淺談煙草企業(yè)如何加強(qiáng)招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理

張睿盈

江西省煙草公司吉安市公司 江西吉安 343009

競(jìng)價(jià)投標(biāo)體現(xiàn)了公平、公開(kāi)和公正的特點(diǎn)，是從眾多潛在投標(biāo)人中選擇最佳投標(biāo)人的有效途徑。在投標(biāo)過(guò)程中，投標(biāo)人可以通過(guò)預(yù)先宣布的方法和程序收集最多的投標(biāo)人參加最激烈的競(jìng)爭(zhēng)，因此投標(biāo)人可以以最合適的價(jià)格選擇所需的項(xiàng)目，從而可以獲得更完整的出價(jià)。因此，越來(lái)越多的公司正在采用這種采購(gòu)方式，這已成為煙草業(yè)物流服務(wù)的主要形式[1]。

1 煙草企業(yè)招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

1.1 招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

在煙草企業(yè)招標(biāo)采購(gòu)的過(guò)程中還容易出現(xiàn)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。這主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一就是投標(biāo)人供給煙草企業(yè)的商品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，這樣會(huì)直接給企業(yè)經(jīng)濟(jì)造成損失。第二就是投標(biāo)人員經(jīng)過(guò)使用低價(jià)方式投標(biāo)之后，通過(guò)降低施工質(zhì)量來(lái)控制成本，導(dǎo)致招標(biāo)采購(gòu)的企業(yè)本身蒙受損失。

1.2 不合理的招標(biāo)采購(gòu)流程

煙草公司的招標(biāo)采購(gòu)環(huán)節(jié)是非常復(fù)雜的，因?yàn)樗?jīng)歷很多階段才能達(dá)到這一目的。隨著投標(biāo)人數(shù)量的增加，投標(biāo)和采購(gòu)過(guò)程變得更加復(fù)雜。在這種情況下，更難以使投標(biāo)和采購(gòu)更有效率和準(zhǔn)確性。招標(biāo)和采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)之間有著密切的關(guān)系。如果投標(biāo)和采購(gòu)過(guò)程不合理，則某些環(huán)節(jié)可能會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，從而間接影響其他環(huán)節(jié)的運(yùn)行，并顯著提高投標(biāo)和采購(gòu)過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)。大多數(shù)建筑單位也是非常重視投標(biāo)和采購(gòu)，但是對(duì)于具體的流程確實(shí)很少關(guān)注。因此這種情況通常會(huì)發(fā)生不合理和不完整的情況，導(dǎo)致無(wú)法完全滿足相關(guān)過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)和要求。事實(shí)證明，毫無(wú)根據(jù)的招標(biāo)和采購(gòu)過(guò)程是當(dāng)前存在的重要問(wèn)題，并且是導(dǎo)致招標(biāo)和采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的重要誘因。

2 煙草企業(yè)招標(biāo)采購(gòu)的有效控制措施

2.1 完善組織架構(gòu)，確保招標(biāo)順利進(jìn)行

該公司已經(jīng)成立了一個(gè)委員會(huì)來(lái)控制材料、工程和服務(wù)的采購(gòu)。該委員會(huì)包括公司的所有高管，相關(guān)部門的關(guān)鍵人物以及員工代表。制定了“材料，工程和服務(wù)管理委員會(huì)的工作規(guī)則”和“材料，工程和服務(wù)管理委員會(huì)的實(shí)施內(nèi)容”。采購(gòu)管理委員會(huì)是主要的投標(biāo)小組，負(fù)責(zé)審查公司的投標(biāo)項(xiàng)目創(chuàng)建，采購(gòu)方法和重大項(xiàng)目的投標(biāo)計(jì)劃。審查并批準(zhǔn)“集中采購(gòu)目錄”。解決重大采購(gòu)糾紛，消除違規(guī)行為等。

公司已經(jīng)建立了一個(gè)由負(fù)責(zé)紀(jì)律和監(jiān)督，在招標(biāo)過(guò)程中可以監(jiān)管采購(gòu)是否符合法律要求，保證招標(biāo)順利進(jìn)行。保證法規(guī)和公平性方面的法規(guī)遵從情況。相關(guān)部門要對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行再次審核，審核結(jié)果合格才能夠使招標(biāo)結(jié)果有效。

2.2 在招標(biāo)過(guò)程中適當(dāng)防范法律風(fēng)險(xiǎn)，提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

選擇專業(yè)的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)是明智的。公司正在逐步評(píng)估招標(biāo)和采購(gòu)業(yè)務(wù)。但是，無(wú)論從專業(yè)還是從監(jiān)管的角度來(lái)看，招標(biāo)和采購(gòu)都面臨一些挑戰(zhàn)。沒(méi)有足夠的專業(yè)人才，公司必須利用外部力量進(jìn)行競(jìng)標(biāo)和采購(gòu)。選擇具有強(qiáng)大業(yè)務(wù)能力和豐富經(jīng)驗(yàn)的投標(biāo)機(jī)構(gòu)是降低和管理投標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)的前提。

在準(zhǔn)備投標(biāo)文件時(shí)，招標(biāo)人一定要檢查仔細(xì)，不可遺漏各種細(xì)節(jié)，因?yàn)檫@關(guān)系到后續(xù)的公司利潤(rùn)。如果檢查不仔細(xì)，就會(huì)造成公司大量損失。不僅如此，準(zhǔn)備投標(biāo)文件一定要有水平，不可過(guò)于隨意，否則在投標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)就會(huì)鬧成笑話，影響公司形象。再有就是，制造商都應(yīng)注意以下問(wèn)題：招標(biāo)文件要合理，內(nèi)容最好要詳細(xì)。招標(biāo)文件要符合法律的規(guī)定，才能獲得法律的保護(hù)。政府或行業(yè)特定的法規(guī)（例如投標(biāo)法和投標(biāo)法）旨在最大限度地提高公司利潤(rùn)。

培訓(xùn)投標(biāo)管理人員和投標(biāo)評(píng)估員，以改善標(biāo)準(zhǔn)化的投標(biāo)評(píng)估過(guò)程管理。投標(biāo)管理者系統(tǒng)地審查投標(biāo)法律法規(guī)，參加政府投標(biāo)人專家審查，參加各種促銷和教育活動(dòng)，并保持投標(biāo)人員的業(yè)務(wù)技能和法律意識(shí)。建議改進(jìn)和加強(qiáng)培訓(xùn)。專業(yè)培訓(xùn)以評(píng)估建議。這是因?yàn)樘岚傅脑u(píng)估者不僅需要廣泛的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，而且還需要遵守法律，承諾，客觀和公正的良好行為[2]。

2.3 招標(biāo)文件范本標(biāo)準(zhǔn)化

招標(biāo)文件具有法律性質(zhì)，是投標(biāo)人準(zhǔn)備招標(biāo)文件并由投標(biāo)評(píng)估委員會(huì)評(píng)估的主要依據(jù)。招標(biāo)文件的制作水平?jīng)Q定了招標(biāo)和采購(gòu)活動(dòng)的成敗。創(chuàng)建投標(biāo)文件時(shí)，無(wú)論投標(biāo)文件是否標(biāo)準(zhǔn)化，詳細(xì)且準(zhǔn)確，制造商都應(yīng)注意以下問(wèn)題：招標(biāo)文件的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)必須符合適用的法律法規(guī)。必須明確說(shuō)明投標(biāo)人必須具備的資格。投標(biāo)評(píng)估方法應(yīng)基于項(xiàng)目的特征。依據(jù)政府或行業(yè)特定的法規(guī)（例如投標(biāo)法），最大限度地提高公司利潤(rùn)。

2.4 采購(gòu)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況選擇采購(gòu)方式

采購(gòu)方法的適用性與采購(gòu)項(xiàng)目的順利實(shí)施有關(guān)。執(zhí)行部門必須將公開(kāi)招標(biāo)作為《煙草商業(yè)采購(gòu)法規(guī)》的主要采購(gòu)方法，但必須根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)際情況選擇其余四種采購(gòu)方法之一。實(shí)際上，我認(rèn)為可以通過(guò)綜合考慮購(gòu)買價(jià)格的大小，購(gòu)買的緊迫性和潛在的市場(chǎng)參與者來(lái)決定選擇哪種購(gòu)買方式。公開(kāi)招標(biāo)是耗時(shí)，昂貴且多樣化的，但是對(duì)于高購(gòu)置項(xiàng)目，通常會(huì)超過(guò)15 萬(wàn)元人民幣。如果我們只有一個(gè)供應(yīng)商，則需要使用公共采購(gòu)方法來(lái)增加公共資金，采購(gòu)監(jiān)督。招標(biāo)時(shí)間短，無(wú)憂且成本低。如果我們的資金預(yù)算較少且競(jìng)標(biāo)者很少，則可以選擇邀請(qǐng)的采購(gòu)方式。但是，在選擇投標(biāo)人時(shí)，我們需要注意如何選擇以及如何進(jìn)行。我們鼓勵(lì)擴(kuò)大候選人池并邀請(qǐng)參賽者，或直接邀請(qǐng)所有合格的潛在參賽者。這樣一來(lái)就可以節(jié)省時(shí)間，更加有效率的選擇最合適的投標(biāo)人。如果我們沒(méi)有主題的特定術(shù)語(yǔ)或總成本，則可以使用競(jìng)爭(zhēng)性采購(gòu)方法。在競(jìng)爭(zhēng)性談判中，我們需要注意談判的技巧，深度和范圍，避免判斷，忽略“談判”并選擇最合適的投標(biāo)人[3]。

3 結(jié)語(yǔ)

煙草公司通過(guò)投標(biāo)采購(gòu)看到了節(jié)省成本和提高效率的好處，提高投標(biāo)采購(gòu)的效率和效力是煙草公司的新目標(biāo)。這是一項(xiàng)系統(tǒng)性的任務(wù)，但是由于缺乏研究時(shí)間以及我的學(xué)術(shù)水平有限而無(wú)法進(jìn)行所有協(xié)作的結(jié)果。