淺談信息工作中要重點做好的四個環節

文/北京強度環境研究所 化北 郭光韜 王欣媛 袁銘

信息是通過文字、數據、語言圖像等各種形式所表現的可以傳遞和處理的對象。信息工作，是對本單位有價值的信息進行有組織、有目的、有計劃地收集、整理，并以此來支撐決策的過程。唐太宗李世民曾說：“為政之弊，在于雍蔽”，意思是政府成功執政的關鍵在于信息一定要暢通，否則就會形成蔽政。信息工作在行政指導、行政決策和政務公開等工作領域起著不可替代的突出作用。此外，中國古代軍事家孫子提出了“知己知彼，百戰不殆；不知己知彼，每戰必殆”的觀點。這不僅適用于軍事戰爭，同樣也適用于市場經濟中的企業競爭。一個企業或者其管理者，在商業競爭中，要做到知己知彼，實質就是要展開全面的信息工作。信息工作對置身于這個時代的企業來說其重要性是不言而喻的。

做好信息工作，重點要做好信息的收集、處理、傳遞和反饋四個環節。這四個環節之間聯系緊密，環環相扣，構成了一個完整的信息工作體系。

一、信息的收集

信息的收集是信息工作的第一道“工序”，收集來的信息作為“原材料”，其質量和數量對信息工作的整體效果起著關鍵作用。

（一）確定科學合理的收集范圍。做好信息的收集，首先要回答的問題就是在什么范圍內收集信息，怎樣科學地劃定范圍。收集的范圍太窄會漏掉許多重要的信息，規定太寬勢必會形成“文山”，甚至造成信息干擾，因此應根據實際情況科學地確定收集范圍。

（二）建立健全信息收集網。建立一個布局合理、反應靈敏、暢通高效的信息收集網是搞好信息收集工作的保障。一要進行合理的布局，具有均衡的覆蓋面，設置信息點既要有縱也要有橫，既要有點也要有面。二要具有較高的反應靈敏度，即一旦有新的情況出現，信息網能夠迅速做出反應，確保信息收集到位，經驗證明，在信息網中設置專業的信息工作機構并配備優秀的信息工作人員能夠有力保障信息網及時收集信息。三要暢通渠道，即能夠將收集到的信息，迅速地傳遞給接收人或接收部門。做好信息流程的精細化設計，減少其中的審批手續，減少不必要的傳遞環節，盡可能地使用信息化手段提高傳遞信息的效率。

（三）編發信息收集要點。把一段時間內所需要信息的主要內容，編成條目，印發給所屬的信息點和信息員，使每個信息點和信息員明確在一段時間內要收集哪些信息。當然，編發信息收集要點僅僅是在一段時間內注意力集中的幾個主要方面，不可能面面俱到。在信息收集要點之外尚有不少很有價值的信息，這些對領導的決策也同樣十分需要的，因此，信息工作者一方面要根據收集要點的要求，及時收集、提供信息；另一方面，還要善于捕捉收集要點之外的各種重要信息。

（四）通報信息采用情況。僅僅讓信息員知道上級需要哪些信息是不夠的，還要讓信息員知道自己收集的信息是不是上級所需要的，只有這樣，才能使信息員不斷總結提高，增強其所收集信息的有用率。因此，要定期通報信息采用的情況，可以減少信息員在收集信息時的盲目性。

二、信息的處理

信息的處理，就是將收集到的大量的原始信息進行“去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里”的加工制作，把具有趨向性、規律性、全局性、典型性的重要信息進行綜合和篩選的過程。在信息的處理中，信息工作人員要善于發現和抓住一些重要的線索，認真追尋，深入調查，精心整理，從而進一步擴大、豐富、充實原始信息，使信息達到及時、準確、完整、精煉、深刻的基本要求。

（一）信息稿件的整理。信息工作管理部門每天都要接收大量的信息材料，由于這些信息材料來自許多部門和單位，報送的時間也不統一，為便于篩選、處理和防止遺失，首先必須對收到信息進行整理。整理的內容主要包括信息的時間、報送單位、報送條數、報送內容等，同時對信息進行分類，掌握接收材料的整體情況，為篩選和處理打下一個良好的基礎。通過信息整理和分類，了解和掌握收到的信息都是由哪些部門和單位提供的，都有哪些內容，然后加以篩選，并且確定哪些信息時效性較強，應盡快編發；哪些信息應上報領導機關；哪些信息應下發等等，從而提高信息處理的針對性。

（二）信息的簡單處理。信息的處理可分為兩個層次：簡單處理、綜合處理。簡單處理主要看信息內容是否屬實，層次是否清楚，篇幅是否適合、文字是否通順，然后對其核實編改。一般內容比較單一的信息經過簡單處理即可。

（三）信息的綜合。綜合處理是將信息按照事項類別或發生、獲取的時間進行分類，對某一類信息進行整理、歸納，有針對性地開展分析和研究，從總體上進行綜合加工，最后形成比較深刻、比較系統，具有更高價值的信息材料。

信息的綜合處理要有廣度。綜合材料反映的面要寬，不占有一定數量的信息材料，綜合就無從談起。綜合通常為專題綜合。在占有豐富材料的基礎上，要達到“有廣度”的具體要求，就要做到以下兩點：一是橫向綜合要有一定的覆蓋面，這樣的綜合能夠提供全局、完備的信息，便于把握整體。二是縱向綜合要將工作的全貌反映出來，這樣的綜合能夠提供系統、完整的信息，便于進行前后比較或把握問題。

信息的綜合處理要有深度。綜合的事物要具有一定的內在聯系且屬于同一范疇，綜合以后，能夠得出一個恰如其分的結論，要準確地判斷事物的性質。證實結論或說明問題要有依據，通過不可辯駁的事實或者有效的數據來提高說服力。要有分析，綜合不是搞“大拼盤”，必須要有較深刻的分析。要有建議，在對有些事物的綜合時，提出了問題，分析了問題，那么怎樣解決問題，提出切實可行的建議或作出事物發展趨勢的大體預測，以及結合實際的對策。

三、信息的傳遞

信息經過處理后就要及時傳遞給接收人。一條很有價值的信息，如果不能進行傳遞，就會失去它的價值。信息傳遞離不開兩個基本條件：一是載體，載體就是信息的負荷體，往往將信息加工成語言和文字，這些存儲信息的語言和文字就是信息的載體。二是渠道，機要、傳真電報、專人送達的文件、發行的刊物、電話、短信、互聯網、面談都可以作為信息傳遞的渠道。從工作效率和信息本身的時效性特征出發，信息的傳遞一定要迅速；根據不同的需求，信息傳遞要對路，要區別對象提供不同的信息。三要準確，從信息發出到傳遞給接收人，應該做到準確無誤。四要保密，特別是涉及國家秘密和不宜公開的信息，要確保傳遞中的安全。

四、信息的反饋

信息的反饋主要表現為政策性反饋，在決策過程中，通過信息工作部門反饋決策機關的某項決策實施效果，可以使決策機關及時調整原有的決策，再拿到實際中去實施，從而使決策取得更好的效果。

（一）信息的正、負反饋。有些決策實施后會產生較好的效果，進而形成有價值的經驗，將這些好的效果和經驗反饋給決策機關，使其進一步推廣，從而形成更加有利的發展局面，這就是正反饋。有些決策實施后產生一些問題，及時將存在的問題和不良影響以及應吸取的教訓反饋給決策機關，使其及時修正決策，從而使整個態勢逐步向好的方向轉變，這就是負反饋。

（二）信息的前饋。信息的前饋與反饋互相補充，是反饋的發展。前饋可以理解成前期反饋，在反饋之前，預測一項決策貫徹實施過程中將會發生的偏差，返送給決策機關，使決策機關超前工作，在出現偏差之前采取措施，從而防止不良后果的產生和發展。它與反饋的區別主要是工作階段的不同，前者在偏差出現之前，后者在偏差出現之后。

前饋與反饋既有相同點也有不同點。在相同點方面，它們的作用是一樣的，都是更好地實施決策，盡可能達到決策的預期目標。從不同點上看，反饋是將實施后產生的結果返送給決策機關，而前饋是產生實施結果之前，將苗頭性、傾向性、預測性的信息返送給決策機關。顯然，前饋的要求更高，要做好這項工作，不僅要有敏銳的洞察力，還要有正確的判斷力。

信息的反饋有助于決策的正確實施和進一步完善，有助于在總結經驗教訓的基礎上制定新的決策。

五、結語

好的結果取決于好的行動，好的行動取決于好的決策，而好的決策取決于準確、全面地獲取信息，這是一個科學的因果關系，是經實踐證明了的獲勝途徑。信息工作在政府工作和企業發展中發揮著至關重要的作用。做好信息工作中收集、處理、傳遞和反饋這四方面的工作，有利于在新形勢下快速暢通信息渠道，及時反映各種工作動態，提供專項的全面服務，為我國各地、各級、各領域機構了解情況和科學決策，為機關或企事業單位有序運行提供重要的支撐。