醫療設備檔案的建立與利用探究

文/廣西醫科大學第一附屬醫院 鐘張慶

醫院在進行醫療設備采購、使用、維修以及管理的過程中均會產生大量的檔案資料，對這些資料進行開發和利用可以助推醫院的發展提升。建立醫療設備檔案，持續補充完善其內容并對其中的數據資料進行合理利用是做好醫療設備管理工作的基礎條件。

一、醫療設備檔案的分類

根據醫院的日常工作以及醫療設備的使用過程，醫療設備檔案主要包括三類：一是商務檔案，即醫療設備購置過程中產生的檔案資料，包括的購置申請、審批文件、招標文件、商檢證明、合同等。從醫療設備審批通過開始，醫院要為醫療設備分類建立檔案編號。其中需要特別注意的是訂貨合同，其中必須包含設備型號、價值、廠家、經銷公司、保質期限、培訓要求、聯系人等諸多方面的信息。商務檔案的主要應用價值是作為解決糾紛的法律依據。二是技術檔案，即醫療設備到貨驗收時涉及的相關資料，包括設備操作手冊、備用零部件、設備驗收報告、廠家提供的培訓記錄以及預維護方案等。此類檔案主要用作醫療設備維修和保養的依據。三是使用和維護檔案，包含有醫療設備的日常使用數據、計量報告、日常維修保養記錄數據以及廠家的派工維修單等。這類檔案主要用于醫療設備的動態管理，可以幫助維護人員快速地了解設備使用情況，進而對設備存在故障的部位進行鎖定，提高維護效率。此外也可以用作培訓學習的資料，幫助新工程人員積累經驗和提高技術水平。

二、醫療設備檔案管理的意義

醫院醫療設備檔案形成于設備購置和運行的過程中，做好醫療設備檔案管理是檔案數據資料開發利用的前提條件，其意義主要體現在以下幾個方面：

首先，醫療設備檔案管理可以為醫療設備的購置提供指導參考。在當前技術背景下，互聯網和物聯網的廣泛覆蓋使得醫院的絕大部分醫療設備的引進、使用以及報廢都實現了全程“留痕”，如此一來，在進行新設備購置的過程中，可以充分參考以往積累的檔案資料，提高設備購置的合理性和科學性，既能夠滿足醫院的實際需求，又可以避免資源浪費、成本過高的問題。

其次，有助于醫療設備功能的最大化發揮。近些年來，隨著我國居民健康意識的提升，醫院的業務量也呈現出大幅度增長的趨勢，醫療設備使用頻率的提升使得故障發生的概率也變得越來越高，不可避免的會在使用過程中出現一些突發故障，威脅到設備使用的安全性，嚴重時甚至會損害病患的身體健康。而醫療設備檔案則可以為設備檢修、保養提供依據，促進醫療設備應用價值的發揮。例如根據醫療設備的維修記錄，可以對頻繁出現故障的設備進行預防性維修，相較于故障后的維修將節省大量的成本。而且已有的維修經歷可以為后續維修工作的開展提供有利參考，縮短維修時間。

再次，醫療設備檔案管理可以為醫院管理提供服務。我國在2014年頒布了《醫療器械監督管理條例》，其中新增添的內容包括醫療設備不良事件監測制度和產品召回制度。醫院做好醫療設備的檔案管理工作可以實現對醫療設備市場前沿信息的動態掌握，可以基于醫院在用的設備資源對相關技術發展動態進行了解，更好地服務于醫院設備的引入和使用。

三、醫療設備檔案的建立與利用策略

（一）健全醫院醫療設備檔案管理制度、強化管理意識。醫院醫療設備檔案管理工作的主要內容包括醫療設備信息的記錄、整理以及維護，是檔案建立和利用的關鍵性環節，其周期涵蓋了從醫院臨床科室提出設備需求申請到設備達到使用年限或因其他原因報廢的整個歷程，是一項龐大且復雜的工作，為了保障這項工作的高效有序開展，必須要建立一套完善的管理制度體系，而這則需要醫院設備科、使用科室以及經銷公司多方面的協調配合。醫院醫療設備檔案管理制度應該與醫療設備的采購管理制度、維護管理制度、使用管理制度以及報廢管理制度形成聯動，進一步從醫院運行層面形成管理制度體系。在制度建構的基礎上，還要對醫療設備檔案管理的流程進行明確，并組織管理崗位工作人員定期進行培訓學習，保障管理工作的規范性。需要特別注意的一點是，在信息化社會背景下，醫院必須要對醫療設備檔案開發利用的數字化規章制度進行完善，促進檔案管理水平的提高。例如，對設備檔案歸檔的范圍進行明確。以醫療設備采購為分界點，可以將檔案歸檔的范圍分為采購前、采購中、運行以及后期報廢等環節，每個環節所涉及的檔案資料各有不同，其中：采購前的包括申購表、調研考察報告等；采購中的包括招標文件、合同、合格證、提貨單、發票等；運行環節的包括維修記錄、故障檢修表等；報廢環節的包括報廢申請、技術鑒定表等。

（二）充分認識醫療設備檔案開發利用的重要性、提供專業化保障。醫院醫療設備檔案的開發與利用貫穿于醫院運營的整個過程中，是一項長期的基礎性工作，各醫院必須要基于自身實際情況組建由業務能力高、責任意識強的人員構成的專業化管理團隊，同時醫院各個醫療設備的使用部門也要設置專門的設備聯絡人，負責配合檔案管理人員做好檔案資料的采集、整理以及上報等工作。除了人員配置之外，醫院醫療設備檔案管理工作的開展還需要其他專業化的保障，其中最主要的就是軟硬件設施。這要求醫院進一步加大醫療設備檔案管理的資金投入，加快推動檔案管理信息化建設，基于醫院需求開發專門的檔案管理軟件，為醫院設備信息資源的開發利用提供專業化的外在條件保障。而且，對于所有檔案管理人員，必須做好信息技術培訓工作，使其能夠更好地滿足新時期醫療設備檔案管理崗位對復合型人才的要求。

（三）做好以醫療設備檔案信息化編研，提高檔案開發利用的數字化水平。在信息時代下，我國醫院應該積極引入現代化信息技術，優化檔案信息化編研，為醫療設備的高效利用奠定基礎。在具體實施的過程中，醫院應該基于當前我國醫療衛生事業的發展趨勢，對醫療設備檔案中具有潛在價值的信息進行分析挖掘。簡單來講，就是依托醫療科研動態，利用醫院醫療設備檔案數字化進行大數據分析，進一步完善數據庫以及醫療設備檔案信息共享平臺的建構，為檔案檢索、查閱、分析、使用等操作提供便利，將檔案所具有的價值充分發揮出來。我國醫院必須充分認識到，在數據時代，醫院衛生事業蓬勃發揮發展的趨勢必然會伴隨著醫療設備投入量的增加，因之產生的醫療設備檔案資料也會越來越多。在此背景下，做好醫療設備的建立和利用可以為設備采購、使用的整個生命周期提供服務，因此醫療設備檔案的質量就顯得至關重要。對此，醫院應該根據我國醫療衛生事業的發展狀況，對設備資料進行科學的篩選和整理，為后續的開發利用打好基礎。在前端控制方面，醫療設備檔案人員必須從設備采購申請環節開始介入，做好全過程檔案資料數字化信息的采集、錄入和歸檔，實現全過程的質量控制，避免出現檔案缺失的現象。除此之外，醫院還需要對檔案信息的存儲格式進行統一明確，并做好備份工作，保障檔案資料的安全。

（四）完善網絡建設、構建多渠道信息化管理體系。目前我國很多醫院都已經引入醫療設備檔案信息化管理手段，一方面是技術條件已經成熟，另一方面隨著醫院業務量的增加，醫療設備檔案的規模也變得更加龐大，傳統管理模式在效率和質量方面都已經展現出弊端，因此有必要引入信息化管理提高工作效率。而醫療設備檔案資料的形成不僅局限在醫院內部，還涉及了經銷商和生產廠家，因此應借助互聯網打造覆蓋內、外網的醫療設備管理平臺，構建面向醫療設備信息的多渠道管理模式。

首先，建立涵蓋醫院各個科室以及銷售公司的互聯網管理平臺，授權經銷公司通過管理平臺進行醫療設備商務檔案資料的上傳，提高醫院檔案采集整理的效率。此外，檢修維護人員也可以通過智能終端隨時將檔案資料上傳到管理平臺上。

其次，將大型醫療設備進行聯網。大型醫療設備工作站可以和醫院內網HIS對接，檔案人員可直接從HIS提取檔案信息數據，數據完整性和精確度均能夠得到保障。

四、結語

綜上所述，在現代醫院經營發展中，醫療設備檔案的建立和利用對于醫院醫療業務的開展以及管理水平的提升均具有積極促進作用，因此醫院必須積極采用現代化技術建構科學化檔案管理體系，充分發揮醫療設備檔案的價值，服務于醫院運營。