保障數(shù)字化檔案信息安全的措施

文/山西省地震局 和煒

隨著信息技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的不斷應(yīng)用，檔案的信息安全受到了人們的關(guān)注，在當(dāng)前的檔案管理和保存過程中，如何提升檔案信息的安全性和穩(wěn)定性，提升檔案工作管理的效率，不斷提升電子檔案在社會(huì)發(fā)展過程中的影響力，是當(dāng)前該領(lǐng)域研究的重點(diǎn)。同時(shí)，如何更好地減少不穩(wěn)定性因素對數(shù)字化檔案信息安全性的威脅，使得檔案信息成為社會(huì)運(yùn)行發(fā)展的一大助力，也是當(dāng)前各部門需要重點(diǎn)解決的問題。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，電子檔案存儲(chǔ)過程中的存儲(chǔ)介質(zhì)不穩(wěn)定性以及病毒破壞、黑客入侵等一系列的影響因素，都導(dǎo)致數(shù)字檔案的信息保護(hù)成為一大關(guān)注點(diǎn)，也成為檔案管理部門需要重點(diǎn)研究的課題。

一、數(shù)字化信息檔案的作用

（一）提升檔案信息的存儲(chǔ)穩(wěn)定性。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息管理和應(yīng)用已經(jīng)從紙質(zhì)版信息逐漸發(fā)展轉(zhuǎn)化成為電子版信息，因此，在今后的社會(huì)發(fā)展和個(gè)人發(fā)展過程中，數(shù)字化信息檔案是不可或缺的一部分。通過保障數(shù)字化信息檔案的安全性，能夠更好地提升檔案存儲(chǔ)過程中的穩(wěn)定性，保證檔案信息不混亂、不缺失，從而使得個(gè)人檔案和社會(huì)信息檔案都能夠得到長久有效的保存，極大地提升整個(gè)數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)穩(wěn)定性，為今后的數(shù)據(jù)信息和使用奠定良好的基礎(chǔ)，也為社會(huì)長久穩(wěn)定運(yùn)行提供一定的保障。

（二）提升數(shù)據(jù)信息的傳輸效率。數(shù)字化檔案發(fā)展不斷成熟，使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸減少，這極大提升了數(shù)據(jù)信息的保存和使用效率。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，個(gè)人檔案和社會(huì)發(fā)展檔案都以紙質(zhì)版的形式存在，這就使得整個(gè)檔案的使用必須以紙質(zhì)版檔案的轉(zhuǎn)移為基礎(chǔ)，在紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)移過程中，浪費(fèi)了大量的人力和物力，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的傳輸效率得不到有效的提升，影響到檔案的使用效率。而在數(shù)字化檔案的應(yīng)用過程中，能夠通過互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)個(gè)人檔案和社會(huì)檔案信息的快速傳輸，能夠有效打破時(shí)間和空間的限制，提升數(shù)據(jù)信息的傳輸效率，極大提升了檔案管理工作的有效性和實(shí)用性。

（三）提升檔案信息的分析和應(yīng)用水平。傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案使用過程中，其檔案信息必須依靠檔案中的數(shù)字記載，通過人工的方式提取文本信息來獲得，這就導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息在應(yīng)用過程中，整體的應(yīng)用效率和使用效率比較低下，影響到整體的使用效果。通過數(shù)字化檔案信息的建立和應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的快速分析處理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠快速、準(zhǔn)確地提取檔案中的信息關(guān)鍵點(diǎn)，為人們獲取和使用檔案信息提供了極大的便利。同時(shí)，依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)強(qiáng)大的分析能力，還能夠從繁雜的數(shù)據(jù)信息中及時(shí)有效地分析出有用的信息，應(yīng)用于日常的工作中，極大提升了個(gè)人的工作效率。

二、數(shù)字化檔案信息安全的技術(shù)保障

（一）建立穩(wěn)定的安全防護(hù)墻。想要更好地保障數(shù)字化檔案信息的安全，就必須通過良好的技術(shù)手段，構(gòu)建起穩(wěn)定堅(jiān)固的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)墻，以此來保證數(shù)字檔案信息的安全性。在網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)墻構(gòu)建過程中，可以依托于物理安全策略、訪問控制方法以及運(yùn)行安全控制等手段來展開。首先，可以通過提升硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的安全性來減少意外因素出現(xiàn)的可能，從物理層面提升設(shè)備運(yùn)行的穩(wěn)定性；其次，可以通過設(shè)置網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限、服務(wù)器訪問權(quán)限等提升數(shù)據(jù)訪問的安全等級，再搭配有效的網(wǎng)絡(luò)端口控制、防火墻控制等手段，提升數(shù)據(jù)信息的安全控制。除此之外，還可以通過采用監(jiān)控，分析，審計(jì)以及檢測等多種方法，減少外界因素影響計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行的可能性，從運(yùn)行安全方面來提升整個(gè)數(shù)字化檔案信息的安全。

（二）建立檔案信息安全防護(hù)平臺。數(shù)字化檔案信息的安全在很大程度上取決于檔案信息的安全防護(hù)平臺水平，因此想要更好地提升整體的安全性，就必須依托于技術(shù)的發(fā)展，建立起更加高效穩(wěn)定的檔案信息防護(hù)平臺，增加檔案信息應(yīng)用和存儲(chǔ)過程中的安全。比如，隨著計(jì)算機(jī)云技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息的存儲(chǔ)由原有的硬件存儲(chǔ)向云存儲(chǔ)轉(zhuǎn)移，有效改善了原有存儲(chǔ)過程中由于硬件設(shè)備導(dǎo)致檔案信息受損的情況，使得計(jì)算機(jī)在硬件損壞或脫機(jī)狀態(tài)下仍然能夠依托于云存儲(chǔ)進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和管理，極大保障了用戶信息的穩(wěn)定性，同時(shí)為信息的共享提供了一定的便利。

（三）探索數(shù)據(jù)信息安全新舉措。當(dāng)前數(shù)字化檔案信息應(yīng)用過程中，多種多樣的風(fēng)險(xiǎn)因素不斷出現(xiàn)，使得整個(gè)數(shù)字化檔案信息的安全受到了越來越大的威脅。因此，想要真正地提升數(shù)字化檔案信息的安全性，就必須在技術(shù)層面開發(fā)出新的數(shù)據(jù)安全舉措，以此來提升數(shù)據(jù)信息的安全防護(hù)等級。比如，可以通過采用數(shù)據(jù)加密的策略，將重點(diǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行特殊的處理，使得其必須通過一定的解密手段才能夠閱讀，防止外界非法用戶對其進(jìn)行竊取和修改。此外，還可以通過有效的數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)備份，提升數(shù)據(jù)存儲(chǔ)過程中的硬件及軟件危害防范水平，提升系統(tǒng)運(yùn)行的可靠性，避免由于硬件問題和軟件問題導(dǎo)致整個(gè)數(shù)據(jù)信息的遺失。除此之外，還可以通過技術(shù)手段提升數(shù)據(jù)的真實(shí)性保障水平，比如通過簽署技術(shù)協(xié)議，設(shè)置數(shù)字水印等對必要的信息進(jìn)行安全標(biāo)識，以保障數(shù)據(jù)信息的有效性。

三、數(shù)字化檔案信息的管理保障

（一）加強(qiáng)宏觀層面的安全管理。數(shù)字化檔案信息的安全保障工作是一項(xiàng)復(fù)雜而繁瑣的工作，其不僅需要強(qiáng)大的技術(shù)手段支持，還必須要有一系列的安全管理保障來支撐。因此，想要真正形成有效的數(shù)字化信息安全保障體系，還必須要進(jìn)行有效的安全性管理保障建設(shè)。在安全性管理保障建設(shè)過程中，可以從宏觀的層面進(jìn)行管理。比如，建立健全信息安全管理機(jī)構(gòu)，形成統(tǒng)一高效的檔案信息管理思想，形成穩(wěn)定的檔案信息管理領(lǐng)導(dǎo)工作小組等，提升檔案信息安全管理工作的整體把控水平。

（二）建立健全管理制度體系。除了在宏觀層面上加強(qiáng)安全管理工作之外，還必須要建立起有效的管理制度體系。在這一過程中，可以通過建立全面的規(guī)章制度，形成有效的工作規(guī)程等方式，形成完善的檔案管理工作流程，確保檔案信息運(yùn)轉(zhuǎn)和存儲(chǔ)過程中的安全性。比如，可以建立起崗位安全考核制度以及安全培訓(xùn)制度等，確保工作人員工作的能力和水平。同時(shí)還可以建立起文檔的管理制度，通過不同的文檔密級形成不同的管理方式，對檔案信息進(jìn)行有針對性的管理。除此之外，還可以建立起檔案存儲(chǔ)環(huán)境的管理制度以及檔案系統(tǒng)的應(yīng)用管理制度，確保檔案存儲(chǔ)地點(diǎn)和存儲(chǔ)系統(tǒng)的應(yīng)用都經(jīng)過有效的監(jiān)督和審批，保障操作和使用的安全性。

（三）建立檔案安全管理手段。想要高效穩(wěn)定地開展工作，除了有嚴(yán)密的規(guī)章制度保障之外，還必須要形成有效的工作手段，使得數(shù)字化工作管理流程都能夠得到有效的記錄，方便后期的審查和管理。檔案的數(shù)字化工作是一項(xiàng)兼具技術(shù)性、專業(yè)性和實(shí)用性的工作，其必須要進(jìn)行工作檔案的有效建立，保障各種檔案信息的調(diào)取都有相應(yīng)的記錄，保障各種檔案信息的使用都有詳細(xì)的記錄，以此作為后期考察和管理的基礎(chǔ)，同時(shí)也能夠在檔案信息安全性問題出現(xiàn)之后有足夠的證據(jù)，能夠?qū)Σ环ǚ肿右约按嬖诓灰?guī)范行為的員工起到一定的震懾作用。

四、數(shù)字化檔案信息的法律保障

（一）建立完善的法律體系。在數(shù)字化檔案信息安全保障工作開展過程中，除了有強(qiáng)大的技術(shù)手段支持，完善的管理手段保障之外，還必須制定完善的法律法規(guī)，形成檔案管理工作的基礎(chǔ)。比如，可以通過建立相關(guān)的法律文件，保障網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全，在數(shù)字化檔案信息安全保障工作開展過程中，有更加詳細(xì)的法律依據(jù)，為工作的開展提供指導(dǎo)，同時(shí)通過建立有效的法律體系，還能夠?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行管理以及數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用提供有效的指導(dǎo)，也能夠?yàn)椴环ㄐ袨閼椭翁峁┰敿?xì)的法律支撐。

（二）提升執(zhí)法的水平。執(zhí)法的水平在很大程度上影響到法律條文的實(shí)現(xiàn)和數(shù)字化，檔案信息安全管理效果的實(shí)現(xiàn)，因此必須要形成有效的執(zhí)法體系，保障執(zhí)法落到實(shí)處，堅(jiān)持有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)以及違法必究的工作策略，堅(jiān)決打擊數(shù)字化檔案信息管理過程中的危險(xiǎn)行為，為我國數(shù)字化檔案信息的安全穩(wěn)定運(yùn)行提供更大的支撐。

（三）加強(qiáng)宣傳教育。由于我國數(shù)字化檔案信息體系建設(shè)時(shí)間較短，人們的認(rèn)識存在一定的缺陷。因此，必須要通過宣傳教育等手段，使人們更加清晰地認(rèn)識到數(shù)字化檔案信息保障工作開展的必要性，形成全民保障意識，為數(shù)字化檔案信息的安全提供更強(qiáng)有力的支撐。比如，可以通過電視、網(wǎng)絡(luò)、廣播等形式加強(qiáng)相關(guān)常識的宣傳，還可以通過建立咨詢處，為人民群眾提供更好的咨詢服務(wù)，培養(yǎng)全社會(huì)數(shù)字化檔案信息安全保障意識。

五、結(jié)語

計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展為數(shù)字化檔案管理工作提供了有效的支撐，同時(shí)導(dǎo)致出現(xiàn)一系列數(shù)字化檔案信息安全威脅。想要更好地保障我國數(shù)字化檔案信息的安全，提升數(shù)字檔案管理的水平，必須從技術(shù)手段層面、管理層面以及法律保障層面入手，通過建立多層次、多維度的安全保障制度和體系，更好地保障我國數(shù)字化檔案信息的安全，為我國檔案工作的安全穩(wěn)定開展提供有效的支撐。