電子信息檔案管理在事業單位中的應用及風險控制的措施

李松羽

長春北湖科技開發區管委會 吉林長春 130000

隨著電子信息技術的不斷推廣，顛覆了以傳統文件為載體的檔案管理工作，電子信息檔案成為檔案管理的新技術手段。這種檔案管理技術逐漸在事業單位得到了使用，這樣的管理方式使檔案管理更加方便快捷，而且也改變了傳統檔案管理中的缺陷。但是，我們也要認識到計算機技術的應用同樣存在很多風險，我們需要在應用其優點的同時盡最大的可能降低其風險。

1 電子信息檔案概述

電子信息檔案，是由電子計算機處理的數字檔案，屬于虛擬檔案，是用以區別一些客觀存在的檔案實體，將實體檔案的真實信息以特殊形式輸入到電腦中，表現出文字、圖像、數字、圖表、符號等信息。電子信息檔案其實相當于實體檔案的另一種保存形式。現在來講，也有單位和個人直接使用電子信息檔案的方式保存信息，不再使用文本檔案。電子信息檔案采取的介質包括磁盤、磁帶、光盤等，一般都是用磁帶和光盤。

2 電子信息檔案在事業單位中的應用風險

不可否認，電子信息檔案的出現給予事業單位在工作過程中極大的便利與效率提升，然而在互聯網的環境背景下，仍然存在諸多的泄密風險。而如何有效避免電子化檔案的信息泄露，是當前事業單位利用電子信息檔案的關鍵環節。互聯網給予檔案在交互、儲存的過程之中，被篡改、泄露的可能性，因此存在諸多的不便。通常情況下，造成信息泄露的渠道包括，首先在計算機USB的端口進行復制，如可移動硬盤、U盤等。其次，通過互聯網渠道展開復制。最后，利用木馬病毒和電子病毒展開偷盜。對事業單位而言，檔案是非常重要的信息資源，所以必須強化電子檔案的保護工作。

就目前我國的實際情況來看，信息化時代驅動包括事業單位在內的各個單位，電子化檔案是發展的必然走向。盡管電子信息化檔案存在諸多的優勢，但其使用過程中仍然不可避免地存在一定的問題，例如相較于傳統紙質化的檔案，其偷盜的風險更大，因此在事業單位使用信息電子化檔案的過程之中，不僅要高度開發利用其優勢之處，更要保證信息的安全性，做到積極主動地制定良好、完善的風險規避方法措施，使得信息資源更加安全[1]。

3 電子信息檔案在事業單位中的應用風險控制策略

3.1 及時消除風險

為了保證事業單位電子信息檔案的安全性，應當做到及時的消除風險，尤其是在計算機處于檢修狀態之時，最容易引發安全問題，如果數據無法有效切實的轉移，將引發無法避免的效果。事業單位不能被動處理這一現象，而是要積極主動地采取對策。針對目前高度資源共享和網絡發達的情況來看，互聯網的復雜性日趨突出，而事業單位作為國家重要的職能部門之一，應當做到切實解決可能存在的電子信息風險。例如，當數據承載在互聯網平臺之上的時候，可以將電子數據加載在服務上，能夠有效解決包括木馬病毒、黑客攻擊等問題。此外，事業單位還需要切實對自己的計算機風險管控工作做出總結和分析探討，如果出現過以外事故則需要總結和分析，將妥善處理的地方加以總結，而針對不足之處則需要進一步的調整和完善，更好保存事業單位的各項信息，更好為廣大人民群眾所服務。

3.2 提高檔案管理者的素質

計算機最終還是通過操作人員的操控進行工作，所以作為事業單位的電子信息檔案管理者，是否了解計算機及網絡的工作原理，是否具有正確管理操作的意識，是否具有一定的檔案安全意識，均是計算機網絡否能夠安全有效地為電子信息檔案管理服務的決定性因素。前期需要對檔案管理人員進行嚴格的培訓，培訓合格方可上崗工作，進入工作后也要定期進行培訓，保證事業單位的檔案管理人員能夠及時了解前沿的檔案管理技術，保證其能夠跟上網絡的進步速度，確保使用能應對電子信息檔案管理工作中出現的新問題。

3.3 應用新技術，確保電子檔案儲存安全

運用電子信息技術進行檔案管理工作時，要及時進行計算機的技術更新，運用最新的加密機制進行管理工作，并針對計算機病毒木馬的攻擊進行有效防護，也要對電子檔案進行有效保護，同時建立相應的防護機制，定期進行計算機病毒掃描，以及設置網絡安全預警，保證計算機的系統安全；另外，為了確保數據安全，檔案管理人員首先明確檔案信息的安全性，并對計算機進行防火墻設置，避免黑客進行信息盜用，并對保密性以及保護等級都較高的檔案信息運用不同的儲存方式進行多個備份，避免出現信息丟失后無法挽回的情況[2]。

3.4 進行預防和保護

應用風險的預防與保護，也是降低電子信息檔案風險發生的措施之一。尤其是安全防護，可以有效避免信息數據受外界因素的干擾和破壞，保證信息數據的安全性。因此在工作中，對于電子信息檔案管理出現的問題要及時改正，對于管理人員要嚴格選擇，并給予專業知識和技能的培訓，保證對電子信息工作有熟練的經驗和正確的認識。

3.5 制定相應的規章制度

通過完善相關制度建設，能夠提升管理的時效性，并且使員工參與到當前的管理建設中來，能夠為其發展提供更多的可能性，對于企業而言，加強相關制度的建設，能夠節省運營成本，并且就檔案管理而言，能夠使其更加規范化運營，對于電子化的電子檔案儲存，能夠有一定的指導和借鑒意義，通過頂層設計能夠明確責任分工，對于相關后續工作的開展來說，能夠提供更好的發展方向和發展思路。

4 結語

事業單位負責人在進行電子信息檔案的應用時，要有正確的風險意識，風險是客觀存在的，具有不確定性和危險性，因此要提高對風險的警覺性，將風險預防和電子信息檔案保護工作當做電子信息檔案管理的重中之重，積極完善電子信息檔案管理體系，引進最新的電子信息檔案技術，及時消除風險，這樣來提高電子信息檔案管理水平，做到有效規避風險和降低損失。