高校檔案工作的表現(xiàn)形態(tài)與問(wèn)題呈現(xiàn)

文/海南師范大學(xué)檔案館 馮四清

檔案管理是高校十分重要的基礎(chǔ)性工作，主要為科研教學(xué)、組織人事、招生就業(yè)等工作提供基礎(chǔ)性支持。高校的檔案工作具體表現(xiàn)為兩個(gè)方面：一是對(duì)高校檔案的編輯整理與研究工作；二是有效提供檔案利用并開展服務(wù)工作，可以說(shuō)，編研和利用服務(wù)是高校檔案工作的兩種主要表現(xiàn)形態(tài)。

一、高校檔案編研的類型與主題

（一）高校檔案編研的類型。高校檔案編研工作的主要類型大致有三種：編著型、編纂型與編寫型。編著型檔案編研重在編著，編著主要指編者將現(xiàn)有的材料及自己研究的成果加以整理，寫成書或文章。檔案編輯的對(duì)象是特定的，一般是館藏檔案材料和校史資料。檔案編著者通過(guò)將館藏材料進(jìn)行整理研究，形成自己的研究成果，然后以書或文章的形式出版。一般要求對(duì)編著對(duì)象展開深入研究與分析，提出有價(jià)值的見解和意見。編纂型編研重在編與纂，編纂需要按照一定的題目、體例和方法對(duì)檔案材料和文獻(xiàn)進(jìn)行編排，然后按照編纂要求整理裝訂成冊(cè)，形成系統(tǒng)匯編資料。從內(nèi)在意義上看，編纂帶有主觀性和原創(chuàng)性特征。編寫型檔案編研重在編寫。檔案編排是按照一定的目的依次對(duì)檔案材料進(jìn)行調(diào)配、安排，做到比例恰當(dāng)、主次分明。檔案書寫重在對(duì)檔案材料進(jìn)行抄錄。可以說(shuō)，編寫型檔案編研工作是對(duì)檔案的二次加工，編寫者既不改變?cè)械牟牧希植幌抻谠械牟牧稀６幹途幯兄卦趯?duì)檔案的深度編寫和研究，如果編寫型檔案編研屬于第二次加工，那么，編著型檔案編研可以稱為檔案的第三次加工。

（二）高校檔案編研的主題。高校檔案編研主要以主題的方式呈現(xiàn)，表現(xiàn)在檔案的專題編研、口述檔案編研、名人檔案編研、校史編研四個(gè)方面。作為檔案編研的一種重要方式，專題編研一般建立在館藏檔案史料基礎(chǔ)上，按照專題類別進(jìn)行整理、編輯與研究，重在收集、整理和分析、概括，目的在于發(fā)現(xiàn)文獻(xiàn)資料的共性、特性及基本屬性。口述是原始檔案資料最初的表現(xiàn)形式，對(duì)高校來(lái)說(shuō)，針對(duì)師生和杰出校友口述校史資料進(jìn)行的整理與研究，是口述檔案編研工作最基本的表現(xiàn)形式，其成果屬于非物質(zhì)文化遺產(chǎn)目錄。口述檔案編研工作在豐富高校館藏檔案、再現(xiàn)學(xué)校歷史記憶、補(bǔ)充校史文獻(xiàn)資料等方面起著非常關(guān)鍵的作用。在高校，名人檔案一般包含著名學(xué)者、杰出校友、優(yōu)秀教師和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等，這些人在高校發(fā)展歷史中屬于星光閃耀的群體，是高校歷史重要的組成部分，如此，名人檔案編研工作是高校檔案編研工作不可或缺的工作。校史是高校發(fā)展歷史中最重要的記錄性文獻(xiàn)，對(duì)部分文獻(xiàn)資料的編研一般為高校檔案編研工作的首選主題，不少高校專設(shè)校史陳列館來(lái)呈現(xiàn)學(xué)校發(fā)展的歷史風(fēng)貌，可見校史編研在高校檔案資料整理研究中具有不可替代的作用，具有成果多、質(zhì)量高的特點(diǎn)。

二、高校檔案編研問(wèn)題的三個(gè)表現(xiàn)

隨著多媒體技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高校檔案編研工作出現(xiàn)了新的表現(xiàn)形式、新的技術(shù)挑戰(zhàn)、新的管理模式，同時(shí)各類問(wèn)題隨之出現(xiàn)。就編研工作而言，其問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

（一）編多研少。編研一體是高校檔案工作的理想狀態(tài)，但不少高校的檔案管理工作停留在管理層面，管理中又重在檔案的服務(wù)與利用方面，缺乏應(yīng)有的研究人員和與之相關(guān)的管理機(jī)制，檔案的編研尚處于材料編纂與工作業(yè)績(jī)撰寫的初級(jí)階段，一般重在對(duì)檔案原始資料的整理與編撰，或是對(duì)檔案數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)，編研成果質(zhì)量不高，較好的傳播交流作用，缺乏創(chuàng)新價(jià)值，與信息時(shí)代對(duì)檔案內(nèi)涵建設(shè)的發(fā)展要求還有較大差距。

（二）收多編少。無(wú)疑，我國(guó)高校在對(duì)檔案的收集、整理、歸檔方面形成了一整套的體制機(jī)制，制度健全，程序完整，方法簡(jiǎn)便，但整體來(lái)說(shuō)，高校對(duì)編研工作的重視不夠，編研成果不多，缺乏應(yīng)有的管理要求和激勵(lì)措施。我們知道，高校檔案的編研工作是體系化工作，既要做好檔案的收集、整理，同時(shí)也要做好檔案的編撰與研究，兩者缺一不可，可以說(shuō)，沒(méi)有編研的高校館藏檔案是“死”檔案，無(wú)法激發(fā)檔案的服務(wù)利用功能，只有積極開展檔案的編研，才能充分激發(fā)檔案潛在的活力，“死檔”變?yōu)椤盎顧n”，檔案的利用價(jià)值才能得到充分體現(xiàn)。

（三）趨于同質(zhì)化。隨著高校現(xiàn)代化水平程度的不斷提升，高校檔案編研的語(yǔ)境也發(fā)生了較大變化，不少高校不但設(shè)立檔案管理專業(yè)，對(duì)檔案管理隊(duì)伍的要求也越來(lái)越高，檔案編研工作水平隨即得到大幅度提升。但整體來(lái)說(shuō)，高水平、有特色的檔案編研成果比較缺乏，同質(zhì)化傾向尤其嚴(yán)重，不少高校沒(méi)有跟上時(shí)代發(fā)展要求，編研方法簡(jiǎn)單，內(nèi)容單一，主要做一些檔案資料的匯編與選編工作，這樣，遑論高水平的編研成果，就是取得有一定特色的編研成果都比較難。加快推進(jìn)高校生產(chǎn)高質(zhì)量的檔案編研成果，業(yè)已成為高校檔案編研工作當(dāng)前最為迫切的任務(wù)。

綜上，我們既要深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理內(nèi)涵建設(shè)所需要的研與編是當(dāng)前高校檔案建設(shè)需要突破的難點(diǎn)和痛點(diǎn)，同時(shí)，更要扎扎實(shí)實(shí)提升檔案管理質(zhì)量，在凝練檔案管理特色上下功夫。

三、檔案利用與服務(wù)工作的問(wèn)題

檔案的服務(wù)利用要充分重視新時(shí)代檔案職業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)和特點(diǎn)，在求新求變中做到思路清晰，定位準(zhǔn)確，分析到位，聚類合理，深入挖潛，激發(fā)高校檔案深層次的服務(wù)能力。其中，檔案管理工作中信息的流動(dòng)、分享和使用，是高校檔案服務(wù)利用的基本流程和目標(biāo)，也是高校檔案信息化建設(shè)的本質(zhì)特征，正如學(xué)者所言：“數(shù)據(jù)信息的最大價(jià)值就是不斷地流動(dòng)和分享。”總的來(lái)說(shuō)，高校檔案利用服務(wù)工作所面臨的問(wèn)題主要有3種表現(xiàn)：

（一）檔案服務(wù)效率的提升問(wèn)題。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理中的廣泛使用，檔案資源呈幾何增長(zhǎng)，表現(xiàn)出內(nèi)容豐富、種類多樣、信息渠道多元化特征，但是，檔案管理部門的集成管理還沒(méi)有充分到位，不同部門相對(duì)獨(dú)立，相同的材料和文件，不同的部門重復(fù)輸入，二次采集現(xiàn)象普遍，因此，信息化的前提必須是管理的現(xiàn)代化，高校檔案必須要有效整合檔案材料，集中管理信息資源，建立協(xié)調(diào)統(tǒng)一、互通共享的數(shù)據(jù)信息大系統(tǒng)，只有這樣，才能使我們的用戶得到精準(zhǔn)的服務(wù)，檔案信息的渠道才能暢通有序，檔案的服務(wù)利用效率才能顯著提高。

（二）檔案服務(wù)體系的構(gòu)建問(wèn)題。高校檔案的服務(wù)管理改革大致可以從兩個(gè)方面著手：一是改革高校檔案的服務(wù)理念，突出檔案服務(wù)于全體師生的功能。二是深化高校檔案社會(huì)屬性內(nèi)涵。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案的社會(huì)屬性日趨明顯，在一個(gè)高度開放的社會(huì)，如果想開發(fā)利用好高校檔案資源，就必須在深度拓展和充分發(fā)揮方面下足功夫，圍繞檔案的開放性特征來(lái)建設(shè)好檔案服務(wù)體系，提升高校檔案服務(wù)社會(huì)的水平。

（三）檔案服務(wù)環(huán)境的優(yōu)化問(wèn)題。信息技術(shù)時(shí)代的檔案?jìng)€(gè)體和單位使用數(shù)據(jù)信息的頻率顯著加強(qiáng)，制作和傳遞數(shù)據(jù)信息的節(jié)奏明顯加快，檔案服務(wù)利用的表現(xiàn)方式呈現(xiàn)互動(dòng)、共享特征，師生對(duì)檔案利用服務(wù)的需求也越來(lái)越高，朝著知識(shí)化、個(gè)性化、規(guī)模化需求方向快速發(fā)展，優(yōu)化檔案服務(wù)環(huán)境成為檔案建設(shè)的重要問(wèn)題。

四、檔案利用與服務(wù)水平的提升方式

（一）改善檔案的安全環(huán)境。任何開放和共享都務(wù)必建立在安全的前提下，這是檔案管理工作的基本原則。共享和安全這是檔案的根本屬性，處理好兩者的關(guān)系，既需要檔案管理部門制定專門的法制規(guī)則作為保障，也需要建設(shè)好檔案管理與服務(wù)的相關(guān)軟硬件，只有制度、技術(shù)和管理達(dá)到融合，硬件設(shè)施和軟件建設(shè)同步達(dá)到優(yōu)質(zhì)高效，檔案的安全才能得到根本保障。

（二）滿足用戶的多元需求。檔案服務(wù)系統(tǒng)在利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的過(guò)程中，綜合特性加強(qiáng)，電子信息強(qiáng)大的存儲(chǔ)和資源整合能力，使得大數(shù)據(jù)資源的可用性得到充分展現(xiàn)，同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)超強(qiáng)的信息交流能力方便了檔案檢索并縮短了瀏覽時(shí)間，從而徹底打破了傳統(tǒng)檔案的繁雜管理方式，真正實(shí)現(xiàn)了檔案利用工作的全方位服務(wù)，使文件價(jià)值能夠得到最大化體現(xiàn)。

（三）明確檔案的服務(wù)內(nèi)涵。有學(xué)者認(rèn)為，高校檔案“要充分了解公眾的新信息價(jià)值，用主動(dòng)服務(wù)概念取代傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)概念，創(chuàng)造出新的融合點(diǎn)。”高校檔案服務(wù)理念的核心要素必須是人，以人為中心展開檔案服務(wù)工作是檔案管理工作的基本遵循和決勝指引。

（四）重視平臺(tái)的重要作用。利用新媒體數(shù)字技術(shù)平臺(tái)，可以跨越現(xiàn)有地理界線，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的全球化流通與共享。要實(shí)現(xiàn)檔案資源真正的交流共享，就必須充分利用多媒體數(shù)字平臺(tái)，多制作通俗易懂、易于傳播的檔案作品。同時(shí)，確保檢索和在線咨詢的流暢性，使用戶及時(shí)獲得有效信息。積極引導(dǎo)用戶進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，采用互動(dòng)討論、自愿轉(zhuǎn)載等手段實(shí)施二次傳播，使檔案受眾更加全面廣泛，讓檔案形成互動(dòng)和交流的良性循環(huán)。

五、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō)，既要深度做好文件的編研工作，又要高效做好文件的利用服務(wù)。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案工作者既要不斷研究和開發(fā)新的檔案編研模式，同時(shí)要充分利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)不斷提升檔案的利用率，優(yōu)化服務(wù)設(shè)施和服務(wù)方法，進(jìn)一步切合時(shí)代需要，轉(zhuǎn)變工作思路，促進(jìn)高校檔案管理工作，為高校的科研和教學(xué)提供更好的支持與服務(wù)。