度、無紙化檔案查找制度、檔案搜索權限制度等，為建立規范、標準的高校檔案信息數據庫奠定基礎。

（二）創建高校檔案信息服務中心。通過采集、開發、再生產高校檔案信息資源，借助于大量人力、物力以及財力資源，并結合各種管理手段保證高校檔案信息資源價值得以增加。此外，應將經過檔案整理以及處置之后且具有明顯效益的高校檔案信息放置在高校檔案查詢利用服務部。結合高校各個部門以及社會公眾所提出的不同需求，使得檔案信息形成二次分流，并進入用戶端。所以，高校檔案信息服務中心需要對單循環的檔案信息鏈進行構建，針對用戶群體建立檔案信息資源共享平臺。

（三）建立高校檔案用戶反饋系統。檔案信息反饋是檔案信息資源中心根據用戶需求調出檔案信息后，用戶所進行的一系列反饋，以便檔案信息資源中及時調整各項工作內容，保證其和最終服務目標更為接近，進而構成高校檔案信息流動中的單循環信息鏈。高校檔案信息資源開發和運用中的反饋具體表現為：通過研究體現畢業學生質量的有關反饋材料，探究高校所設置的本專業是否和市場經濟發展需求相適應。基于此，可以使高校學生做出相應的調節和評判，使學校檢查高校改革目標是否實現，為教學調節提供依據。通過評價和分析科技檔案的有關反饋材料，判斷科研成果獲取到的效益是否和最初項目投入保持正比關系，并研究兩者間的偏差，同時調節、控制和開發接下來的科研活動。通過比較分析反饋信息和最初信息，了解社會對于檔案開發利用工作做出的客觀評價，并將其作為檔案信息開發的參考依據，這有助于增強檔案開發的實效性和針對性。

（四）構建高校學生檔案信息集成系統。信息化時代，通過構建高校學生檔案管理模式，能夠對學生檔案信息鏈的實際流動情況進行明確，將信息資源共享平臺提供給社會用人單位、各大高校以及學生檔案管理部門。高校學生檔案信息服務中心是專門提供檔案管理、價值挖掘、開發利用等業務的高校職能部門，同時也是高校之間以及高校各部門之間的聯系紐帶，將優質的高校學生輸送給社會。平臺中心輸出的學生檔案信息和外界環境相作用之后產生的反饋信息，并傳遞給高校學生檔案信息服務中心，通過比較分析原始信息以及反饋信息，有助于高校建設學生檔案全過程控制體系，從而打造智能服務全面的檔案服務信息鏈。因此，高校學生檔案信息集成系統能夠沖破高校的信息阻隔，聯動各高校形成檔案信息服務共享平臺，使得檔案信息資源實現共享。

四、結語

隨著全球信息化的不斷發展，高校檔案管理面臨新的發展機遇。為了充分發揮高校檔案管理工作的職能，提高高校檔案管理工作的服務質量與效率，需要充分借助信息化技術，使高校能夠為教育科研項目提供準確、可靠、全面的檔案信息，為高校領導決策以及用人單位選拔優秀人才提供依據。