大學(xué)辦公室檔案管理工作效率提升措施

文/太原理工大學(xué)檔案館 姜志才

辦公室檔案管理工作主要用于對(duì)書面以及電子文件進(jìn)行管理，是信息資源查找的重要手段。站在檔案管理的角度分析其本質(zhì)，其可以歸屬于信息資源儲(chǔ)存渠道以及查找渠道。為了做好這項(xiàng)工作，需要具有較高管理能力的人員，要保證這項(xiàng)工作的持續(xù)性與連貫性。在確保工作有序展開的基礎(chǔ)上，要不斷提高工作效率，使其成為加強(qiáng)整體工作水平的有力幫手。分析這項(xiàng)工作可以了解到，其在辦公室活動(dòng)中存在著不可忽視的地位?，F(xiàn)如今，對(duì)其工作過程中存在的不足之處進(jìn)行分析，可以有效推動(dòng)管理效率不斷提高。

一、辦公室檔案管理效率滯后的原因

（一）缺乏足夠的檔案管理意識(shí)。一方面，分析辦公室檔案管理人員的隊(duì)伍組成情況可以了解到，很多人員在公司是以兼職身份存在的，沒有形成系統(tǒng)性的管理意識(shí)以及對(duì)辦公室管理檔案的整體認(rèn)識(shí)。另一方面，對(duì)相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范了解不夠深入，在管理過程中無法分辨有利因素與不利因素，有很多知識(shí)盲區(qū)誤導(dǎo)著他們開展工作。面對(duì)這一情況，辦公室檔案管理工作的難度加大，所以應(yīng)當(dāng)提高管理人員的整體意識(shí)，不斷完善技術(shù)管理手段，推動(dòng)管理效率不斷提高。

（二）管理手段過于單一，管理模式較為落后。檔案管理工作是非常繁瑣復(fù)雜的，在整個(gè)工作開展的過程中，會(huì)有很多內(nèi)容參與，各個(gè)步驟都需要管理人員具有一定的耐心，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，以此作為輔助工具，使辦公室檔案管理工作的效率有所提升。但分析現(xiàn)如今管理團(tuán)隊(duì)的整體情況了解到，其管理意識(shí)較為淡薄，同時(shí)公司在資金投入方面并不充足。許多原因的共同作用，致使企業(yè)及單位在開展辦公室檔案管理工作的過程中，仍然采用老舊的書面管理方法。這一方法與現(xiàn)代化的辦公形式脫軌，面對(duì)大量的文書檔案，這一方法已經(jīng)不再適用于日益變化的管理需求。面對(duì)這一情況，除了限制管理效率的提升外，傳統(tǒng)人工方法的使用增加了管理工作中問題發(fā)生的概率，很容易出現(xiàn)由于員工個(gè)人問題，出現(xiàn)工作遺漏、檔案編輯錯(cuò)誤的現(xiàn)象。這一錯(cuò)誤在存檔的過程中并不會(huì)產(chǎn)生很大的影響，但對(duì)于未來工作的展開是非常不利的。事后再通過人工進(jìn)行查找恢復(fù)，會(huì)浪費(fèi)大量的人力，工作效率因此而降低。

（三）缺乏專業(yè)的人力資源支持。分析多家辦公室檔案管理工作后發(fā)現(xiàn)，缺少獨(dú)立的、完整的人力資源體系來支持工作的展開，很多參與這項(xiàng)工作的員工屬于兼職人員。也就是說，這些員工是為了幫助辦公室檔案管理工作有序展開而借調(diào)的。因此，這些員工并沒有對(duì)檔案管理工作形成系統(tǒng)的認(rèn)知，專業(yè)性方面仍須不斷提升。面對(duì)這一情況，在檔案管理工作實(shí)際開展期間，人力資源團(tuán)隊(duì)專業(yè)性的不足以及相應(yīng)資源的缺失，導(dǎo)致管理模式老化的現(xiàn)象，難以與時(shí)代發(fā)展接軌，無法及時(shí)進(jìn)行更新。另外，分析其工作現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)公司在支持檔案管理工作這一方面仍需加強(qiáng)，許多新的以及現(xiàn)代化的管理手段應(yīng)不斷完善，應(yīng)引入先進(jìn)的管理設(shè)備，以此來支持工作的展開。這一情況直接決定了檔案管理工作的整體效率，并且決定了檔案管理工作模式是否能夠與市場(chǎng)發(fā)展相一致，這些都是未來工作中需要重點(diǎn)考慮的。

二、有效提高辦公室檔案管理效率的方法

（一）強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，構(gòu)建完整的管理制度體系。檔案管理工作的開展與制度的完整性息息相關(guān)，一個(gè)健全的制度是開展工作的基礎(chǔ)，因此要想從本質(zhì)上加強(qiáng)辦公室檔案管理工作的質(zhì)量，不斷提升其工作效率，應(yīng)當(dāng)將工作重點(diǎn)放在提升領(lǐng)導(dǎo)者管理意識(shí)以及各崗位員工對(duì)于辦公室檔案管理工作的認(rèn)識(shí)上，站在這一角度進(jìn)行分析，創(chuàng)建出符合本公司實(shí)際發(fā)展的管理制度體系。依據(jù)這一體系的內(nèi)容約束檔案管理工作的運(yùn)行，保證各個(gè)環(huán)節(jié)能夠切實(shí)有效地展開。面對(duì)這一情況主要從以下幾個(gè)方面出發(fā)：首先，可在公司內(nèi)部設(shè)置獨(dú)立運(yùn)行的檔案資料管理室，其作用主要?dú)w納所有公司的檔案資料，并在這一區(qū)域內(nèi)進(jìn)行歸類劃分，按照時(shí)間地點(diǎn)的不同做好對(duì)應(yīng)性的標(biāo)注，以便日后順利查詢到相關(guān)內(nèi)容。其次，在檔案資料歸檔期間涉及資料的存放與歸納工作，應(yīng)注意存放地點(diǎn)的安全性，保證資料在存放過程中可以完好無損，時(shí)刻檢查門窗是否牢固，防護(hù)情況是否良好，同時(shí)可針對(duì)保密性工作制定相關(guān)的文件予以支持，并應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況定期對(duì)保密期限進(jìn)行更新。最后，對(duì)于人員管理來說，應(yīng)限制進(jìn)出檔案室的人數(shù)，確保存放以及調(diào)取檔案的過程中在場(chǎng)人數(shù)超過兩人，一旦發(fā)生問題可有人證明。在檔案室所在樓層以及檔案管理室內(nèi)部，安裝運(yùn)行良好的監(jiān)控設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的有效監(jiān)控，以此保證資料管理的安全性。

（二）使用現(xiàn)代化管理設(shè)備，不斷更新管理模式。

對(duì)于管理工作而言，在其中結(jié)合電子信息化的管理模式，儼然已經(jīng)成為眾多工作開展的必然趨勢(shì)，現(xiàn)代化的管理模式與傳統(tǒng)的人工管理方式相比較，前者能夠有效提升管理效率，并且有助于管理風(fēng)險(xiǎn)的控制，節(jié)約一定的成本，有著傳統(tǒng)人工管理方式不可取代的優(yōu)勢(shì)。因此對(duì)于辦公室檔案管理工作而言，要想有效提升這項(xiàng)工作的工作效率，從本質(zhì)上進(jìn)行分析，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)代化的管理理念，打破傳統(tǒng)管理模式的限制，使用先進(jìn)的管理設(shè)備，符合時(shí)代發(fā)展的方向，將其運(yùn)用到檔案管理工作中，放棄以往以人力為主的管理方法，與時(shí)俱進(jìn)創(chuàng)新管理模式，推動(dòng)工作效率不斷提高。一方面，站在辦公室檔案管理設(shè)備選用的角度進(jìn)行分析，可以將計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備融入管理工作中，并將其發(fā)展為管理工作的主流，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工記錄方式，在線上實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)的記錄，以及對(duì)檔案信息的查找利用，實(shí)現(xiàn)檔案搜索、整理分類等各項(xiàng)工作。這樣一來，不僅可以有效減輕工作人員的工作量，還能夠切實(shí)提升管理效率。另一方面，微縮技術(shù)以及音響技術(shù)的不斷發(fā)展，在很多辦公管理工作中都發(fā)揮著自己的作用。對(duì)于辦公室檔案管理工作而言，應(yīng)當(dāng)結(jié)合并應(yīng)用先進(jìn)的設(shè)備，以此來推動(dòng)各項(xiàng)工作的展開，使每一個(gè)工作步驟都能夠盡可能地簡(jiǎn)化，為工作效率的提升創(chuàng)造良好的條件，以此來實(shí)現(xiàn)對(duì)整體工作質(zhì)量的提高。

（三）加強(qiáng)對(duì)員工專業(yè)化的培訓(xùn)，創(chuàng)建專業(yè)的人才隊(duì)伍。分析檔案管理工作的特點(diǎn)得知，其工作效率的提升以及工作質(zhì)量的提高，都離不開檔案管理人員的專業(yè)化程度，是這項(xiàng)指標(biāo)是否能夠順利達(dá)成的重要因素。因此要想實(shí)現(xiàn)管理效率的有效提升，創(chuàng)建專業(yè)化檔案管理人才團(tuán)隊(duì)是重要的一項(xiàng)內(nèi)容，也是實(shí)現(xiàn)管理任務(wù)的有效方法。首先，可以引進(jìn)外來人才不斷提高管理團(tuán)隊(duì)的平均素質(zhì)，在人才引進(jìn)時(shí)應(yīng)要求他們受過專業(yè)化的培訓(xùn)，并在其投入工作后扶持其逐漸發(fā)展為團(tuán)隊(duì)的核心力量。其次，按照現(xiàn)如今檔案管理人員的實(shí)際情況，聘用專業(yè)的老師定期展開培訓(xùn)工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理人才團(tuán)隊(duì)整體能力的提升。同時(shí)，還可安排一些有助于他們提高自身能力的活動(dòng)，舉辦一些有助于身心發(fā)展的競(jìng)賽，推動(dòng)整體素質(zhì)的進(jìn)步。除此之外，還可以在公司內(nèi)部實(shí)行輪崗交流，利用這一工作模式加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案材料儲(chǔ)存類型的分析能力。公司應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)專業(yè)性強(qiáng)的評(píng)估機(jī)構(gòu)，根據(jù)檔案管理人員在日常工作中的表現(xiàn)，展開公平公正客觀地評(píng)估，并將其考核結(jié)果納入績(jī)效考核中。根據(jù)其不足，提出與之相對(duì)應(yīng)的解決方法，幫助管理人員更好地改進(jìn)自身，完善自我。

三、結(jié)語

對(duì)于辦公室檔案管理工作而言，要想有效提升其工作質(zhì)量，一定要重視檔案管理工作的完整性與科學(xué)性，秉承原則與工作實(shí)際情況相結(jié)合。在工作開展的過程中不斷完善管理制度，更新管理方法，為檔案管理工作效率的提升創(chuàng)造條件，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值。分析辦公室管理工作可知，檔案管理一直起著非常重要的作用，占據(jù)著不可忽視的地位。因此要想加強(qiáng)管理質(zhì)量，首先應(yīng)當(dāng)制定專業(yè)的管理制度，形成完整的管理體系，不斷完善檔案管理過程中的各項(xiàng)制度，為管理工作的開展創(chuàng)造條件；應(yīng)當(dāng)重視管理資料的安全性，在這一過程中，不斷加強(qiáng)管理人員的專業(yè)水平，以此推動(dòng)檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。