方琳娜

（淮北礦業(yè)股份有限公司，安徽 淮北 235000）

一、引言

當前信息技術、智能化、云計算等先進技術手段的興起普及為財務共享模式的運行發(fā)展提供了有力保障。由于費用報銷業(yè)務的工作任務較重且核算占比較大，其審核過程較為復雜，阻礙了現(xiàn)代企業(yè)財務管理工作效率和水平的提升，所以，只有進一步優(yōu)化財務報銷開展質量，才能提高企業(yè)的財務管理效率及水平，進而實現(xiàn)企業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展。

二、財務共享服務下企業(yè)費用報銷管理的相關理論

（一）財務共享模式

財務共享模式下，企業(yè)財務數(shù)據(jù)信息優(yōu)化特征顯著，進而為提升管理層決策活動提供有力保障。作為資金流動的重要流程，報銷流程的有序運行有助于企業(yè)優(yōu)化完善業(yè)務流程、提高管理水平。財務共享模式運行背景下，報銷工作的操作流程愈發(fā)完善，在最大限度地提高財務管控工作質量的同時，降低財務管控成本，有助于更為規(guī)范化、嚴謹化地開展財務報銷工作［1］。

（二）費用報銷管理系統(tǒng)

從業(yè)務實行方面而言，報銷系統(tǒng)具有更加便捷、高效的操作運行特征。同時有助于工作人員實時反饋上交報銷申請單據(jù)，而對于領導層而言，更是能夠打破固有壁壘及局限，及時進行審批，在制單人填制完成報銷單據(jù)后，由基層單位業(yè)務領導及分管財務領導進行審批，之后交由財務共享中心統(tǒng)一稽核。從財務管控方面而言，費用報銷管理系統(tǒng)在處理會計工作的同時，有效實現(xiàn)了財務管控的目標。

（三）財務共享模式下費用報銷管理目標

1.打破固有壁壘。確保企業(yè)系統(tǒng)中各板塊在獨立運行的狀態(tài)下，與企業(yè)子公司的多個系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)對接工作，從而保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)慕y(tǒng)一化模式，保持相應口徑的一致性，再展開對比研究。同時，進一步規(guī)范業(yè)務處理流程，為后續(xù)數(shù)據(jù)分析工作提供更為精確的數(shù)據(jù)基礎。

2.保障費用報銷的透明度。工作人員能夠在相應平臺中瀏覽到費用報銷的相應制度內容，實時跟進查閱報銷工作進度，企業(yè)管理層也能夠查閱到更加全面的報銷工作信息，進一步提高企業(yè)管理水平及效率。

3.系統(tǒng)對接。企業(yè)將信息系統(tǒng)與稅務系統(tǒng)進行連接，從而對報銷單據(jù)影像中的發(fā)票進行系統(tǒng)識別，在將識別后的內容與企業(yè)稅務系統(tǒng)的內容展開對比分析。

4.嚴格管控資金預算。針對企業(yè)資金預算進行嚴格管控，確保企業(yè)內部不存在超預算支付行為的發(fā)生。例如，企業(yè)差旅費會有住宿費、補助等管理規(guī)定進行管理，而通信費表單則根據(jù)具體級別、單位等因素具有相應的管控額度。

三、財務共享服務下企業(yè)費用報銷管理存在的問題

（一）信息系統(tǒng)的不妥善

信息系統(tǒng)沒有真正實現(xiàn)初步期望，進而造成后期引進共享理念后財務需求與預期需求差異較大。加之信息系統(tǒng)與企業(yè)其他業(yè)務系統(tǒng)之間對接工作有待完善，造成業(yè)務與財務之間未實現(xiàn)貫通，數(shù)據(jù)無法共享。另外，信息系統(tǒng)的安全管理工作落實不到位，缺乏正確的安全隱患意識，這種工作模式極易引發(fā)信息泄露，而共享中心中所儲存的信息包含了企業(yè)整體的基礎財務數(shù)據(jù)，一旦發(fā)生泄露危機，則會引發(fā)極為嚴重的財務風險，甚至會誘發(fā)破產風險［2］。

（二）財務人才緊缺、高級財務人員極易流失

財務共享中心成立初期，企業(yè)對現(xiàn)有財務人員不夠重視，導致企業(yè)多數(shù)財務人員對這種全新財務工作模式存在抵觸心理。該機構的成立無疑會對部分會計工作產生影響，造成該工作崗位的員工喪失發(fā)展途徑，企業(yè)未對此進行及時正確的引導和幫助，造成財務共享中心成立初期出現(xiàn)大批人員離職的情況。對于費用報銷工作而言，在該中心成立后，費用報銷工作的開展對人力需求有所降低，甚至僅需3—5人即可完成大型集團企業(yè)的相關工作。另外，原有分支機構中均有相應的費用及資金會計人員，在成立共享中心后，重疊現(xiàn)象嚴重，進而出現(xiàn)大批原有員工離職現(xiàn)象，這些工作人員原本是后續(xù)高級管理人才的儲備力量。

（三）存在不實報銷、報銷不合理現(xiàn)象

受到報銷流程及監(jiān)管工作等內容的影響，與實際情況脫節(jié)的報銷現(xiàn)象普遍存在。例如，部分工作人員利用企業(yè)名義私自支出假借單據(jù)進行報銷，甚至出現(xiàn)毫無支出的報銷行為。另外，部分工作人員沒有使用正規(guī)發(fā)票，采取其他不符合規(guī)定的發(fā)票完成申報。一旦企業(yè)審批流程出現(xiàn)復雜化、不完善的情況，則無法保障每一環(huán)節(jié)監(jiān)管工作落實到位，這無疑助長了該類行為的發(fā)生。

四、財務共享服務下企業(yè)費用報銷管理的優(yōu)化措施

（一）重新整合信息系統(tǒng)

財務共享中心作為企業(yè)的重要機構，加大對其的技術支持力度才能維持該機構的穩(wěn)定運行，打破各系統(tǒng)之間的壁壘是企業(yè)真正實現(xiàn)共享的核心所在。例如，某信息技術企業(yè)需盡快達成與上海某信息技術股份有限公司的合作，開展后續(xù)工作。該企業(yè)通過運用先進模型改善集成技術成功實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接工作，將企業(yè)各系統(tǒng)集中于信息化平臺中，幫助企業(yè)及時實現(xiàn)共享化目標，真正激活企業(yè)稅務、預算管理等板塊內容，實現(xiàn)一體化模式，打破各部門的壁壘，提升財務信息的傳遞效率，從而提高整體工作水平及效率，實現(xiàn)財務共享［3］。

在財務共享中心的需求收集環(huán)節(jié)中，實際需求的調研工作是首要任務，同時后續(xù)業(yè)務系統(tǒng)與費用報銷環(huán)節(jié)的對接需落實到位。例如，從結算系統(tǒng)的安全視角著手，銀行制定的銀企互聯(lián)系統(tǒng)有助于開展落實AP 系統(tǒng)數(shù)據(jù)與銀行系統(tǒng)的對接工作，保持支付數(shù)據(jù)與銀行規(guī)定模式的一致性，實現(xiàn)對賬支付模式。關于權限管理，可以通過融合影像管理系統(tǒng)與電子報銷模式完成后續(xù)工作。

（二）科學合理安排財務人員職位

1.合理分配財務共享中心工作人員。按照財務共享中心建立后的人才實際需求和預測的機構規(guī)模，合理設置各項職位。可安排就職時間短、學習能力強的年輕員工負責財務共享中心的基礎工作內容，該項工作操作性強、標準需求高；可以讓就職時間長、工作經驗豐富的員工負責審核類別的工作內容；對于曾經擔任管理層的人員，通過正確的交流引導，進行職能轉變，可以負責成本管控、預算管理等板塊工作。只有組建更為專業(yè)、合理的隊伍，才能充分發(fā)揮出財務的效用及價值所在。

2.財務冗余員工實行轉崗。可以鼓勵學習效率高的工作人員主動進行轉崗，進入更適合、需求性更強的職位。部分會計人員可以轉崗到業(yè)務活動，結合自身具備的財務知識結構高效開展業(yè)務活動。收入會計人員可負責業(yè)務的銷售工作，能夠更加清晰地判斷產品利潤，結合各項因素的利潤差，制定出更具價值的銷售計劃。成本會計人員可以進入生產部分，通過了解掌握該環(huán)節(jié)的工作流程，從根源處落實成本管控工作［4］。

（三）嚴格遏制不實報銷現(xiàn)象

在實際開展審核與審閱的環(huán)節(jié)中，應當保證基礎依據(jù)報銷憑證內容的真實性、精確性，對于企業(yè)各項目所產生的具體環(huán)節(jié)經費展開細致、全面性的檢驗，如住宿費用、差旅費用等，有效規(guī)避報銷缺乏真實性的問題。另外，進一步加強報銷監(jiān)管工作質量，采取多種有效手段達到提升企業(yè)實際效益的目的，進而推動企業(yè)實現(xiàn)良性發(fā)展。

（四）健全優(yōu)化資金預算流程

企業(yè)預算管理部門需要與共享中心共同開展預算數(shù)據(jù)及執(zhí)行數(shù)據(jù)的收集、把控工作，實時監(jiān)管資金集中支付計劃的執(zhí)行進度，將預算管理具體到各部門及個人，在最終產生的預算數(shù)據(jù)儲存在預算部門收支系統(tǒng)之前，交于企業(yè)業(yè)務、財務部門負責人共同檢查、簽字確認。同時，企業(yè)需要按照大額資金管理要求，構建審批機制，以及貨幣資金聯(lián)簽機制，進一步優(yōu)化升級相應的系統(tǒng)，成立專項的定期資金預算系統(tǒng)，主要對基期預算與費用系統(tǒng)進行對比分析，指出其中偏差，在每月末出示預算執(zhí)行的具體情況，并且制作成報告。

五、結語

企業(yè)通過融合費用報銷管理工作與財務共享模式，在進一步優(yōu)化財務控制及成本管控工作實施效果的同時，促進企業(yè)經營發(fā)展模式更為高效。在后續(xù)經營過程中，財務共享理念將作為企業(yè)內部管理的重點內容進行落實，從而推動企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標。