淺析如何做好縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作

文/貴州省黔西南自治州安龍縣教育局 徐露露

開(kāi)展縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作，在材料收集和整理的過(guò)程中，需要利用科學(xué)的方法，提高人事組織工作的水平。我國(guó)教育事業(yè)不斷發(fā)展，縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理的規(guī)模不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的管理方法已無(wú)法滿足工作需求，因此縣級(jí)教育管理部門(mén)需要優(yōu)化檔案管理方法，不斷提升縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理水平。

一、縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的重要性

（一）提供可靠性的決策依據(jù)。在縣域教育系統(tǒng)管理過(guò)程中，干部人事檔案發(fā)揮著導(dǎo)向作用。在教育系統(tǒng)檔案中，干部人事檔案屬于重要的一部分，是非常重要的教育系統(tǒng)干部管理資料，能為學(xué)校管理層提供科學(xué)性的參考，從而有效改革教育系統(tǒng)干部人事制度，高效建設(shè)干部教師隊(duì)伍。此外，在上級(jí)部門(mén)作出工作決策的過(guò)程中，也可以參考縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案資料，保障工作決策的可靠性。

（二）準(zhǔn)確記錄教師情況。縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案詳細(xì)記錄了教師的個(gè)人簡(jiǎn)歷和專業(yè)機(jī)構(gòu)等內(nèi)容，真實(shí)、全面反映出教師工作業(yè)績(jī)和學(xué)術(shù)水平，能為教學(xué)評(píng)估和人事調(diào)動(dòng)等工作提供參考，從而提高整體工作效率。

（三）有利于提高教師管理水平。落實(shí)開(kāi)展縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作，有利于提高教師隊(duì)伍的管理水平，為我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)培養(yǎng)更多的人才，達(dá)到教育系統(tǒng)的工作目的。縣域教育系統(tǒng)教學(xué)涉及范圍較廣，而教學(xué)的主導(dǎo)因素是教師，教師的素質(zhì)水平直接影響到教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)質(zhì)量，因此，教師隊(duì)伍建設(shè)和管理，對(duì)有效發(fā)揮縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案資料的作用尤為重要。

（四）有效約束教職工行為。縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案中詳細(xì)記錄了干部社會(huì)關(guān)系和實(shí)際表現(xiàn)等情況，在單位人事部門(mén)中存儲(chǔ)人事檔案材料，能提高全體教職工的責(zé)任感和歸屬感，同時(shí)可以約束廣大教職工的行為，促進(jìn)教育系統(tǒng)和諧發(fā)展，可以保障縣域教育系統(tǒng)各項(xiàng)管理工作穩(wěn)定運(yùn)行。

二、開(kāi)展縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員不夠充足。當(dāng)前我國(guó)不斷加強(qiáng)建設(shè)檔案信息化和電子化，同時(shí)不斷更新現(xiàn)代化技術(shù)手段，這對(duì)于檔案管理人員提出了較高的要求。但是縣域教育系統(tǒng)檔案管理人員數(shù)量不夠充足，由于經(jīng)費(fèi)等各種因素，很多縣級(jí)檔案室缺乏單列編制，系統(tǒng)進(jìn)入門(mén)檻比較高，人才配備情況不符合標(biāo)準(zhǔn)。此外，縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理隊(duì)伍還不同程度地存在著從業(yè)人員老齡化，缺乏具備專業(yè)知識(shí)的檔案管理人員和必要的檔案管理設(shè)備等問(wèn)題，檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)有待提高。這限制了縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的開(kāi)展。

（二）分工不明確。縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作具有積累性和長(zhǎng)期性等特征，在檔案管理工作中需要和各個(gè)學(xué)校積極溝通。但是各級(jí)學(xué)校在收集整理各項(xiàng)歸檔材料的過(guò)程中存在延時(shí)性，脫節(jié)于整體工作，因此縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作整體進(jìn)程受到影響，工作效率降低。

（三）缺乏充足的資金。各級(jí)主管部門(mén)當(dāng)前非常重視檔案管理工作，但存在較多的限制因素，檔案管理缺乏充足的經(jīng)費(fèi)。檔案管理工作要求配置專業(yè)檔案室，獨(dú)立分格檔案庫(kù)房和閱檔室以及檔案人員辦公室，同時(shí)需要配置電腦和服務(wù)器以及除濕機(jī)等設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)軟件。但是大部分縣域教育系統(tǒng)的檔案室并不符合工作標(biāo)準(zhǔn)，阻礙了檔案管理工作的有效發(fā)展。

（四）管理方式陳舊。在縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理過(guò)程中，有一部分單位仍舊使用傳統(tǒng)的手工管理方式，給檔案的查找和借閱工作帶來(lái)諸多不便，整體工作效率降低。此外，組織內(nèi)部還存在重視管理、忽視利用的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理封閉式運(yùn)行。雖然一些縣域教育系統(tǒng)在人事檔案管理中用到了計(jì)算機(jī)技術(shù)，但也只是利用計(jì)算機(jī)做檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案索引工作，縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案信息化水平仍舊較低。隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作需要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高檔案的利用率，滿足社會(huì)發(fā)展的需求。

（五）檔案整理不到位。針對(duì)縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作，相關(guān)教育部門(mén)沒(méi)有落實(shí)鑒別審查工作，影響了檔案材料的真實(shí)性。在具體工作中，工作人員在發(fā)現(xiàn)缺失檔案材料時(shí)，由于種種原因沒(méi)有及時(shí)補(bǔ)全材料，導(dǎo)致檔案材料的完整性受到影響。這類問(wèn)題的發(fā)生，主要是因?yàn)闄n案管理制度建設(shè)不完善，尤其是缺乏針對(duì)性的崗位責(zé)任制。

三、縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作措施

（一）提高服務(wù)意識(shí)和安全防范意識(shí)。落實(shí)縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作，可以為教師提供準(zhǔn)確的檔案信息，但是由于檔案管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)，再加上單位內(nèi)部缺乏完善的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，降低了檔案管理人員的工作積極性。為了做好縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作，需要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作思想，提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，發(fā)揮出檔案管理工作的服務(wù)性。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)工作需求合理轉(zhuǎn)變工作方法，提高檔案服務(wù)的工作質(zhì)量。

在檔案管理工作中，需要安全地存放檔案，嚴(yán)格登記檔案出入庫(kù)信息，每隔半年就要對(duì)庫(kù)房進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，定期清理檢查檔案整理情況，及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，保障檔案信息的真實(shí)性。

（二）加強(qiáng)各級(jí)部門(mén)的溝通。縣域教育檔案管理部門(mén)主要是向?qū)W校教職工提供服務(wù)，有些檔案資料是共性資料，比如工資表和考核表等，這類材料要注意及時(shí)收集歸檔。不同教師具有不同的工作經(jīng)歷，因此形成了個(gè)性材料，為了及時(shí)收集歸檔個(gè)性材料，學(xué)校等單位需要加大支持力度。在布置、銜接相關(guān)工作的過(guò)程中，縣域教育系統(tǒng)主管部門(mén)、學(xué)校等機(jī)構(gòu)需要建立密切的聯(lián)系，全面收集教師的檔案資料，利用針對(duì)性的措施，全面、科學(xué)地歸檔各單位的檔案資料，保障檔案信息的完整性。

（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。做好縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作需要高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍。首先，需要根據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)配置與之相應(yīng)的檔案管理人員，合理解決編制問(wèn)題，根據(jù)需求設(shè)置工作崗位。其次，需要提高檔案管理人員的工作效率，通過(guò)對(duì)檔案管理人員實(shí)施繼續(xù)教育，提高檔案管理人員的專業(yè)性，強(qiáng)化對(duì)從業(yè)人員培訓(xùn)計(jì)算機(jī)知識(shí)，使其具備靈活利用信息化手段的技能，在實(shí)際工作中高效利用各種檔案管理系統(tǒng)，使整體工作效率進(jìn)一步提高，滿足檔案管理的需求。在培訓(xùn)工作中，需要落實(shí)不同層次的培訓(xùn)工作，根據(jù)檔案管理工作的方針、政策，不斷提高檔案管理人員的素養(yǎng)。最后，需要構(gòu)建檔案聯(lián)絡(luò)員制度，因?yàn)榭h域教育系統(tǒng)干部人事檔案數(shù)量比較大，為了能及時(shí)收集、歸檔干部人事檔案，需要制定出干部檔案信息聯(lián)絡(luò)員制度，各學(xué)校和各單位需要嚴(yán)格選擇人事干部組建檔案信息聯(lián)絡(luò)員隊(duì)伍，主要負(fù)責(zé)收集和報(bào)送個(gè)人檔案資料，保障整體干部人事檔案資料的全面性。

（四）加強(qiáng)軟硬件建設(shè)。在縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作中，需要具備充足的資金，才能維持工作穩(wěn)定運(yùn)行，因此單位需要提供更多的經(jīng)費(fèi)保障，為基礎(chǔ)建設(shè)和人員培訓(xùn)提供扎實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。根據(jù)檔案管理工作的需要，縣域教育系統(tǒng)檔案管理部門(mén)也需要積極爭(zhēng)取必要的資金，全面配置防塵、防火設(shè)施以及信息電子設(shè)備等，為檔案管理工作提供良好的條件，提高檔案存儲(chǔ)工作的安全性。

（五）完善檔案管理各項(xiàng)制度。1.完善檔案管理責(zé)任制。完善縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案收集工作協(xié)調(diào)機(jī)制，保障檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。加大各項(xiàng)制度的執(zhí)行力度，加強(qiáng)審核檔案?jìng)鬟f和利用等環(huán)節(jié)，及時(shí)解決發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，利用檔案管理責(zé)任制，促使檔案管理人員積極完成自身工作，保障檔案管理工作效果。2.完善競(jìng)爭(zhēng)上崗制度。針對(duì)縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀：檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，從業(yè)人員整體平均年齡偏大。這就需要通過(guò)不斷培養(yǎng)人才，向檔案管理隊(duì)伍不斷注入新鮮血液，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員年輕化、技術(shù)化，在縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作中不斷充實(shí)專業(yè)能力強(qiáng)的業(yè)務(wù)骨干，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，提高整體工作效率。

四、結(jié)語(yǔ)

在教育工作中，縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用，因此各地都要做好縣域教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作，根據(jù)現(xiàn)有工作存在的問(wèn)題提出針對(duì)性的工作對(duì)策，優(yōu)化干部人事檔案的功能，促進(jìn)教育事業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。