提升事業單位檔案管理信息化建設的對策研究

許國萍

棗莊市市中區人力資源服務中心 山東棗莊 277116

1 當前事業單位信息化檔案管理中存在的幾點不足之處1.1 當下沿用的檔案管理機制仍然存在著較多問題

從當前的實際情況來看，依然存在著事業單位長期沿用傳統檔案管理方式的情況，這也是其工作效率與實際需求遲遲無法匹配的主要原因。因此，對其管理系統進行革新成為了當前的首要任務，需要從多方渠道對事業單位的檔案管理部門進行有效調整，為找出一套與當前檔案管理需求相符的管理模式提供基礎支持。以檔案管理機制的角度來看，當下的檔案管理機制依然存在著諸多不足之處，即使已經逐步將新的改革制度逐漸融入到了管理體制中，但由于無法保證落實效果使得改革表現并不明顯。

信息化時代，事業單位信息資源受到了來自多方的關注，這就要求檔案管理部門逐漸將電子信息作為主要的管理對象，在此過程中管理互動凸顯出了較為明顯的便攜性。但由于多數事業單位在機制改革的過程中滯后問題較為嚴重，致使大部分的檔案管理人員即使在推行一段時間的電子信息管理制度后，也沒有接收到專業的工作培訓知識，使得整體的工作效率受到了嚴重影響。

1.2 實用型人才仍處于嚴重缺乏狀態

作為決定社會生產發展速度的主要因素，人才的重要性毋庸置疑。事業單位的檔案管理人員由于其工作的特殊性使得其長期占據著重要地位，其自身的工作素質與能力決定著最終的檔案管理質量。為進一步提高檔案管理水平，作為檔案管理者不僅要關注工作流程，還需就管理信息化水平的提升內容進行深入分析。

除了熟練應用信息化技術的方式，更要確保其能夠獨立且熟練的完成設備操作。但現實情況卻是往往檔案管理人員無法及時獲得有效的信息化管理培訓，在工作重視程度不高的情況下，檔案管理人員仍然在延續著紙質檔案管理模式，即使存在先進的信息化技術想要將其融入至實際的檔案管理流程中也較為困難。

1.3 信息化技術應用仍然存在著諸多不足之處

信息化技術手段的應用合理性決定了事業單位檔案管理工作質量，也是優化管理流程、提高管理效率的重要前提。但從目前的情況來看，當前的信息化技術應用過程中仍然存在著諸多的不足之處。由于信息化水平有限使得部分技術想要真正推廣與落實仍然需要一定的時間，尤其是一些較為關鍵的檔案資料，信息化技術未能合理應用使得部分部門仍然保留著紙質檔案的查詢與應用習慣。

2 提高事業單位檔案管理信息化建設質量的幾點建議

2.1 對事業單位檔案管理信息化建設規劃進行持續優化

保證檔案管理信息化規劃的有效性是制定有效信息管理方案的前提條件，在明確最終管理方向的基礎上檔案的管理效果也在同時凸顯，長遠的發展打算與可持續發展態勢為服務質量的提升奠定了基礎。因此，在對事業單位發展目標與特征進行深入且全面的分析后，事業單位才能獲得各個階段對于檔案管理的實際需求，從而達到完善檔案管理體系的目的。

2.2 構建完善的事業單位管理信息化網站系統

檔案管理工作是否能夠實現信息化建設決定了未來的工作持續性，也是有效推進工作深入發展的關鍵因素。信息時代下，作為檔案管理人員應結合各個信息站點的實際情況與人們對檔案的實際要求，以滿足檔案信息化服務要求為基礎，為網站系統添加查詢、借閱以及信息共享功能，從根本上提高檔案管理的綜合水平。

構建完善的信息化網站系統的同時，也需要為事業單位與檔案管理體系之間建立有效聯系，實施更為符合現階段信息應用需求的一體化管理模式。在為其未來事業提供支持條件的基礎上，為進一步提升檔案管理社會與經濟效益做好鋪墊。

2.3 在檔案管理信息資源利用過程中融入更多的數字化手段

作為檔案管理人員應結合實際情況對檔案管理工作進行深入分析與研究，并以獲取到的各類信息與需求調查結果為基礎構建完善的檔案管理信息化體系，從而實現各類檔案形式之間的靈活轉化，為充分發揮檔案管理信息化模式的應用效果提供支持。在紙質檔案信息與數字化信息相互轉化前，需要對所需要轉化的資源進行深入分析，標出重點內容，從而更方便對數據進行針對性管理，為進一步提高檔案管理工作質量奠定堅實的基礎。

2.4 強化檔案管理人員培訓

作為專業的事業單位檔案管理人員，定期使其接受專業化的信息培訓極為關鍵，也是確保傳統與信息化檔案管理能夠有效結合的重要基礎。當前的部分事業單位中，紙質檔案的管理模式仍然為主流，在這種情況下就應該在革新思想理念的同時對新式管理方式的應用加以引導，為推動檔案管理制度的更新與改革做好鋪墊。同時，在這一過程中應引入更多的信息化與科學化的技術手段，促進工作人員的整體素質的提升。定期開展培訓活動是有效提升技術水平的重要基礎，為提高對計算機技術的操作熟練度以及掌握更多的電腦操作技能奠定基礎。

3 結語

綜上所述，在當下的信息時代下，對于事業單位來說，檔案管理信息化建設已經成為了決定其未來持續化發展的關鍵因素。學會利用數字化信息管理手段不僅能夠節省大量資源，也有效提升了工作效率與服務質量。因此，檔案管理人員應提高對信息理論知識的掌握積極性，以促進事業單位的良好發展。