新時代背景下檔案管理面臨的問題及改進措施

張慧利

濟寧職業技術學院 山東濟寧 272037

目前，我國檔案管理工作在新時期背景下出現了巨大變化，呈現出檔案資源數據日益豐富、檔案信息愈加多元化的特征，加之計算機技術、網絡技術的快速發展，傳統的檔案管理工作理念、方式、方法、管理制度逐漸暴露出越來越多的問題，難以順應新時期的發展需求。在此形勢下，改革創新檔案管理工作刻不容緩。

1 新時代背景下檔案管理面臨的問題

1.1 檔案管理理念缺陷

在現階段企事業單位管理過程中，對檔案管理工作缺乏認識、思考和探索。許多企事業單位不能正確認識到檔案的價值以及檔案管理對生產經營的重要性，沒有把檔案管理列為單位管理的重要內容之一，沒有專門的檔案管理機構，沒有明確的檔案管理計劃，沒有配備基礎的硬件設施，這導致檔案管理在思想上和工作上缺乏必要的引導、支持和幫助，影響了檔案的有效管理，嚴重限制了檔案發揮其獨特的價值和作用。

1.2 管理制度問題

制度是任何一項工作標準化發展的必備依據，檔案管理也不例外。然而，在實際情況中，我國大部分企事業單位普遍處于欠缺制度保障的局面，其中的突出不足有以下兩點：第一，尚未明確分配各項檔案管理任務，經常存在一人同時兼顧多項檔案管理工作的情況，此外也容易出現工作人員冗雜、部門閑職過多、人力資源浪費嚴重等問題[1]。第二，尚未明確績效考核機制，觀察我國各地檔案管理工作現狀不難發現，管理流于形式的現象非常嚴重，究其原因主要是績效考核機制的缺失所致，工作人員責任心薄弱，工作不積極，檔案管理過于追求面子化工程，降低了工作質量，難以體現檔案資源的社會價值。

1.3 檔案管理信息化水平不高

信息化的管理，是當前各個領域管理工作發展的大勢所趨，檔案管理亦是如此。但是當前的檔案管理工作依然存在信息化水平不高的情況，這是無法否認的問題。特別是鎮級企事業單位的檔案管理工作，受經費等各個方面因素的局限，檔案管理的信息化程度依然不高，雖然部分鄉鎮地區已經陸續開展了電子檔案管理體系的建設工作，但是因原有的紙質檔案數量過多，電子檔案的建檔標準不統一、管理程序也不夠規范，所以數字化檔案的整理記錄面臨難關，特別是因缺少統一的、專業化的信息化檔案管理平臺，加之信息化檔案的共享，很容易出現安全隱患。

2 新時代背景下檔案管理改進措施

2.1 樹立先進的檔案管理理念

在社會發展的新的時期，為確保企事業單位在檔案管理工作中的創新性水平，企事業單位檔案管理工作首先需要改變檔案舊觀念，確立改革、開放、整合、融合的檔案發展新理念。第一，要提高管理人員和普通員工對檔案管理的重視程度，重視檔案資源建設工作，樹立“大檔案”觀念，科學整合檔案信息資源。第二，要轉變以往的“重視收藏、忽視使用”的觀念，檔案管理工作不僅需要注重檔案資料的收納整理工作，還要重視檔案資源開發工作，找準檔案工作服務公司發展的切入點、結合點，將檔案資料提供給生產部門與其他部門，全面提升檔案資料的利用率，確保單位各方面工作的有效實施[2]。第三，檔案管理人員應當樹立創新性管理理念，在實際工作中要勤于思考，不能只局限于以往的工作理念，應當多思考怎樣能夠對檔案管理方法、思路與措施進行創新，爭取突破單位原有的檔案管理內容和體制，全面增強單位檔案管理創新效果。

2.2 構建完善的管理體系

針對目前檔案管理呈現出來的不正之風，各地企事業單位要盡快完善檔案管理體系，制定與本機構工作實際情況相符，貫徹落實了國家相關法律法規要求以及政府政策方針的檔案管理規章制度規范，讓檔案管理工作健康有序發展，真正解決檔案管理的混亂局面，切實發揮管理制度的保障作用。通過制度的制定和執行，堵住檔案管理工作紕漏，降低檔案管理過程風險與安全隱患，實行合理的獎懲機制、績效考核機制，做到有功及時賞，有錯嚴肅罰，體現規章制度具有的約束與激勵雙重功能，令檔案管理工作的進步和發展始終建立在公正公平基礎原則上，保持檔案管理長久活力，調動工作人員責任心與工作激情。

2.3 加快檔案管理信息化建設

檔案的信息化建設是必然需求，隨著時代的發展，企事業單位的檔案存儲量越來越大，資料的類型愈發復雜，內容更多，原有的紙質檔案也需要陸續錄入信息化平臺，為了實現信息化管理的目標，提升信息化水平，做好檔案管理體系的信息化建設，必須要借助網絡信息技術的便捷、精準等優勢，結合自動化辦公系統、電子政務系統等等，形成更加完整的管理體系[3]。特別是要重點關注檔案資料的同步，紙質檔案的錄入雖然需要一定的時間，但是利用掃描技術等能夠迅速提取檔案信息的技術，能夠一定程度加快紙質檔案錄入的進度。

3 結語

綜上所述，企事業單位的檔案管理方式不可能一成不變，需充分結合時代的發展變化。所以對于企事業單位而言，需要積極轉變態度，進而能夠在根本上將以往粗放式的檔案管理方式，為企事業單位未來的發展奠定更好的發展基礎。