新時期人事檔案管理信息化建設研究

孫娟娟

通遼市科爾沁左翼中旗衛生健康委員會人事股 內蒙古通遼 029300

新時期，信息技術發展速度較快，并且在社會各領域中得到了廣泛應用，為社會各領域發展帶來了機遇，同時也帶來一些挑戰，只有應對這些挑戰，合理應用信息技術，才能夠促進社會經濟進一步發展。當前一些事業單位在人事檔案管理中會應用信息技術，保證順利開展人事檔案管理工作，明確開展人事檔案管理的目的，同時制定相應措施。在事業單位中檔案是非常重要的信息資源載體，在事業單位發展中能夠發揮重要作用，因此應注重人事單位干部及職工檔案管理的信息化建設，解決其中遇到的問題，提升人事檔案管理信息化程度，為事業單位發展提供相應條件。

1 新時期人事檔案管理信息化建設的意義

人們在信息化時代能夠做到足不出戶，從互聯網上獲知各類信息資源。實現信息化的人事檔案管理指的是人事檔案管理中運用計算機網絡技術，管理和處置資源，便于有效查閱和使用人事檔案[1]。

1.1 提升人事檔案管理效率

在社會以及信息技術快速發展的背景下，信息成為社會發展中最具價值的內容，挖掘各類信息轉變為資源價值符合當前時代要求，實現人事檔案管理的信息化建設能夠促進社會朝著現代化方向發展。人事檔案信息化管理能夠使靜態存放發展為動態管理，這可以將事業單位辦公水平提升，還可以全面轉變管理理念，將信息載體由紙質轉變為電子，落實數字化操作模式，以此將人事檔案管理繁瑣流程減少，通過網絡提升工作效率。

1.2 共享人事信息資源

在信息化時代和市場經濟條件下信息資源已成為非常重要的戰略資源，將信息化關聯效應增強，通過應用不同信息交叉管理，可創造出商機。實現人事檔案管理的信息化建設可促進社會發展，將人事信息加密，加強人才建設，事業單位間實現信息資源共享，與傳統的人事檔案管理相比更加高效和簡單，能夠將人才價值充分發揮出來，由此實現服務現代化建設。

1.3 利于查閱人事檔案管理信息

查閱紙質檔案需要花費較多時間，而檔案管理實現信息化，將能夠改變這一現狀。利用計算機基層處理各種信息，可使復雜數據簡化，在數字化與電子化條件支持下，能夠更加便利的查閱檔案，無需花費大量時間查閱紙質檔案。通過網絡檢索，可在短時間內查閱信息，可將檔案使用價值充分發揮出來。

1.4 檔案信息更加安全

事業單位中檔案是非常重要的信息資源，單位的發展會受到人事檔案管理工作的影響，人事檔案信息具有不可估量的價值，若是企業有檔案信息泄露或者是丟失的問題出現，那么將使其企業面臨一定的損失，嚴重損害企業利益。然而，在人事檔案管理信息化下，信息安全性將提升，并且保密程度增強。應用信息化管理手段，能夠快速的檢索和保存信息，檢查信息缺失情況。相較于原本的檔案信息管理形式，信息化管理模式保密性更強，實行有效的保密形式，避免丟失信息，保障企業利益。

1.5 降低人員工作壓力

傳統人事檔案管理工作以手工收集為主，工作人員面臨較大工作量，效率不僅難以提升，還會浪費人員精力與實踐。實現檔案管理信息化建設，能夠有效應對這一問題。在收集數據方面，可運用快速整合模式，使檔案管理具備自動化以及網絡化特征，將其轉變為優勢。與此同時，在檔案錄入中，重復利用信息，避免資源浪費，將其價值充分發揮出去。降低人員工作壓力和工作強度，有效提升檔案管理效率。

2 人事檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 沒有足夠的信息化建設動力

一些事業單位認為進行人事檔案管理信息化建設不僅浪費時間，還需要投入一定資金和資源，會縮減事業單位利益，從而沒有開展該工作，人事檔案管理中依舊采用人工管理模式，從而很難使人事檔案管理獲得良好工作效果，不符合事業單位發展要求，甚至會阻礙事業單位發展[2]。我國在多年以前就提倡信息化的人事檔案管理，但是一些事業單位受傳統思維影響沒有全面落實這一工作，導致當前難以明確使用人力資源的具體情況，人事信息具有滯后性，主觀因素會影響人事檔案管理工作，制約其發展腳步。

2.2 需全面更新軟硬件設施

建設和應用人事檔案的信息化管理系統需有先進、完備的硬件設施及軟件系統作為支撐，但是一些事業單位不重視軟硬件設施設備的投入，特別是在選擇軟件上，和事業單位人事檔案管理存在差距，導致集團型事業單位的分公司只能管理內部員工檔案信息，在人事檔案管理系統上存在功能缺陷，其也無法統籌管理員工信息。另外，一些事業單位會應用文書檔案管理系統進行人事信息管理，但是兩者間存在較大差異，很容易影響人事檔案管理工作的開展，降低事業單位管理與服務能力。

2.3 全能型管理人才缺乏

對于人事管理來說，沒有全能型、高素質管理人才將會影響檔案信息化建設效率。當前檔案管理人才缺乏良好的管理意識，沒能掌握先進工作理念，沒有準確認識到檔案管理中信息技術的重要作用，因此工作中過于依賴原本檔案信息管理手段，不注重信息化管理平臺的建設。與此同時，對于其專業技能以及素養來說，管理人員沒有全面掌握專業技能，建設信息化管理平臺的能力較弱，使得事業單位建設人事檔案管理體系受到阻礙。

2.4 現代化基礎設施落后

現階段事業單位健在建設信息化人事檔案上受到局限，這是因為事業單位內部現代化設施不夠完善。由于事業單位投入資金有限，因此其計算機硬件上存在功能障礙，不利于對檔案管理系統功能進行完善。除此之外，事業單位在開發和創新軟件方面還存在不足之處，由于基礎設施較為落后，限制了人事檔案信息化發展，事業單位在新時期應制定相應策略，解決并優化信息化建設中的問題。

2.5 管理制度不完善

因為事業單位原本的人事檔案管理缺失，使得管理工作較為混亂，并且人事檔案管理制度不完善。盡管有專門部門及人員開展管理工作，有制度規定，但是其采用的管理措施不夠合理，并且難以實行，人事檔案無法完整、準確的保存，對管理工作質量會造成影響，并且也會使管理工作不具備時效性。人事檔案管理所屬權不夠清晰，導致上述問題出現。除此之外，人事檔案管理方面也不具備良好的制度與立法，加上管理制度程序過于僵化繁瑣，導致人事檔案管理工作開展非常麻煩，因此應在人事檔案管理制度中突出這些問題。在事業單位不斷改革的背景下，其制定了完整的管理制度與方案，但是在執行方面難以達到良好效果。

3 新時期人事檔案管理信息化建設的策略

3.1 建設檔案信息數據庫

構建檔案信息數據庫需將局域網作為基礎，這就需要網絡服務部結合事業單位需求提供相應軟件，設置人事檔案管理系統訪問權限，并安排專業人員管理相關事宜。系統管理工作需要安全員和管理員共同開展，相互間需要加強監督，網絡工程師負責管理工作日志，不應隨意修改工作日志內容。這對于人事檔案管理來說具有許多好處，可提供干部信息，加強干部工資管理，完善構建信息數據庫，提升干部人事工作和檔案管理效率，在事業單位人事決策上能夠提供參考[3]。

3.2 加大信息化建設投入力度

事業單位人事檔案管理進行信息化建設時，需有牢固思想基礎和物質支撐，加大物質投入力度，才可使檔案管理信息化建設順利落實。因此，事業單位應制定相應辦法，做好籌集資金工作，以此提升檔案管理的水平與質量。此外，應重視事業單位實際發展情況，注重科研成果，提升經濟增長點。深入挖掘事業單位中優秀科技人才，使其參與到檔案管理的信息化建設中，推進信息化建設進程，同時減少資金的投入。

3.3 提升檔案管理人員素質及能力

事業單位開展人事檔案的信息化建設工作時，檔案人員素質會決定信息化建設進程。這就需要事業單位有針對性的對檔案管理人員開展素質教育和培訓，使其能夠掌握正確操作信息化管理系統的方式，使管理流程更加規范，確保提升人事檔案管理效率。除此之外，檔案管理人員應掌握計算機的圖像處理、信息分類、信息掃描及信息存儲等功能，定期檢查、備份人事檔案信息，防止出現檔案信息丟失、錯誤及泄露等問題，為共享檔案信息提供便利條件。除此之外，管理人員需學習關于人事檔案管理的法律法規，實際開展人事檔案的信息化管理工作時，需要遵守管理規章制度，防止出現惡意泄露信息的問題。

3.4 強化人事檔案管理信息化系統的網絡安全

建設信息化管理平臺，為了使事業單位的人事檔案進一步發展，需要保證網絡安全，事業單位需要注重檢測和優化管理平臺的運行環境安全性。單位中研發技術人員需要強化建設安全系統功能，在數據庫之中進行安全檢測軟件的安裝，檢測檔案管理中潛藏的風險因素，如果發現相應問題需要作出專業的操作處理，規避人事檔案信息化管理系統之中的安全風險。不僅如此，需要技術人員在數據庫之中設置病毒查殺系統，定期清理數據庫垃圾信息，檢測系統內部結構的功能，保證信息化管理系統有著安全的運行環境，將系統運行效率提升，使人事檔案管理有著更好的質量[4]。除此之外，對于不同部門的檢索人事檔案信息要求，合理設置類型不同的安全密鑰和數據庫訪問權限。

3.5 開發和應用現代化管理軟件

對人事檔案的信息化管理平臺進行建設時，事業單位需要對開發應用管理軟件加以重視，對數據庫軟件設施和硬件設施加以完善，將管理系統運行質量和效率全面提高。事業單位應將資金投入力度加大，招聘創新型人才，基于此研發智能化、高科技的管理軟件，在測試系統功能安全以及運行速度后，結合內部人事檔案管理相關要求，將管理系統結構與功能不斷完善，提升信息化管理平臺的運營效率，確保檔案信息管理質量。

3.6 完善構建檔案管理制度

事業單位原本人事檔案管理制度缺乏有效性與合理性，阻礙著管理工作水平的提升。為提升人事檔案管理的信息化水平，應注重其制度的有效性，完善構建管理制度，使管理人員應用制度將人事檔案的管理水平提升。為增強檔案管理信息化的有效性，應明確管理人員的職責，使其在職責范圍內將自身工作完成。首先應完善各項規章制度，并且嚴格遵守這些制度，例如完善《干部檔案管理制度》、《信息安全制度》、《信息報關保密制度》等制度規定，根據制度落實相關工作，避免出現檔案丟失等情況。另外，應完善人事檔案管理的信息化檢查制度，根據有關標準，開展人事檔案管理信息化檢查，公開通報檢查結果，并且應在單位重點工作中納入認識檔案管理信息化內容，確定檔案管理信息化的目標、任務與措施，全面落實信息化建設工作。

4 結語

在事業單位管理工作中人事管理占據重要地位，人事檔案管理是人事管理重要組成部分，只有將人事檔案管理工作做好，才能夠為事業單位發展提供準確的人力資源信息。目前信息技術發展速度較快，人事檔案管理工作中應用信息技術，實現檔案管理的信息化技術建設，但是在實際建設中還有一些問題存在著，這將影響人事檔案管理價值及作用發揮，就需要事業單位相關管理人員掌握這些問題，并制定有效策略加以解決，實現檔案管理信息化建設，使事業單位人事檔案管理體系更加完善，保證事業單位在新時期市場中快速發展。