醫院檔案管理工作存在的問題及策略

張傳統

蘭陵縣中醫醫院 山東臨沂 277700

隨著社會科學技術的不斷發展，檔案在醫院管理的過程中具有及其重要的地位，醫院檔案能夠直觀的反應醫院的發展史、現狀以及核心優勢等，加強醫院檔案的管理工作，解決阻礙醫院檔案發展的問題對于促進醫院管理、決策的科學化水平具有重要的作用，本文通過分析加強醫院檔案管理工作的意義切入，分析當前醫院檔案管理工作存在的問題并且有針對性的提出解決措施。

1 加強醫院檔案管理工作的意義

醫院作為醫療實施、科研教學、藥品管理、衛生保健等其它活動的主要場所，在日常的工作過程中會產生數量巨大以及種類多樣的檔案資料，如何對這些檔案資料進行有效地整理、歸納并且發揮指導作用一直是檔案管理工作中的難點[1]。

傳統的檔案數據是依托于紙質文檔或文件存儲，在管理的過程中易受到數量巨大、數據類型雜亂等條件的限制，不利于檔案發揮作用。醫院檔案材料中包含醫療記錄、管理記錄、科研成果等資料，能夠為后續醫療工作開展提供保證，為醫護人員進行決策提供數據支持，因此采取科學的措施加強檔案管理工作的規范性能夠促進檔案進一步發揮價值。

2 當前醫院檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理人員的檔案管理意識較低

在醫院檔案管理工作的開展過程中，從上層管理者到基層管理實施人員未充分認識到檔案管理工作的重要性，缺乏檔案管理意識。上層管理者在日常工作的開展過程中受到傳統觀念和醫療制度的影響，認為治病救人是醫院的唯一主要職責，忽略了檔案的重要性，沒有對檔案管理工作作出正確的認識；在這個背景下具體實施檔案管理的人員必然也無法正確認識到檔案的重要性。這樣就導致了檔案管理工作的重視程度遠不及病歷管理等其它工作，阻礙醫院檔案管理工作的正常發展[1]。

2.2 檔案管理工作人員的專業程度較低

高水平的檔案管理工作必須要求工作人員的專業素質過硬，能夠對檔案管理工作進行科學有效地管理，這樣才能夠發揮出更大的作用，但是在大部分醫院中從事檔案管理的工作人員常由辦公室的人員兼職負責，甚至一些人是由原來醫護、技術崗位轉崗而來，這些人大部分并不具備檔案管理的專業知識，知識結構不合理，學歷普遍較低，再加之對檔案管理的認識不足，在實際的實施過程中僅僅是對檔案進行簡單的收集、儲存等，缺乏數據思維、技術思維和服務思維，沒有發揮檔案管理者的主動性，無法對檔案進行更深層次的分類、檢索、信息挖掘等。這種現狀導致了醫院檔案管理方式落后、工作效率低下，最終會阻礙醫院的正常發展。

2.3 檔案管理、使用效率較低

雖然部分醫院建立了檔案管理的制度體系，但是在對檔案實施有效的管理和利用方面還存在較大的不足，尤其是互聯網背景下醫院檔案管理工作的客體、存儲、使用等方式發生了巨大的變化，檔案管理工作的復雜程度提升，加之信息技術背景下醫院檔案的數量、冗雜程度都較之前有了很大的增加，因此對檔案管理工作提出了新的要求。傳統的檔案存儲大部分是以紙質檔案為主，存儲的數量有限，并且在使用檔案時難以快速、準確的找到相應材料，檔案之間難以建立內在聯系，不利于發揮檔案的價值。

3 解決醫院檔案管理問題的主要策略

3.1 提升檔案管理人員的檔案意識

要想提升整個醫院的檔案管理意識首先要由醫院主要領導帶頭，由上而下的普及檔案管理工作的重要價值，引起各層級醫院工作人員的重視；要將檔案管理納入管理人員培訓和日常考核的重要內容，做好檔案管理工作與醫院主要業務工作的同步規劃和同步設計。要將檔案管理的法律法規作為普及型知識在全醫院范圍內進行宣講，使所有的干部職工充分認識到檔案管理的重要性，尤其是加大對于檔案管理直接負責人員的思想教育，提升檔案管理的責任心[2]。

3.2 提升檔案管理人員的專業能力

當前由于部分醫院對于檔案管理工作的重視程度不夠，因此檔案管理人員大多沒有專業背景，隨著醫院的不斷發展，工作人員的綜合素質難以滿足檔案管理工作的新要求。提升檔案管理人員專業能力主要措施有：一是加強專業培訓，雖然部分檔案管理工作者具備一定的工作基礎，但是在信息化背景下檔案管理工作方式方法的變化較大，過去的經驗很難滿足新的需求，因此要針對工作中的流程重點、難點等進行專項培訓，注重在理論和實踐兩方面開展，另外要鼓勵工作人員加強自主學習；二是讓專業的檔案管理人員從事檔案管理工作，在招聘階段嚴格把握專業素質要求，提升招聘標準，注重對應試人員的綜合考量[3]。

3.3 著力提升管理效率

提升檔案管理效率主要有三方面措施，一是建立制度完善流程，完善的制度能夠對檔案管理者的工作以及檔案的用途加以規范，尤其是對檔案存儲、調用流程、檔案查閱審批等關鍵流程進行規范；二是加大檔案管理工作的創新力度，積極借鑒優秀的案例經驗，根據本單位的實際改善工作流程，優化管理模式；三是建立醫院的檔案信息管理系統，信息系統建設能夠提升檔案管理工作的效率、提升檔案材料的安全，改善檔案資源利用形式，提升利用頻率。

4 結語

目前醫院檔案管理工作中還存在著檔案管理人員缺乏檔案管理意識、從業者的專業素養低以及檔案利用率低等問題，著力提升檔案管理人員的檔案意識、從業者的專業素養以及管理效率就能發揮出醫院檔案的價值，促進醫院各項事業的健康發展。