加強(qiáng)高校二級(jí)學(xué)院辦公室建設(shè)的有效途徑

文/長安大學(xué)工程機(jī)械學(xué)院 梁佳；長安大學(xué)校長辦公室 朱武威

近些年來，國家對(duì)高等教育事業(yè)的投入和關(guān)注越來越高，高校的辦學(xué)規(guī)模不斷增大，教職工和學(xué)生的人數(shù)持續(xù)增加，隨著高等學(xué)校“雙一流”建設(shè)和綜合改革進(jìn)一步深化，學(xué)校的黨政管理工作重心逐步下移至二級(jí)學(xué)院，使得其擁有更多的自主權(quán)、辦學(xué)權(quán)和管理權(quán)，這對(duì)高校二級(jí)學(xué)院的管理模式和水平提出了新的要求和挑戰(zhàn)，辦公室作為高校二級(jí)學(xué)院的綜合管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)，其業(yè)務(wù)范圍、性質(zhì)和工作方式與學(xué)校職能部門有較大的不同，辦公室的工作效率和質(zhì)量將直接影響學(xué)院和學(xué)校的管理和未來的發(fā)展。因此，提高高校二級(jí)學(xué)院辦公室的行政管理水平具有重要的理論與實(shí)踐意義。

一、辦公室的主要職責(zé)和人員現(xiàn)狀

與學(xué)校辦公室的職責(zé)有著明顯的區(qū)別，高校二級(jí)學(xué)院辦公室是我國高等教育管理的黨政管理和服務(wù)的基層機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)范圍寬泛，任務(wù)繁雜，緊急性和臨時(shí)性任務(wù)較多。辦公室服務(wù)的對(duì)象是學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)、各教學(xué)單位和全院師生，主要承擔(dān)著為學(xué)院提供協(xié)調(diào)服務(wù)、參謀助手、服務(wù)保障和監(jiān)督檢查的重要職責(zé)，在學(xué)院黨建工作、學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、科學(xué)研究與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、社會(huì)合作、國際合作與交流和安全穩(wěn)定方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

以某高校的學(xué)院辦公室為例，學(xué)院辦公室主要設(shè)有綜合管理崗、學(xué)科科研實(shí)驗(yàn)建設(shè)崗、教學(xué)崗和黨委秘書崗，現(xiàn)有專職黨政管理人員9人，其中正科級(jí)干部5人、科員4人；中級(jí)職稱6人、初級(jí)職稱3人；具有博士學(xué)位的4人、碩士學(xué)位的2人、學(xué)士學(xué)位及以下的3人。

二、辦公室建設(shè)目前存在的問題

（一）管理人員的激勵(lì)和發(fā)展前景不清晰。一是辦公室管理人員考核激勵(lì)機(jī)制還不完善，競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制缺乏，每天都要處理繁雜的日常事務(wù)工作，年終總結(jié)或者述職的時(shí)候研究成果比較少，獲得的獎(jiǎng)勵(lì)比較少，時(shí)間久了便缺少工作的積極性。二是與校職能部門人員相比，辦公室人員存在晉升空間小、個(gè)人發(fā)展前景不明、職級(jí)和職稱晉升希望渺小、個(gè)人能力提升無動(dòng)力等問題。

（二）行政人員的管理理念和相關(guān)制度落后。一是管理人員工作局限于完成學(xué)校職能部門領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)，協(xié)調(diào)各部門工作，缺乏服務(wù)師生的主動(dòng)性。二是相關(guān)制度落后，雖然近幾年修訂了學(xué)院的各項(xiàng)管理辦法和規(guī)章制度，但是由于配套的措施還不夠完善，導(dǎo)致有些制度還不能完全執(zhí)行到位。

（三）辦公室管理的信息化水平程度不夠。隨著社會(huì)信息化程度不斷提高，信息技術(shù)為辦公室的管理帶來了強(qiáng)大的源動(dòng)力。一是高校二級(jí)學(xué)院在實(shí)施績(jī)效考核和項(xiàng)目申報(bào)的時(shí)候，大部分是轉(zhuǎn)發(fā)學(xué)校相關(guān)通知和文件，然后通知教職工填寫相應(yīng)的申報(bào)表格，導(dǎo)致教職工經(jīng)常重復(fù)提交材料和附件。二是有些審批仍然使用傳統(tǒng)的表格進(jìn)行紙質(zhì)簽批，手續(xù)繁瑣，工作效率不高。

（四）行政管理人員的協(xié)同育人意識(shí)不足。高校專任教師和實(shí)驗(yàn)室人員可以進(jìn)行教書育人和實(shí)踐育人，輔導(dǎo)員通過開展思想政治教育進(jìn)行育人，行政管理人員認(rèn)為自己只是教師隊(duì)伍中的極小一部分，認(rèn)為自己不直接管理學(xué)生，不直接接觸教學(xué)與科研，只是一個(gè)管理服務(wù)人員，潛意識(shí)淡化了自己的育人意識(shí)。

三、加強(qiáng)辦公室建設(shè)的有效途徑

學(xué)院辦公室工作事務(wù)性強(qiáng)、任務(wù)繁重，每一項(xiàng)工作都與全局有著密切的聯(lián)系，要能夠分清輕重緩急、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、合理安排，才能把辦公室工作提高到一個(gè)新的水平。本文從以下五個(gè)方面深入探索加強(qiáng)辦公室建設(shè)的有效途徑：

（一）加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，不斷樹立大局意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。一是加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，全面提高自身素質(zhì)，強(qiáng)化進(jìn)取意識(shí)，大力發(fā)揚(yáng)奮發(fā)有為的工作作風(fēng)。不斷解放思想，開拓創(chuàng)新，大膽工作，主動(dòng)作為，在工作中求突破，不斷爭(zhēng)當(dāng)先鋒模范，切實(shí)做好本職工作。二是要牢固樹立“管理就是服務(wù)”的思想，及時(shí)幫助學(xué)生解決學(xué)習(xí)和生活中遇到的困難和問題，待人接物要熱情周到，文明辦公，全心全意為師生員工服務(wù)，營造良好的育人環(huán)境，要認(rèn)真履行崗位職責(zé)，模范地遵守校規(guī)校紀(jì)，處處嚴(yán)以律己，以正確的思想引導(dǎo)學(xué)生，以高尚的情操感染學(xué)生，以模范的行動(dòng)帶動(dòng)學(xué)生，以出色的工作影響學(xué)生，將育人工作貫穿于言傳身教中。

（二）完善規(guī)章制度，優(yōu)化辦事流程。規(guī)章制度是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、依法治院、規(guī)范辦學(xué)的基礎(chǔ)，必須符合黨紀(jì)黨規(guī)、國家的法律法規(guī)、各類規(guī)章制度和學(xué)校章程，通過建章立制進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)院管理規(guī)范化，通過修訂和完善規(guī)章制度，建立辦公室管理現(xiàn)代化制度。

一個(gè)合理的辦事流程反映學(xué)院的管理水平和運(yùn)行效率。通過定期梳理學(xué)院辦公室在公文管理、項(xiàng)目申報(bào)、職稱評(píng)定、印章管理、會(huì)議室使用、請(qǐng)銷假管理等方面問題，及時(shí)根據(jù)學(xué)校要求，調(diào)整辦事流程和審批程序，將流程進(jìn)一步簡(jiǎn)化，并且通過教學(xué)單位和輔導(dǎo)員傳達(dá)給廣大師生，使其了解辦事流程，讓師生操作更加方便。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高辦事效率。信息技術(shù)的發(fā)展為學(xué)院行政管理水平提升帶來了新的機(jī)遇，各單位利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高行政管理效率。學(xué)院通過建立信息管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的功能，主要包括教工管理系統(tǒng)、項(xiàng)目申報(bào)管理系統(tǒng)、實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)四大模塊。教工管理系統(tǒng)主要功能是管理學(xué)院教職工在學(xué)科建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、本科教學(xué)、研究生培養(yǎng)、科學(xué)研究與社會(huì)服務(wù)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、行政管理工作方面為學(xué)院做出的主要工作，同時(shí)具有統(tǒng)計(jì)和績(jī)效考核功能；項(xiàng)目申報(bào)管理系統(tǒng)主要功能是完成學(xué)院教職工科研及教學(xué)項(xiàng)目研究的申報(bào)及評(píng)審管理；實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)主要功能包括實(shí)驗(yàn)設(shè)備管理、實(shí)驗(yàn)預(yù)約管理；學(xué)生管理系統(tǒng)主要包括學(xué)生信息查詢以及學(xué)生就業(yè)信息查詢功能；通過此系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)管理工作平臺(tái)化、信息交流網(wǎng)絡(luò)化，才能實(shí)現(xiàn)“信息多跑路，師生少跑腿”，才能有效提高學(xué)院的管理工作效率和管理水平，將行政人員從大量重復(fù)性事務(wù)中解脫出來，將更多精力投入提質(zhì)增效的管理環(huán)節(jié)和服務(wù)環(huán)節(jié)。

（四）構(gòu)建考核機(jī)制，并設(shè)立專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)和項(xiàng)目。一是高校要根據(jù)行政管理人員的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，構(gòu)建科學(xué)并且合理的績(jī)效考核機(jī)制，從日常工作、年度述職和榮譽(yù)成果獎(jiǎng)勵(lì)方面進(jìn)行合理定性與定量考核，評(píng)審人員由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、系主任、群團(tuán)負(fù)責(zé)人和部分教職工代表共同組成，對(duì)于年底考核優(yōu)秀的給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不合格的進(jìn)行懲罰。二是設(shè)立管理人員專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)，比如教學(xué)管理獎(jiǎng)、學(xué)科建設(shè)獎(jiǎng)、社會(huì)合作獎(jiǎng)等，每年年底進(jìn)行評(píng)比，對(duì)獲獎(jiǎng)的管理人員進(jìn)行精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。三是設(shè)立辦公室人員“創(chuàng)新基金項(xiàng)目”，目前高等學(xué)校對(duì)教師、輔導(dǎo)員和實(shí)驗(yàn)人員設(shè)置校內(nèi)項(xiàng)目申報(bào)，對(duì)立項(xiàng)項(xiàng)目進(jìn)行一定額度的資助，很少而對(duì)行政管理人員設(shè)置項(xiàng)目資助，辦公室人員創(chuàng)新基金項(xiàng)目應(yīng)重點(diǎn)支持在學(xué)院行政管理相關(guān)方面的研究與探索工作，支持行政人員整體素質(zhì)的發(fā)展與提升。

（五）抓好自身建設(shè)，打造高水平管理團(tuán)隊(duì)。一是要建立學(xué)院辦公室工作例會(huì)制度。辦公室的工作要做好，并不是辦公室負(fù)責(zé)人一個(gè)人的事情，而是團(tuán)隊(duì)的事情，所以，定期召開辦公室會(huì)議很有必要，會(huì)議主要是總結(jié)前兩周以及部署下兩周的重點(diǎn)工作，同時(shí)應(yīng)該聽取辦公室每一名同志的發(fā)言，充分體現(xiàn)民主，廣泛征求工作上的一些意見建議，這有利于搞好團(tuán)結(jié)，更有利于搞好辦公室工作。二是樹立學(xué)習(xí)培訓(xùn)的意識(shí)。組織管理人員積極參加不同形式的交流和培訓(xùn)，全面提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)有關(guān)政策、規(guī)章、制度的各級(jí)培訓(xùn)，進(jìn)行院校間、學(xué)院各辦公室之間、職能部門的學(xué)習(xí)交流，給予更多學(xué)習(xí)先進(jìn)行政管理理念的機(jī)會(huì)，不斷開闊眼界，提升管理服務(wù)水平。

四、結(jié)語

學(xué)院辦公室是高校的二級(jí)基層組織機(jī)構(gòu)，是對(duì)內(nèi)和對(duì)外服務(wù)的窗口，在整個(gè)學(xué)院的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，而辦公室建設(shè)是一項(xiàng)長期和復(fù)雜的任務(wù)和工程。在管理和建設(shè)上，應(yīng)主要從加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，完善規(guī)章制度與優(yōu)化辦事流程，加強(qiáng)信息化建設(shè)，構(gòu)建考核機(jī)制，設(shè)立專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)與項(xiàng)目和抓好自身建設(shè)等方面，不斷提升辦公室的綜合管理和服務(wù)水平，為高校發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。