普通高中的檔案如何實現有效管理探究

方巖

山東省濟南第二中學 山東濟南 250100

1 學校檔案管理信息化管理中存在的問題

1.1 檔案管理機構不完善

學校在發展過程中，因為資金、環境等因素的影響，部分學校在檔案管理信息化建設中存在責任不清、定位不明等現象，導致檔案管理信息化建設發展不夠嚴謹，不利于信息化在檔案管理中順利開展。部分學校沒有設立綜合檔案室，集中統一管理教育教學活動中形成的各門類檔案獨立的檔案管理室，缺乏系統、科學的檔案管理流程；檔案工作人員信息化檔案管理水平較低，不能有效進行檔案存儲與資源歸納，嚴重缺乏完善的工作流程意識。綜上所述，檔案管理機構不完善主要表現在兩個方面：

（1）職責劃分不明，部分學校還沒有形成規范的檔案管理工作制度，沒有專門、統一的檔案管理部門。許多學校學生檔案收集工作等有不同部門負責，容易出現學生信息資料多次采集的情況，不僅浪費時間，還浪費學校資源。

（2）教學檔案管理系統發展滯后。當前大部分普通高中教學檔案以紙質文件、基礎電子文件為主，而以光盤、錄音、錄像和照片等為載體的教學檔案資料較少。隨著教學資料文件數量的增加和教學檔案載體的多樣化，傳統的手工檔案管理模式已成為制約檔案有效管理的瓶頸，檔案信息化管理成為亟需解決的問題。當前許多高中學校檔案管理經費投入不足，檔案管理工作效率低下，即使使用檔案管理系統，也僅限于教師姓名、檔案號、歸檔日期等基本信息的錄入與檢索，無法實現檔案信息的對接。共享、傳遞、再加工、保密等功能，因此難以保證教學檔案的管理效率和信息安全[1]。

1.2 管理人員技術水平不足

學校檔案管理人員技術水平普遍偏低，特別是中小學檔案人員隊伍，因為管理人員計算機技術水平較低，在檔案管理信息化建設中對信息化技術知識的掌握度不高，不能較好地適應計算機工作環境。而隨著互聯網計算機技術的不斷發展，如何提高信息化檔案工作的安全，已經成為社會普遍關注的問題。信息化檔案管理資源庫容易受到計算機病毒、木馬等不良程序的攻擊，不僅會導致信息丟失，也會導致管理資金與后期維護資金的增加，浪費資源，因此需要在計算機技術上進行加密處理，并且設置防火墻，防止檔案資源庫遭到破壞。檔案管理人員不僅要懂得檔案管理，還要掌握計算機技術，促進檔案管理信息化建設發展。

2 提升學校學生檔案管理工作的策略思路

2.1 更新觀念，開拓思路

因為學校檔案工作屬于一項基礎性、服務性的工作，所以難以形成直接、明顯的經濟效益。進而在學校各項工作中，檔案工作往往承擔著配角的工作，默默無聞的奉獻。檔案工作者是腦力、體力相結合的勞動者，在日常工作時會面對大量的檔案收集整理、保管等，而要想達成理想的工作效果，需要他們具備無私奉獻、積極服務等品質，并且甘為無名英雄。只有具備了這些良好的奉獻理念，才能踏踏實實的干好檔案工作。除此之外，在做好檔案管理工作的同時，還應該注重各種關系的協調。首先就是協調好與領導間的關系，爭取獲得一個良好和諧的環境；其次就是協調好和公文處理部門之間的關系，從多方面著手提升公文處理統一性；最后就是協調好學校各職能部門的關系，確保歸檔文件完整性。檔案是從學校各部門收集而來，而且從文件形成到歸檔需要經過一段時間和環節，每一個環節都會在一定程度上影響到檔案的完整性與質量。如果各部門不配合，那檔案管理工作將很難順利開展[2]。

2.2 提高素質，推進信息化管理

目前，高中檔案管理人員的檔案業務水平與信息技術運用素養相對較低，阻礙了檔案信息化管理的進程。因此，要從檔案人員自身的業務能力培養入手，對檔案人員進行定期培訓，提高其業務能力和技術水平，組建一支涵蓋檔案信息技術維護人員、電子檔案輸入人員、專業檔案管理人員在內的年輕化、專業強的檔案管理隊伍，為信息化建設提供人才保障。

2.3 統一標準，開展數字化管理

在推進高中檔案信息化管理的過程中要統一標準，主要包括操作流程、工作理念兩個方面。檔案人員要按照統一的標準開展工作，讓不同部門的工作人員都能夠準確地上傳資料，并在自己的權限內實現檔案資源共享，避免不同部門不同標準、各自為政的現象，提高檔案管理工作的時效性。與此同時也要確保其流程與模式的規范化。在不同的檔案信息中，檔案管理系統軟件能夠將其分配在不同的數據庫中，形成多個并列的查詢范圍，初步劃分了檔案查詢種類，使學校教職工在檢索檔案信息時，能夠快速地找到符合自己要求的查詢按鈕，從而增強自己的查詢體驗感。統一的標準與流程，使高中檔案管理工作呈現數字化管理模式，既減輕了檔案管理人員的工作壓力，又推進了信息化管理的深入發展。

2.4 加強檔案管理信息化理論和實踐的結合

目前，信息化檔案管理不斷推動檔案管理工作的硬件和軟件結合。保證檔案工作人員可以熟練掌握檔案查詢、錄入等操作技術，滿足檔案管理工作的建設需求。同時，建立健全、完善的檔案信息化管理流程，利用計算機網絡與各個檔案部門進行及時的溝通與交流。建立“學校檔案管理信息化建設”平臺，進一步提高檔案管理工作的信息化。由于檔案管理信息非常廣泛，工作人員要對收集的信息進行分類、總結等，所以要提高管理人員的專業水平，保證能及時掌握檔案信息[3]。

3 結語

總而言之，目前隨著我國社會的發展，高中學校不斷深化教學改革，我國高中學校也越來越重視檔案管理工作，同時教學檔案也是高中學校教學管理工作中的一個重要組成部分。為了適應高中校園的不斷發展，必須要加強檔案管理方面的工作的糾錯和優化。