企業辦公室檔案管理工作效率的提升途徑研究

張瑩

舟山市自來水有限公司 浙江舟山 316021

企業辦公室檔案管理的工作效率、管理的能力等，會直接影響辦公室整體工作的效率。辦公室檔案有序性、規范性管理，是促進企業發展的重要基礎。但是結合當前企業辦公室檔案管理的現狀而言，多具有管理理念落后，管理效率較低等方面問題。辦公室檔案管理工作未能夠結合時代發展的特點、技術應用的情況等進行創新，不利于企業的發展。信息化、大數據化時代背景下，辦公室檔案管理需要堅持科學性、發展性的原則?；谄髽I辦公室檔案管理的現狀進行分析，提升檔案管理工作的效率與質量。文章將圍繞企業辦公室檔案管理工作進行討論，希望能夠對相關研究活動帶來一定參考意義。

1 企業辦公室檔案管理工作效率提升的必要性分析

1.1 時代發展的必然趨勢

企業辦公室檔案管理工作效率的提升，是時代發展的必然趨勢。常規檔案管理多通過紙質方式管理，檔案內容易于丟失，或者檢索困難等[1]。在檔案重復應用的情況下，也易于發生損壞的問題。辦公室檔案管理中應用信息化技術、大數據技術，通過智能化軟件進行管理，則能夠保證檔案數據的準確性、內容的完整性，且能夠快速檢索到相關數據資料，發揮辦公室檔案應用的價值。

1.2 企業創新的重要保障

檔案作為企業重要的記錄性資料，涵蓋企業生產、經營及人事管理等多方面內容。檔案自身便具有機密性價值，能夠直接影響企業各類業務能否順利開展，關系到企業的各類決策[2]。辦公室檔案管理工作效率的提升，能夠為企業工作的開展奠定良好基礎。以人事檔案為例，記錄著每一位員工工作的情況、發展歷程等，根據檔案能夠對人事后期聘用進行參考，保證人事聘用合理性與科學性。

2 企業辦公室檔案管理工作效率提升的途徑分析

2.1 創新檔案管理理念，培養優秀管理人才

知識經濟時代下，需要提升辦公室檔案管理工作的重視程度。根據當前辦公室檔案管理工作開展的具體情況，分析現存問題，改進檔案管理模式[3]?；诋斍捌髽I辦公室檔案管理的現狀而言，多具有內容、形式不夠齊全的問題。檔案管理工作意識、責任意識不足。很多辦公室檔案管理人員認為工作的內容主要是資料統計、資料儲存工作等，對檔案應用的價值關注不足。針對于上述問題，則需要創新管理理念。比如可以制定明確的檔案管理制度，構建檔案管理工作意見反饋制度。傾聽不同崗位、部門人員對檔案管理的建議等。根據檔案管理的特殊性及重要價值，實施細化管理。

企業需要積極開展辦公室檔案管理相關的業務檢查、考核活動，適當引入激勵制度等。比如針對于辦公室檔案管理人員的工作情況，給與工作能力較強的人員獎勵，給與工作質量較差的員工處罰等，優化檔案管理工作環境。企業需要提升優秀檔案管理人才培養的重視程度，首先在招聘環節，需要聘請具有較高專業能力、職業素養的人才，將先進的辦公室檔案管理理念、管理技術融入到管理工作中[4]。其次在內部管理方面，則可以定期開展知識講解、技能培訓活動。為檔案管理人員實施系統化培訓，鼓勵其參與各類在職學習活動、經驗交流活動等等，提升檔案管理人員的專業能力。

2.2 完善檔案管理體系，提升管理工作效率

完善的檔案管理體系應用下，能夠使各項辦公室檔案管理工作有序開展，對現代企業的穩定發展有益。辦公室檔案管理工作中，需要基于現存問題，完善檔案管理的體系，提升管理資金的投入，突破傳統管理模式中的不足，實現檔案管理理念的創新。

檔案管理期間，需要積極應用信息化技術，構建信息化管理系統。企業需要保證各類軟件設施、硬件設備充足，做好資金供應工作。針對于不同的檔案系統，則需要構建針對性的系統體系。比如可以加強檔案管理、檔案收集及網上查閱等體系的建設。針對于不同檔案應用需求進行針對性管理，比如針對于紙質檔案，則實施電子化存檔管理，能夠保證紙質檔案的完整性，且能夠通過電子化檔案隨時應用，使檔案能夠永久性、良好性存儲。辦公室需要做好數據、資料的檢索、收集、整理及鑒別工作等。根據辦公室檔案業務模塊，加強系統維護、業務管理，對比管理系統的功能，注重檔案的動態化管理，加強部門之間的合作與交流。應用信息化、智能化的技術管理檔案，能夠提升檔案管理工作的效率，便于不同部門工作人員應用檔案，更好的發揮檔案管理、檔案應用的價值。

2.3 注重信息安全管理，加強法律內容宣傳

信息化時代背景下，使企業辦公室檔案管理工作更加便利。但是與之同時也帶來了很多信息安全隱患，比如網絡黑客入侵、系統漏洞等，均可能會造成信息泄露問題的發生。檔案作為企業重要的管理內容，對企業的發展及經營會產生較大影響。針對于這種情況，需要提升信息安全管理的重視程度，做好保密工作。

企業需要加強對每一位工作人員信息安全的指導，介紹檔案安全管理的重要意義，常見的危險因素，錯誤的操作方式等。介紹相關法律內容，強化工作人員的檔案安全管理重視程度。日常工作中加強安全審查，定期維護系統，注意及時消除相關信息等。同時企業還可以設置檔案管理保密條例，嚴格控制檔案查閱和信息的公開，盡可能降低檔案安全問題的發生率。

3 結語

數據時代下，企業需要提升辦公室檔案管理的重視程度。結合時代發展的趨勢及企業發展的需求，創新辦公室檔案管理的模式、管理的方法。合理應用信息技術，構建智能化檔案管理平臺，且通過信息安全管理，保證檔案數據安全，切實發揮辦公室檔案管理、應用的價值，提升檔案管理工作的能力與效率，為企業的創新、持續發展創設良好條件。