淺談如何完善當前不動產(chǎn)檔案管理工作

張希美

東營市自然資源和規(guī)劃局河口分局 山東東營 257200

不動產(chǎn)權(quán)在法律地位中相當重要，其合法權(quán)益不可侵犯。不動產(chǎn)權(quán)籍檔案，是指不動產(chǎn)權(quán)利人對不動產(chǎn)進行登記、交易以及注銷等活動過程中，對活動過程詳細記錄的文件和信息。為了保證社會市場經(jīng)濟有序發(fā)展，明確不動產(chǎn)權(quán)歸屬情況，我國出臺了一系列不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理規(guī)章制度。然而，在實際操作過程中，仍然存在檔案管理不當、有法不依等問題。探索一種高效、嚴謹?shù)牟粍赢a(chǎn)權(quán)籍管理工作方法已經(jīng)成為相關(guān)部門的當務(wù)之急，需要深入思考和分析。本文針對不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理工作方法的創(chuàng)新路徑進行分析，對保護公民財產(chǎn)安全具有一定現(xiàn)實意義。

1 新常態(tài)下不動產(chǎn)登記檔案管理的特征

首先，不動產(chǎn)登記檔案管理工作涉及內(nèi)容多、登記數(shù)量大。不動產(chǎn)包括了房屋、土地、礦產(chǎn)資源、林場等多項內(nèi)容，其中任意一個類型涉及的群體都非常龐大，在具體進行調(diào)查、歸檔過程中都會形成海量數(shù)據(jù)資料。例如在進行土地不動產(chǎn)管理過程中，要想針對地籍管理工作進行嚴格落實，就必須要針對土地實際利用狀況、地籍狀況、登記發(fā)證等多個層面內(nèi)容進行調(diào)查，在此過程中必然會形成多種檔案資料。其次，不動產(chǎn)登記檔案資料具有不可替代性，而且專業(yè)性比較強。不動產(chǎn)登記檔案資料涉及契約文件、圖紙表冊、權(quán)證等多項內(nèi)容以及載體，正是這些內(nèi)容才充分保證了不動產(chǎn)信息具備客觀性和全面性。另外，不動產(chǎn)登記檔案制作主體充分體現(xiàn)出了法定性，其是在獲取國家授權(quán)之后根據(jù)不動產(chǎn)相關(guān)法律法規(guī)以及標準程序由專門機構(gòu)進行制定的，因此，不動產(chǎn)登記檔案管理工作具有較強的社會公信力。此外，不動產(chǎn)登記檔案具有較強的規(guī)范性。不動產(chǎn)登記檔案目前主要是利用簿冊的形式進行登記，而且在登記過程中要保證格式的統(tǒng)一，內(nèi)容要詳盡和準確。

2 信息化發(fā)展面臨的現(xiàn)實問題

2.1 檔案安全工作存在一定程度的盲區(qū)

作為重要的檔案材料，特別是不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案，其作為永久性檔案來說，在形成時就已經(jīng)終生為檔，所以如何做好檔案安全工作是做好檔案管理工作的前提。對于現(xiàn)階段不動產(chǎn)檔案管理的方式來說，盡管大部分管理部門也做了一些基本的保護措施，但是我們必須清楚的認識到，檔案安全工作依然存在一定程度的盲區(qū)，與達到多方位、全覆蓋的保護在保管方式和保護措施方面仍存在很大的差距。同時必須注意，不動產(chǎn)檔案中存在有很多都是紙質(zhì)文本且均為孤本無可替代，若遇到火災等突發(fā)或保護措施不力以及不可抗力的情形，檔案極有可能被毀滅，再無可替代的資料，造成極其嚴重的后果。

2.2 不動產(chǎn)檔案管理人員隊伍建設(shè)亟需加強

目前，大部分不動產(chǎn)檔案管理技術(shù)普遍不高，從事檔案管理的人員也多數(shù)并非專業(yè)人員，而是由行政或其他人事部門的人員兼任，管理人員一方面欠缺專業(yè)管理知識，未接受專業(yè)化、系統(tǒng)化的檔案培訓。另外，檔案管理人員對于檔案管理工作的主觀能動性有待加強。現(xiàn)實工作普遍存在工作熱情不高，怠于學習，對待工作得過且過，信息化操作水平較低，甚至對信息化檔案建設(shè)的實際操作流程都不求甚解，在實踐中無法利用信息化檢索技術(shù)對檔案信息進行提取和利用，導致檔案管理效率低下等問題。

3 創(chuàng)新不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理方法的具體措施

3.1 強化檔案管理人員綜合水平培訓工作

現(xiàn)階段，我國不動產(chǎn)權(quán)籍管理工作仍然采用傳統(tǒng)管理模式，這種管理模式具有單一、枯燥的特點。管理人員在日復一日、年復一年的重復工作中難免會禁錮思想，導致不動產(chǎn)權(quán)籍管理工作僅局限在傳統(tǒng)管理模式中，造成管理人員缺乏創(chuàng)新意識，不僅無法為不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理工作注入生機和活力，還會阻礙檔案管理工作的信息化建設(shè)進程。針對這一問題，需要從提高管理人員綜合水平入手，從根源上解決不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理缺乏創(chuàng)新的問題。具體來說，需要相關(guān)部門重視檔案管理工作和檔案管理人員綜合素質(zhì)的培訓，通過灌輸不動產(chǎn)權(quán)籍管理新知識和新技術(shù)教育培訓，促進管理人員跟上時代步伐，做到與時俱進。

3.2 信息資源整理

不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理的第一步，就是要明確檔案信息內(nèi)容的準確性，并且能夠?qū)⑵浼皶r轉(zhuǎn)化成電子信息檔案。具體工作方法如下：①建立明確的信息資源整理標準，對于不同形式的不動產(chǎn)，要設(shè)置對應的信息采集標準；②注意核實紙質(zhì)檔案信息內(nèi)容準確性；③將紙質(zhì)檔案信息電子化時，要對照與核實電子化檔案信息準確性。為最大化減少錯誤概率，相關(guān)部門要定期對數(shù)據(jù)庫進行檢查，抽查檔案信息的準確性。

3.3 管理系統(tǒng)建設(shè)

不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理工作是一項長期工作。在新常態(tài)下進行改革，應該完善管理制度、管理標準，并進行系統(tǒng)化建設(shè)。不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理系統(tǒng)提供主要包括以下幾個方面：①信息建檔。由專業(yè)人員負責核實不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人所提供的證明材料，核實信息內(nèi)容的準確性，并將相關(guān)信息準確登記；②安全維護。成立專門的安全維護制度，明確檔案調(diào)閱權(quán)限，并對各項信息進行分類管理；③應急系統(tǒng)。設(shè)立專門的應急管理系統(tǒng)，根據(jù)應急管理制度采取緊急措施，解決錯檔、丟檔、損毀等嚴重問題；④調(diào)閱查詢。調(diào)閱查詢是不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理中的重要內(nèi)容，因此應該建立完善的調(diào)閱系統(tǒng)，方便內(nèi)部與外部查詢。

4 結(jié)語

不動產(chǎn)檔案管理工作作為影響不動產(chǎn)行業(yè)的重要方面，管理工作的水平嚴重制約著行業(yè)的健康可持續(xù)性發(fā)展，作為檔案管理部門的工作人員只有清楚認識到工作的重要性，強化責任意識和擔當精神，開拓創(chuàng)新管理工作方式，更新管理理念，完善管理舉措，助力不動產(chǎn)檔案管理工作持續(xù)高效健康的發(fā)展。