提高辦公室檔案管理工作效率的思考

摘 要：新時代辦公室檔案管理工作有了新的發展，但在實際工作中依然存在一些問題，檔案管理效率還不高，影響辦公室工作的高效開展。本文主要對目前辦公室檔案管理效率方面存在問題及提升效率的途徑進行探討，供參考。

關鍵詞：檔案管理;辦公室;效率

辦公室是社會組織中具有中樞作用的工作場所，檔案管理是辦公室工作的重要組成部分，也是單位工作的基礎。實現高質量的檔案管理，不但能夠充分保證檔案的完整性，提高檔案資料查詢與利用效率，同時能夠充分發揮檔案在辦公室及整個單位管理工作中的價值，有效促進單位工作的順利實施。隨著經濟的不斷發展與社會的進步，信息技術逐漸被應用到各個領域，傳統的紙質檔案管理已經不能滿足需求，在辦公室檔案管理工作中應加強對網絡信息技術的應用，創新檔案管理辦法，解決工作中影響工作效率的問題，進一步提升檔案管理效率——這成為當前各單位辦公室管理工作的重要內容之一。

1 當前辦公室檔案管理效率方面存在的主要問題

1.1 工作人員的檔案管理意識較為薄弱

在辦公室檔案管理工作中，相關工作人員的管理意識較為薄弱，成了對檔案管理工作質量與效率產生影響的重要因素。現階段，大部分檔案管理工作人員并不是專業管理人員，有些甚至是臨時工。加上部分單位對辦公室檔案管理工作的重要性缺乏認識，未能將其放到應有的工作位置。一些單位的辦公室檔案資料未得到妥善保存，長期隨意堆放，造成了比較嚴重的不利影響。

1.2 傳統的辦公室檔案管理方式落后

辦公室檔案管理工作中仍存在檔案管理制度不完善，崗位職責劃分不清，對管理人員約束力度不足等情況，當出現檔案管理問題時，不能明確責任人，互相推諉，從而大大影響了檔案管理效率。并且傳統方式的辦公室檔案管理落后，通常采用人工抄寫，然后再將抄好的檔案進行保存，沒有推進檔案管理信息化，效率低下，出錯率高且易丟失，也影響檔案的原始性。隨著經濟社會的不斷發展進步，傳統的辦公室檔案管理方式存在著很大的局限性已經很難滿足各單位的發展需要。

1.3 辦公室檔案管理標準缺乏規范性

一些單位整體檔案管理標準不統一，在對檔案信息進行處理時，采用不同方式記錄信息，造成不同辦公室信息互相使用時的一定困擾。檔案管理標準不同，各個辦公室都會形成不同檔案模式，在進行檔案存儲、管理、利用、檢查時，會面臨大量問題，直接影響檔案信息的管理和利用效率。

2 提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

2.1 增強檔案管理工作意識和能力

辦公室檔案管理工作人員應該轉變自身思想觀念，充分認識到檔案管理工作的重要性。必要的，可設置專職檔案管理崗位，安排專業的檔案管理工作人員管理檔案。應定期開展檔案工作人員業務培訓，根據檔案管理的具體工作內容邀請相應的專家進行講座教學，不但講述與檔案管理相關的理論知識與技能，也要對檔案管理工作的實際發展動態以及未來的發展趨勢進行講述，不斷拓寬辦公室檔案工作人員的視野，轉變其觀念，讓他們能夠主動學習新的方法、技術或理論，有效提升專業水平和工作效率。檔案辦公室工作人員應積極主動地了解單位現階段的發展情況，并在平時的工作中把檔案的收集、整理、保管、保護、利用等項工作做好。應該加強檔案管理相關法律法規的宣傳與推廣教育工作，有效提升檔案工作人員的保密意識與法律意識，不斷提升檔案管理工作的合理化與規范化，堅持依法管檔用檔，保證檔案安全。還應對每個時期辦公室檔案管理工作中存在的問題進行研究與分析，找出其未來應該努力的方向，促進辦公室檔案管理工作的穩定可持續發展。

2.2 建立完善的檔案信息管理系統

檔案信息能夠在某些方面比較充分地反映單位的工作狀況。隨著社會進步，很多單位業務工作發展速度十分迅猛，檔案管理的工作量直線上升，需要記錄管理的檔案信息日益增加。計算機管理軟件系統為實現辦公室檔案管理信息化提供了有利條件。建設比較完善的辦公室檔案信息管理系統，推進檔案管理信息化建設，將會直接推動辦公室檔案管理現代化，提高工作效率。在辦公室電子檔案數量不斷增多的情況下，通過科學合理選擇計算機檔案管理軟件，可以促進辦公室檔案管理工作效率和質量的提高。因此，各單位應完善檔案信息管理系統，完善信息存儲，建立適用規范的數據庫系統，將檔案信息數字化，實現檔案收集、存儲、管理、檢索、利用等項工作的數字化，提高檔案管理及各部門工作效率，促進各單位工作的持續、快速發展。

2.3 建立統一的檔案管理制度

辦公室的檔案資料和文件之間息息相關，統一的技術操作標準與檔案信息管理規范，是推進辦公室檔案工作的重要制度基礎。要想有效提升辦公室檔案管理工作的質量與效率，就應該依照辦公室檔案管理工作的特征及實際情況，對相關的管理制度進行完善，并且在辦公室文件管理過程中對檔案收集與整理工作進行規范，做好相應的文件形成及保管工作，不斷提升辦公室檔案管理工作的質量。同時，完成檔案整理后，需按照檔案內容、性質與重要程度的不同，標注標簽，在檔案室有序存放。儲存地點應符合安全保存檔案的要求，且做好警示標識，提醒非相關人員不準入內，避免不相干人員隨便進入檔案室，造成重要檔案資料損壞或被竊取。不僅如此，針對機密性高的檔案，應單獨放置，且一段時間后對檔案的保密期限進行跟進記錄，同時相關人員應隨時間變化與機密程度變化，對檔案材料進行解密、升密、降密，對部分無須保密的文件做適時處理，有的可在相應檔案信息平臺共享。各單位應不斷加強相關制度的宣傳力度，促進制度的落實，實現對檔案管理工作的有效約束。

2.4 改善工作理念，強化思維創新

常言道“資源有限，創意無限”，創新思維是創意的重要前提。在新時代背景下，辦公室職員應與時俱進，不斷學習新的工作方式方法，在實際工作中不斷更新自身理念，運用和強化創新思維。這樣的職員不會過早做出定論或者倉促行動，而是會先發散思維，再結合理論、實際進行工作。應強化職員思維上的創新，從根本上促進辦公室檔案管理工作的創新，促使辦公室從傳統的執行型轉變為科學的開拓型，進一步推進辦公室檔案管理工作模式與具體方式方法的創新發展。

各單位應不斷提高辦公室檔案管理人員的基本素質和工作能力，完善檔案信息管理系統，積極推進檔案管理信息化，提高檔案管理工作的效率，更好地為整個單位業務工作的發展服務。

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作者簡介：阮麗，吉林省長春北湖科技開發區管理委員會，碩士在讀，研究方向：檔案管理。