醫(yī)院檔案管理工作存在的問題及策略

張傳統(tǒng)

蘭陵縣中醫(yī)醫(yī)院 山東臨沂 277700

隨著社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理的過程中具有及其重要的地位，醫(yī)院檔案能夠直觀的反應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展史、現(xiàn)狀以及核心優(yōu)勢等，加強(qiáng)醫(yī)院檔案的管理工作，解決阻礙醫(yī)院檔案發(fā)展的問題對于促進(jìn)醫(yī)院管理、決策的科學(xué)化水平具有重要的作用，本文通過分析加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的意義切入，分析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作存在的問題并且有針對性的提出解決措施。

1 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的意義

醫(yī)院作為醫(yī)療實(shí)施、科研教學(xué)、藥品管理、衛(wèi)生保健等其它活動的主要場所，在日常的工作過程中會產(chǎn)生數(shù)量巨大以及種類多樣的檔案資料，如何對這些檔案資料進(jìn)行有效地整理、歸納并且發(fā)揮指導(dǎo)作用一直是檔案管理工作中的難點(diǎn)[1]。

傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)是依托于紙質(zhì)文檔或文件存儲，在管理的過程中易受到數(shù)量巨大、數(shù)據(jù)類型雜亂等條件的限制，不利于檔案發(fā)揮作用。醫(yī)院檔案材料中包含醫(yī)療記錄、管理記錄、科研成果等資料，能夠?yàn)楹罄m(xù)醫(yī)療工作開展提供保證，為醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行決策提供數(shù)據(jù)支持，因此采取科學(xué)的措施加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范性能夠促進(jìn)檔案進(jìn)一步發(fā)揮價值。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理人員的檔案管理意識較低

在醫(yī)院檔案管理工作的開展過程中，從上層管理者到基層管理實(shí)施人員未充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，缺乏檔案管理意識。上層管理者在日常工作的開展過程中受到傳統(tǒng)觀念和醫(yī)療制度的影響，認(rèn)為治病救人是醫(yī)院的唯一主要職責(zé)，忽略了檔案的重要性，沒有對檔案管理工作作出正確的認(rèn)識；在這個背景下具體實(shí)施檔案管理的人員必然也無法正確認(rèn)識到檔案的重要性。這樣就導(dǎo)致了檔案管理工作的重視程度遠(yuǎn)不及病歷管理等其它工作，阻礙醫(yī)院檔案管理工作的正常發(fā)展[1]。

2.2 檔案管理工作人員的專業(yè)程度較低

高水平的檔案管理工作必須要求工作人員的專業(yè)素質(zhì)過硬，能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行科學(xué)有效地管理，這樣才能夠發(fā)揮出更大的作用，但是在大部分醫(yī)院中從事檔案管理的工作人員常由辦公室的人員兼職負(fù)責(zé)，甚至一些人是由原來醫(yī)護(hù)、技術(shù)崗位轉(zhuǎn)崗而來，這些人大部分并不具備檔案管理的專業(yè)知識，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍較低，再加之對檔案管理的認(rèn)識不足，在實(shí)際的實(shí)施過程中僅僅是對檔案進(jìn)行簡單的收集、儲存等，缺乏數(shù)據(jù)思維、技術(shù)思維和服務(wù)思維，沒有發(fā)揮檔案管理者的主動性，無法對檔案進(jìn)行更深層次的分類、檢索、信息挖掘等。這種現(xiàn)狀導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理方式落后、工作效率低下，最終會阻礙醫(yī)院的正常發(fā)展。

2.3 檔案管理、使用效率較低

雖然部分醫(yī)院建立了檔案管理的制度體系，但是在對檔案實(shí)施有效的管理和利用方面還存在較大的不足，尤其是互聯(lián)網(wǎng)背景下醫(yī)院檔案管理工作的客體、存儲、使用等方式發(fā)生了巨大的變化，檔案管理工作的復(fù)雜程度提升，加之信息技術(shù)背景下醫(yī)院檔案的數(shù)量、冗雜程度都較之前有了很大的增加，因此對檔案管理工作提出了新的要求。傳統(tǒng)的檔案存儲大部分是以紙質(zhì)檔案為主，存儲的數(shù)量有限，并且在使用檔案時難以快速、準(zhǔn)確的找到相應(yīng)材料，檔案之間難以建立內(nèi)在聯(lián)系，不利于發(fā)揮檔案的價值。

3 解決醫(yī)院檔案管理問題的主要策略

3.1 提升檔案管理人員的檔案意識

要想提升整個醫(yī)院的檔案管理意識首先要由醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)帶頭，由上而下的普及檔案管理工作的重要價值，引起各層級醫(yī)院工作人員的重視；要將檔案管理納入管理人員培訓(xùn)和日常考核的重要內(nèi)容，做好檔案管理工作與醫(yī)院主要業(yè)務(wù)工作的同步規(guī)劃和同步設(shè)計。要將檔案管理的法律法規(guī)作為普及型知識在全醫(yī)院范圍內(nèi)進(jìn)行宣講，使所有的干部職工充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，尤其是加大對于檔案管理直接負(fù)責(zé)人員的思想教育，提升檔案管理的責(zé)任心[2]。

3.2 提升檔案管理人員的專業(yè)能力

當(dāng)前由于部分醫(yī)院對于檔案管理工作的重視程度不夠，因此檔案管理人員大多沒有專業(yè)背景，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，工作人員的綜合素質(zhì)難以滿足檔案管理工作的新要求。提升檔案管理人員專業(yè)能力主要措施有：一是加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，雖然部分檔案管理工作者具備一定的工作基礎(chǔ)，但是在信息化背景下檔案管理工作方式方法的變化較大，過去的經(jīng)驗(yàn)很難滿足新的需求，因此要針對工作中的流程重點(diǎn)、難點(diǎn)等進(jìn)行專項培訓(xùn)，注重在理論和實(shí)踐兩方面開展，另外要鼓勵工作人員加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)；二是讓專業(yè)的檔案管理人員從事檔案管理工作，在招聘階段嚴(yán)格把握專業(yè)素質(zhì)要求，提升招聘標(biāo)準(zhǔn)，注重對應(yīng)試人員的綜合考量[3]。

3.3 著力提升管理效率

提升檔案管理效率主要有三方面措施，一是建立制度完善流程，完善的制度能夠?qū)n案管理者的工作以及檔案的用途加以規(guī)范，尤其是對檔案存儲、調(diào)用流程、檔案查閱審批等關(guān)鍵流程進(jìn)行規(guī)范；二是加大檔案管理工作的創(chuàng)新力度，積極借鑒優(yōu)秀的案例經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)本單位的實(shí)際改善工作流程，優(yōu)化管理模式；三是建立醫(yī)院的檔案信息管理系統(tǒng)，信息系統(tǒng)建設(shè)能夠提升檔案管理工作的效率、提升檔案材料的安全，改善檔案資源利用形式，提升利用頻率。

4 結(jié)語

目前醫(yī)院檔案管理工作中還存在著檔案管理人員缺乏檔案管理意識、從業(yè)者的專業(yè)素養(yǎng)低以及檔案利用率低等問題，著力提升檔案管理人員的檔案意識、從業(yè)者的專業(yè)素養(yǎng)以及管理效率就能發(fā)揮出醫(yī)院檔案的價值，促進(jìn)醫(yī)院各項事業(yè)的健康發(fā)展。