大數據時代背景下高校檔案管理工作研究

文/銅川職業技術學院 張紅梅

一、大數據時代檔案管理的概念

現代社會的發展和人才資源的流動性逐步對檔案信息化管理提出了新的要求，因此檔案管理工作隨著時代發展變遷中對信息化的要求逐步提高，檔案管理、利用的區域化、部門化、分類化隨著使用率的頻繁愈發對其提出高標準、嚴要求，傳統的檔案管理亟須跟進時代的使用要求，其復雜化、低效率的利用方式，已經逐步被新形勢下的社會發展所淘汰。隨著信息技術的發展、大數據的建設，檔案管理工作需要在傳統管理的模式上進行新的突破，因此開展數字化檔案管理工作是未來發展的大趨勢。但在實際的運用過程中，由于部分高校缺少統籌性，對高校檔案管理工作疏忽、分工不明等原因使得檔案管理工作不夠系統性，無法發揮其最大的效益。因此，如何快速系統完善檔案管理工作、提升檔案管理工作的效率，發揮檔案信息資源的最大效益，建設專業的檔案信息化系統，成為迫在眉睫需要解決的問題。

各個高校在發展的同時，都會產生具有參考利用價值的紙質文字材料、圖形、音頻、視頻等形式的信息。能夠更好地幫助高校在成長發展的過程中實現更具科學性和規范性的基礎管理，提升專業技術，是高校軟實力中的核心競爭力。檔案信息化建設是利用信息技術獲取保存并傳輸檔案資源，從而提供更多的檔案信息資源。高校檔案信息化管理則是依靠信息科學的理論方法，利用信息技術的手段，對高校發展過程中產生的檔案信息資料進行高效率發掘和資源整合，使信息在傳輸過程中利用信息化的手段，從而高效率帶動運行，科學化的管理，為高校及社會提供更好的信息資源服務。

二、高校檔案管理的積極意義

高校檔案信息化管理工作是高校進行檔案信息一體化管理工作的關鍵技術手段，有利于促進高校檔案信息開發，是現代化高校信息化發展的重要標志。傳統的手工、人工檔案管理工作的弊端逐漸明顯，長期以來困擾高校各職能部門的很多難題大多都包含著檔案信息資料收集不完全的問題，然而檔案管理工作中如果運用信息化建設的手段，利用網絡設施，數字化建設，則能夠通過互聯網獲取有利于高校發展的信息資料，滿足高校發展要求，快速敏捷地捕捉教育改革的相關信息。實現高校檔案信息化建設后，有助于高校領導人員做出精準快速的決策。高校要想提高教育事業的發展水平，以及在發展管理的過程中逐步提高優勢，檔案資料成為高校管理過程中重要的信息資源，對檔案信息資料的收集歸檔和利用的水平關系到信息化建設的完整性。

高校檔案是高校在教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的，歸檔保存備查的文字、圖表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄，是高校最寶貴的信息財富之一。檔案既是高校事業發展和教學等各項工作的真實歷史記錄，又是總結經驗、制訂計劃、處理問題、改進管理的依據。總之，檔案管理在高校有重要價值和意義。

三、高校檔案管理的現狀

（一）高校檔案管理缺乏規范。隨著我國教育事業的不斷發展，高校數量在不斷增多，很多高校在其檔案管理工作中，并沒有對高校檔案管理人員進行重視，忽略了他們存在的重要性，并未將其提升至管理的關鍵環節，疏忽檔案管理事宜，未對檔案工作給予足夠重視、管理缺乏統一性，存在一崗多責的情況，增加了勞動量，影響了高校檔案管理工作的系統性、全面性、完整性，致使高校檔案資料的利用效率大打折扣。由于不同高校管理水平參差不齊，普遍存在檔案管理制度不健全、內容不完善及沒有充分結合高校本身制定管理制度，導致歸檔資料收集隨意性大，收集內容不全面。有的部門為了便于利用，忽略了檔案的重要性，抱著能不歸檔就不歸檔、想歸多少就歸多少的心態，往往把重要的資料留在部門內部使用。隨著時間的推移和部門人員的變動，最終導致重要資料被堆放在某個角落或鎖在某個柜子無人管理，更有甚者，直接遺失。于公來說，這是一種極不負責任的行為；于私而言，這是良心和道德的雙重缺失。

（二）高校檔案管理的手段與方法落后。我國的高校檔案管理工作起步較晚，目前有很大的發展空間，大多數高校仍然是傳統的人工、手工集成的檔案管理方式。高校的檔案管理工作主要是人工手動歸檔，針對大量的紙質資料進行人工編目，這類檔案管理的工作方式對人力物力的使用極其浪費，且對高校檔案管理工作的效率有著較大的影響，同時出錯率也大大增加。人工、手工長期接觸紙質化檔案資料，會造成檔案的磨損和毀壞。

（三）高校對檔案工作的重視程度不夠。現如今，部分高校不僅缺乏檔案管理部門，檔案管理制度也存在不少的漏洞。這大大影響了高校檔案管理信息化水平的提升。究其原因有三：一是隨著教育事業的不斷改革，高校所面臨的困境越來越大。如果把檔案管理工作和學生管理工作這兩塊工作放在一塊進行取舍時，天平自然而然傾斜到學生管理這一邊；二是高校檔案管理工作意識淡薄，對檔案工作缺乏認知，目光不夠長遠，忽略了檔案為高校發展提供依據和存史的作用，認為檔案工作收集、整理和保管費時又費力，還占用空間，留存意義不大，沒有很好地把日常工作和檔案管理有機結合。

（四）檔案信息安全存在風險。現代化管理的高校在管理活動中需要大量的基礎性、過程性資料，并在工作中經常重復使用，具有較高的保存價值。但因為這些資料的數量龐大，保管有一定的難度，且占用大量的庫房資源，在調閱的過程中也不方便，因此很多檔案管理部門只負責將一些有價值的、重要的資料進行自我保管，忽略了過程性、痕跡性、基礎性資料的保管。

四、新形勢下高校檔案管理的建議

（一）加強檔案管理信息化建設。高校檔案管理工作的提升，需要和信息化實踐發展要求緊密結合起來，將信息技術和傳統檔案工作相結合。首先，單位要配置完善的信息系統和管理軟硬件設備，比如打印機、掃描儀等，確保在設施設備方面讓文書檔案材料整理工作質量整體提高；其次，注重材料的管理分類以及保密工作，在電子檔案保存的過程中，可以根據實際情況打印紙質材料作為備份，防止資料丟失等，同時對電子檔案進行分級管理，不同級別的工作人員看到和瀏覽的信息不同，避免檔案資料的泄露。

（二）建立完善的管理制度。建立完善的管理制度，促進檔案規范化管理，是高校檔案管理的重要工作。完善制度，能為具體的管理工作打牢基礎，要和單位的實際檔案管理情況和需求緊密結合起來，將《檔案法》等相應的高校檔案管理制度作為基礎，和高校的實際情況結合，制定完善的檔案收集、歸檔、利用和保密等各項制度，使得高校檔案管理工作有章可循，有據可依。要做好高校的檔案管理工作，必須增強單位檔案管理意識。從覆蓋面來說，不僅是提高檔案管理從業人員的工作意識，還要讓領導層和高校各個部門的工作人員都意識到高校檔案的價值和重要性，主動做好高校檔案管理工作，及時做好檔案材料的移交和歸檔，讓每個部門指派專人，負責收集和整理本部門的檔案材料，保證資料的完整性和準確性，及時將材料移交高校檔案室保管。

（三）加強檔案管理人員培訓。培訓是為了掌握最新的政策，以便更加精準高效地開展工作，考核是為了讓檔案從業人員進一步提升自己的管理能力。比如檔案從業人員要根據政策，判斷選擇有價值的材料進行分類收集和歸檔，確保文書檔案能夠滿足單位發展的要求。通過有效的培訓和考核，激活工作人員的積極性，有能力和毅力解決工作中可能遇到的障礙和困難，為文書檔案管理工作打牢基礎。

五、結語

當代大數據技術的突飛猛進給工程建設管理工作帶來了巨大的沖擊，同時也給檔案信息化發展創造了得天獨厚的有利條件，利用信息化的手段提高高校對檔案資料的收集、整理和歸檔，是目前各高校檔案發展的大趨勢。高校檔案管理信息化工作是一項長期、系統的工作。需要由檔案管理部門主導、統籌，相關人員配合聯動。各高校在推進此項工作時，要結合高校自身實際，制定切實有效的工作方案，在制度層面、人員結構、服務機構選擇等方面下功夫，只有多部門共同聯動，才能真正實現檔案信息化，真正發揮檔案信息化的優勢。