高校辦公室管理工作的新特點與新方法探析

文/南京師范大學泰州學院 沈禹

高校辦公室管理工作對于整個高校的穩定運行具有非常重要的現實意義。從一定程度上而言，高校辦公室既是展現學校形象的重要窗口，同時也是溝通學校與學生、學校與外界以及同級學校之間的重要橋梁。由于時代的發展變化，高校辦公室的工作迎來了新的變化，因此學校管理人員應該正視客觀存在的問題，積極創新，從而更好地發揮高校辦公室的功能。

一、高校辦公室管理工作的新特點分析

當前，由于時代的發展變化以及教育事業改革進程的加快，高校辦公室管理工作發生了一定的變化，具體體現在以下幾個方面：第一，先導性與政策性；第二，繁雜性與綜合性；第三，服務性與科學性。

（一）先導性與政策性。對于高校的辦公室而言，執行上級部門的會議精神和規章制度是一項基本工作，除此之外，還應該嚴格遵循學校領導的指示，做好相關信息的傳達工作。因工作的需要，對于高校辦公室管理人員提出了更高的要求，既要具備一定的專業能力，同時也應該具備一定的應急處理能力以及問題協調能力。對于高校的辦公室管理人員而言，應該將學習國家政策作為提升自身綜合素養的重要方式，不斷更新自身的知識體系。當前，高校辦公室工作人員通常是由后勤管理工作和教師隊伍中選拔而來，因此這些群體本身的受教育水平以及業務水平方面存在較大差異，不利于辦公室管理工作的有效推進。

（二）繁雜性與綜合性。在實際工作中，高校辦公室由于是高校的窗口部門，因此工作內容非常繁雜，通過進一步研究可以發現，高校辦公室管理工作可以分成兩個方面：第一，行政管理工作；第二，教學管理工作。對于教學管理工作而言，需要協調相關院系的管理人員通過合理安排教學提升教學質量，并且與相關的主管部門合作，保證教學工作的平穩進行。行政工作涉及的內容較多，這是導致辦公室管理工作繁雜的重要原因。盡管如此，行政工作的每一項都非常重要，并且具有較強的服務性，這種工作本身會影響工作人員的情緒，導致出現不同程度的倦怠感。

（三）服務性與科學性。就當前社會而言，在信息技術和網絡技術不斷發展的影響下，各大高校的教學和辦公模式都發生了巨大的變化。這種變化一方面提升了工作的效率，另一方面對于新時期的工作人員也提出了更高的要求。因此對于高校的行政管理人員而言，需要及時更新專業知識，充分發揮技術的優勢，對繁雜的工作進行分解，改善工作效率。這種技術的不普及是導致當前工作效率低下的重要原因。

二、高校辦公室管理工作面臨的問題

（一）角色定位不清，缺少職業的認同感。目前各大高校辦公室管理工作存在不同程度的角色定位不清，職業認同感不足的情況。辦公室管理工作本身要承擔思想政治教育、學業指導、心理輔導等工作，還需要做好日常學生教育管理工作。這類工作繁瑣，需要辦公室管理工作消耗大量精力，無法花費精力提升工作內涵與挖掘專業性；同時辦公室管理工作行業標簽不明確，技術標準低。工作人員容易出現職業倦怠，需要培養職業認同感，否則影響到長遠發展。

（二）缺少競爭平臺，激勵措施效用有限。辦公室管理工作向著專業化方向發展，但缺少相應的良性競爭平臺。工作績效評定較為主觀，即便加入學生評價內容，也無法對辦公室管理工作進行全面衡量。當出現突發或應急事件時，辦公室管理工作會承受巨大壓力與責任，難免挫傷工作的積極性。雖然高校不斷加大對辦公室管理工作的激勵措施，但評價標準不科學，無法全面發揮激勵措施的作用。

（三）行業體制問題，準入門檻標準模糊。辦公室管理工作隊伍專業化發展出現瓶頸，與行業體制之間存在較大關系。高校辦公室招聘時存在專業不對口的情況。非相關專業的畢業生，無法保證專業基礎與崗位忠誠度，容易出現應聘動機不純的情況。很多新進辦公室的工作人員是在校畢業生，自身社會閱歷不足、缺少工作經驗、專業規劃技能不足，辦公室管理工作準入制度需要完善與強化，對現有標準如何落實也是一個現實問題。

三、新時期做好高校辦公室管理工作的新方法

針對當前高校辦公室管理工作存在的問題，可以從以下幾個方面做好相關工作。

（一）堅持“以人為本”理念，提升工作人員業務能力。為進一步提升高校辦公室管理工作的效率，充分發揮辦公室的職能作用，需要積極培育現代化管理人才，并且充分調動工作人員工作的積極性、主動性與創造性。落實以人為本的理念，從思想層面、政治層面以及業務素質層面入手，全面提升從業人員的綜合素質。第一，需要及時面向辦公室工作人員開展思政教育工作，從而提升工作人員的責任感和使命感。第二，組織員工進行培訓學習，提升從業人員的文化素養和業務素質，并更新自身的知識體系和專業知識，及時掌握現代辦公技術、先進的管理理念。第三，高校應該逐漸建立科學的用人機制，對于人才的選拔，重視考核，選擇高素質、責任心強、可塑性強的人員負責辦公室工作，從而打造良好的環境，提高人才隊伍水平。

（二）建立規章制度，在實踐中不斷完善。在高校辦公室的管理工作中，應該及時制定科學的規章制度和考核制度，從而對工作人員進行科學管理，改善從業人員的工作能力。為明確工作職責，落實責任機制，需要對工作人員開展規范性、科學性的管理，借助規章制度的方式約束工作人員的行為，確保工作內容具體，員工各司其職。對于具體的工作內容應該及時制定相應的獎懲制度，從而更好地督促工作人員高質量完成自身的工作。高校需要結合實際情況，重視對制度的完善，只有通過對相關流程的完善和管理，才能保證數據的有效性。另一方面，高校在運營管理的過程中，還需要重視對云端第三方信息的使用，及時將有關的協議落到實處，全面考察數據使用過程中的安全問題，保證信息運用過程的安全性。高校管理需要以大數據管理為基礎，通過組織相關的結構內容積極進行系統化建設，從而充分利用計算機信息系統，提升信息交流的安全性和速度。

（三）加大硬件設施投入，實現辦公自動化。由于現代化技術的影響，高校辦公室管理工作的理念和方法應該及時進行創新。對于新型的工作方式而言，需要現代化辦公設備作為支撐，因此高校辦公室應該根據自身的實際情況，及時更新自身的設備，從而不斷提升工作效率。近年來，由于科技的不斷發展，高校的辦公室配備了電腦、打印機等現代設備，但在信息化不斷發展的過程中，這種現代化程度還應該不斷改進，從而在硬件方面不斷提升工作效率。就當前高校的具體管理工作而言，需要從以下幾個方面做好設備的配備工作：第一，借助局域網，作為網絡連接工作，從而提升信息傳遞的速度、改善資料處理的效率。第二，在資料的檢索、資料的處理以及事務的處理方面應該積極配備打印機、掃描儀以及投影設備等，從而提升辦公效率。第三，遠程通信設備，借助設備完成遠程電話會議、視頻會議等，從而打破空間的局限性，提升事物決斷的效率，降低時間成本。

（四）提倡應用各種新興媒體。就當前而言，新媒體發展快速，對于人們的生活和工作產生了巨大的影響。在高校中，數字圖書館、即時通信工具以及網絡課程建設等內容的出現，對辦公室管理工作造成一定的影響。因此相關的管理人員應該主動學習相關的技術，積極了解新媒體的功能，及時掌握師生狀態，拓寬信息收集的渠道。在高校辦公室管理工作中，需要積極營造學習型辦公室，借助相應的激勵政策和文化氛圍，激發工作人員的學習熱情，從而鼓勵員工加強學習，不斷提升自身的綜合素質，主動將自身的理論知識和實踐經驗結合起來，加強創新，促進工作人員快速成長。大數據環境下，計算機網絡技術得到廣泛應用，人們正不斷增加對計算機設備的依賴性。在利用計算機和網絡為人們的工作和生活進行服務的同時，還需要重視網絡信息管理的安全問題。積極學習安全防護知識，加強對計算機網絡使用的了解，不斷提升自身的安全防護意識。對用戶本身而言，在進行網頁瀏覽的過程中，需要自覺避免瀏覽不健康的網絡，降低病毒入侵的風險。就當前的計算機系統而言，網站入侵的病毒數量較多，在使用過程中，如果不能及時處理，將會造成影響。另外，安全維護工作人員應該積極宣傳，不斷提升安全防范水平，確保個人信息的安全性。

四、結語

綜上所述，隨著我國教育改革工作的持續推進，高校的辦公室管理工作發生了一定的變化。為應對這種局面，高校應該就當前存在的實際問題，制定科學的工作方案，充分考慮技術對工作模式的影響，從而完善規章制度，落實責任機制，提升對現代技術和設備的應用水平，不斷提高辦公室管理工作的服務水平。