論醫院人事檔案管理的作用

文/棗莊市中醫醫院 于敏

我國的醫療保障事業逐步完善，人們就醫越來越方便。與此同時，醫院的管理水平不斷提升，信息技術的更迭為醫院的人事檔案管理提供了新的機遇，在提高醫院管理質量的前提下，有關部門必須重視醫院的人事檔案管理，充分協調各部門資源進行合理配置，更好地利用人事檔案在醫院內部相關事務中的重要作用。人事檔案管理在醫療體系中屬于一個非常重要且復雜的環節，牽扯甚多，因此有關部門必須給予高度重視，醫院一定要認真抓好人事檔案管理工作的落實，合理整合人力資源，協調各方責任，優化資源配置。落實人事檔案管理工作有利于提高醫院的市場競爭力，擴大醫院優勢。同時，在進行醫院人事檔案管理工作時，要注意采用多種策略提高工作效率，且要及時發現管理過程中存在的問題，加大管理人才的培訓力度，引進優秀的專業管理人才，明確責任制度，切實保障人事檔案管理工作的運行效率。

一、醫院人力資源管理中人事檔案的主要內容

隨著“互聯網+”的普及，信息技術與醫療事業的融合日益密切，在醫院管理流程中，人事檔案管理環節十分重要，通過互聯網技術優化人事檔案管理效率是提高醫院市場競爭力的必經之路。醫院加強對人事檔案的信息化管理，能夠提高管理效率，但由于人才專業化水平低、人才信息資料不完善等問題層出不窮，醫院必須積極采取措施，加強對檔案的采集與整理，同時要健全人事檔案管理體系，提高人事檔案管理的水平，保障人事檔案管理體系高效運轉。作為人力資源管理中的重要部分，人事檔案管理工作的主要內容是采集醫院內部工作人員，尤其是專業人才的簡歷信息，并且做好詳細記錄登記在冊加以管理，掌握人才信息才能夠很好地發揮人才配置價值，最大程度利用信息化管理進行人才資源的有效配置。

二、現階段醫院人事檔案管理存在的問題

（一）管理機制落后。首先，醫院的人事檔案管理工作采用的方式和手段都非常落后，并沒有形成完整健全的醫院人事檔案管理體系。在醫療改革之前，醫院人事檔案管理工作總體呈現如管理流程不規范、管理制度不健全、管理效率低下、檔案利用率不足等諸多問題。隨著醫療改革的不斷推進以及《檔案法》的頒布，醫院人事檔案管理工作也有了一定的改善，但是依然還有許多問題，比如信息歸納滯后、資金周轉不靈活以及管理機制運轉不協調等。與此同時，醫院的人事檔案管理手段非常落后，這也導致了人事檔案收集整理過程較困難，工作效率較低，難以滿足人力資源管理的要求。

（二）檔案管理工作任務量大。醫院管理體系是非常重要的環節，但檔案管理的任務量大。因此為了避免許多不必要的醫療糾紛，檔案管理必須能夠追根溯源，醫院的醫療人員流動性較大，需要進一步協調醫療人員結構，針對每一位入職的醫療人員檔案進行記錄保存，仔細管理。由于檔案管理工作的任務量大，每年都需要更新，給檔案管理人員工作帶來了很多的困難。

（三）信息化程度低。隨著互聯網技術的不斷發展，信息化醫療管理不斷推進，醫院人事檔案管理工作應該更加輕松高效。但事實上，現階段許多醫院由于當地發展及自身等原因，信息化程度低，人事檔案管理主體依然是以紙質檔案為主，紙質檔案在管理過程中更加麻煩且不易保存，極大地阻礙了醫院人事檔案管理工作運行。同時，醫院人事檔案管理應用的設備十分老舊，無法滿足檔案存放要求，專用檔案庫房缺失、電子檔案缺少備份以及檔案調用困難等問題嚴重影響醫院人事檔案工作的有效管理。

（四）有關部門對于管理工作的疏忽。雖然人事檔案管理是醫院管理體系中的重要環節，但其所引起的重視程度卻不高，有關部門對此不重視，工作人員對此工作也不夠認真，檔案管理工作缺少專業設備輔助，面臨資金不足效率不高等問題。

（五）缺少專業人才。由于有關部門的不重視以及醫院管理體制不完善，從事檔案管理工作的人才隊伍總體呈現出專業性不足的問題，針對檔案管理工作所進行的專業培訓也難以落實，導致檔案管理水平低，管理工作效率不高，嚴重影響醫院對于人才的合理配置。專業人才的缺失和培訓不到位都會導致人力資源配置工作出現問題，最終影響醫院整體競爭力。

三、醫院人事檔案管理的積極作用

（一）為醫院長期發展提供人才支持。隨著信息化水平的不斷提高，人事檔案管理工作也面臨許多新機遇。新的內容形式要求醫院不斷突破自我，創新管理，積極利用信息化手段加強人事檔案管理工作，落實一切檔案管理責任，提高人事檔案管理的工作效率，妥善處理醫院在職人員的調動事宜，為醫院的長期發展提供人才保障，保障多方權益。

（二）為醫院發展提供軟實力支撐。在醫療市場中，醫院的核心競爭力既要考慮硬實力，也要參考軟實力，軟實力的提高能夠保障醫院長期穩定發展。加強醫院人事檔案管理，一方面有利于醫院建立優秀人才庫，不斷完善培訓體系和考核體系，提高醫院的醫療水平；另一方面，引進優秀的檔案管理人才，利于增強醫院市場核心競爭力的。

（三）為醫院人才隊伍建設提供科學合理的評價標準。人事檔案管理工作的推進有利于為醫院人才隊伍建設提供科學合理的評價標準。醫院進行招聘及專業人才引進時能夠依此查看。人才的工作經歷、學歷、專業水平等，因此，人事檔案管理是人力資源部門篩選人才的重要環節，有利于提高醫療人才隊伍整體素質，增強醫院市場競爭力。

（四）優化醫院的人才資源配置，提高醫療人員水平。醫院的長期發展需要許多優秀人才支撐，如何打造一個專業的人才隊伍，建設學科梯隊，是醫院經營中非常重要的問題。人事檔案能夠保證人才在晉升過程中的所有理論能力、實踐經歷都記錄在庫，詳細的記錄能使得醫院在對人才分配做規劃時有更加清晰的評判標準，根據掌握的人才資料充分發揮出人才的最大效能，實現醫院人才資源的科學配置，有利于醫院的未來發展。

（五）提高醫療團隊整體水平及醫院競爭力。完善人事檔案管理工作，就是在完善醫院的人力資源信息庫，明確記載醫院專業人才隊伍中的每一名醫護工作者的理論知識儲備、實踐項目情況甚至身體健康狀況等信息，能夠很好地幫助醫院掌握人才隊伍的整體概況，并且根據醫院在不同發展階段面臨的不同需求適當調整人才位置，保證人事檔案管理工作效率。準確更新職員信息，能夠大幅度提高醫院整體工作效率及醫院競爭力。

（六）優化醫院管理體制，增強各科室業務溝通。醫院是一個需要各科室協同運作的機器，每一個科室都對醫院整體發展起著不可或缺的影響，因此完善醫院的管理體制尤為重要，在醫院的人事檔案資源庫中，對于每一位醫護人員的個人信息都有明確的記載，包括人員的專業程度、研究方向等，這有利于在醫院日常運作過程中進行各科室之間的人員調動，只有了解每一位人員的檔案信息，才能對其可以勝任的工作有一個更加清晰的把握。同時，這也非常方便各科室之間進行業務溝通，提高各科室的診療能力和工作效率，通過協作溝通減少醫療風險，優化醫院管理體制，有利于醫院長期發展。

四、加強人事檔案管理的策略

（一）加強醫院人事檔案管理，完善人事檔案管理制度。老舊的管理機制已經不適用于現在的檔案管理工作，隨著需要記錄在冊的信息越來越多，內容越來越重要，有關部門更應該加強重視檔案管理，落實管理過程中的各項制度，保證所有記錄信息準確全面，同時積極鼓勵員工提出管理制度修改意見，建立優化管理制度策略的渠道，集思廣益，不斷完善，讓人事檔案管理成為增強醫院競爭力的重要法寶。

（二）重視人才的培訓，引進專業的管理人才，打造專業管理人才隊伍。培訓過程中要采取個性化的培訓方式，依照不同員工的不同情況采取不同的培訓方案，有針對性地提高人事檔案管理人員的專業素質及能力，有關部門更要提供相關支持，保證管理人員的學習環境，提高管理人員的工作效率。

（三）積極引進信息化管理技術。優化人事檔案管理設備與管理技術，讓專業人員利用更加高效的方法及手段整合人事檔案，應對每一位員工的資料信息進行智能科學的處理存檔，并且留下備份。技術手段的優化不僅能夠大幅度提升工作效率，還能夠減輕管理人員的工作量，同時醫院能夠形成積極創新的學術氛圍，更有利于提高醫院的核心競爭力。

五、結語

綜上所述，醫院的人事檔案管理工作在醫院的運作過程中具有非常重要的作用，是醫院核心競爭力的重要因素，提高人事檔案管理效率，有利于優化醫院的人才資源配置，保證醫院更好地運營，提高醫院軟實力，是醫院長期穩定發展的必經之路。