工程檔案管理存在的挑戰(zhàn)和對策

邵晨紅

郟縣水利局 河南平頂山 467100

1 工程檔案管理中現(xiàn)存的問題分析

（1）檔案管理人員管理意識薄弱。在水利工程從開始規(guī)劃、設(shè)計到施工，再到最終的竣工驗收，這個過程中要產(chǎn)生大量的檔案資料。而檔案管理人員在這個過程中并沒有及時對檔案資料進行整理分類歸檔，主要是根據(jù)工程的進展情況準(zhǔn)備當(dāng)前需要的資料，而這種情況容易導(dǎo)致工程資料出現(xiàn)丟失、遺漏，由于資料的缺失對很多信息無處查詢，無法做到對問題的有效追溯。還有在使用檔案資料時，并沒有做好詳細記錄也沒有相關(guān)的管理制度，導(dǎo)致工程資料在使用中出現(xiàn)丟失以及缺損的情況，這樣就無法確保檔案的完整性[1]。另外，工程竣工交付后，管理人員往往以為這個工程已經(jīng)徹底結(jié)束了，從而忽視對其工程資料的整理歸檔，最終導(dǎo)致工程資料的不健全。給后期的資料查詢以及工程維護帶來了很多困擾。

（2）工程檔案管理制度不完善以及落實不到位。我國的水利工程建設(shè)雖然發(fā)展迅速，但是由于不同企業(yè)之間的水平以及管理制度的差異，很多規(guī)模比較小的施工企業(yè)的在檔案管理中還是存在非常多的問題。這些小的施工企業(yè)往往更加重視企業(yè)的經(jīng)濟效益，而忽視了對制度的建立和健全，沒有制定完善的檔案管理制度，檔案資料管理過程中隨意性很大，資料管理人員流動性大，同時沒有完善的借閱或者使用的制度和流程，往往在這個過程中容易造成資料的丟失。而且隨著工程規(guī)模的不斷擴大，檔案資料的種類也越來越多，如果沒有系統(tǒng)的檔案管理制度做保障，很難使工程檔案資料管理工作真正落到實處。

（3）工程檔案資料缺乏真實性和有效性。由于施工單位工作人員流動性大，管理制度不夠健全，檔案監(jiān)管不到位，相應(yīng)責(zé)任不落實，文件形成、流轉(zhuǎn)、整理、歸檔等環(huán)節(jié)缺乏規(guī)范化、制度化管理，導(dǎo)致歸檔文件類型格式不統(tǒng)一、簽署不全、原始數(shù)據(jù)的采集與記錄難以滿足后續(xù)利用等問題，工程檔案資料不能夠及時反映施工真實情況，檔案資料與真實情況脫節(jié)[2]。另外還有一種現(xiàn)象也非常普遍，那就是在工程進展過程中大多數(shù)的資料都需要相關(guān)的負責(zé)人簽字確認或者審批，但是在實際的工程中往往由于負責(zé)人不在或者企業(yè)為了方便起見隨意找人代簽，而這種情況會降低工程檔案資料的真實性和合法性。

2 優(yōu)化工程檔案管理的對策分析

2.1 實現(xiàn)檔案管理工作有序性開展

首先，在合同簽訂環(huán)節(jié)，建設(shè)單位與施工單位必須要保證合同內(nèi)容中檔案資料交付相關(guān)條例，對檔案交付的時間、責(zé)任人等進行明確規(guī)定，業(yè)主單位要求施工方必須要嚴格遵循合同內(nèi)容。其次，建立由現(xiàn)場管理機構(gòu)為主導(dǎo)的和由參建各方組成的工程項目檔案業(yè)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)，并在業(yè)主單位后方檔案部門的監(jiān)督指導(dǎo)下，歸口管理和實施統(tǒng)一的檔案管理制度及業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。最后，在工程項目完工以后，項目責(zé)任人要依據(jù)合同規(guī)定和當(dāng)?shù)匾?guī)范要求，對各項檔案資料進行整理、分類和歸檔，并在約定時間內(nèi)提交給相關(guān)部門。此外，企業(yè)還要健全檔案管理自渡，從檔案收集、組卷、分類、整理、管理、歸檔、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)入手，完善管理制度與行為規(guī)范，并落實崗位責(zé)任制，提升檔案管理工作的法制化和嚴肅性。

2.2 完善檔案管理保障機制

要加強檔案管理安全場所建設(shè)，并提供相應(yīng)的硬件設(shè)備，避免檔案管理風(fēng)險。具體來說，紙質(zhì)檔案管理場所選擇要注意避開地勢位置過高或過低的地方，選擇溫度與濕度適宜的場所；而電子檔案管理則需要投入充足的資金和人力，定期做好系統(tǒng)設(shè)備維護工作，尤其要注意系統(tǒng)安全防護，減少信息盜取或信息篡改等風(fēng)險。業(yè)主單位應(yīng)提供專門的、相對獨立的辦公場所，安排專人負責(zé)協(xié)助做好檔案數(shù)字化過程中的提檔、登記、拆卷、頁面修整、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、驗收等，尤其是要做好數(shù)字化過程中檔案出入庫房管理，防止檔案丟失、信息泄露等。主要負責(zé)其合同項目業(yè)務(wù)范圍內(nèi)形成的各種載體的項目文件收集、整理，并經(jīng)現(xiàn)場管理機構(gòu)主管部門審核確認后，向現(xiàn)場管理機構(gòu)檔案部門移交歸檔。參加項目檔案各階段驗收和專項預(yù)驗收以及正式驗收工作，提交項目檔案自檢報告。此外，企業(yè)也可以建設(shè)庫房管理體系，利用信息技術(shù)功能實現(xiàn)對各項檔案數(shù)據(jù)的盤查，及時發(fā)現(xiàn)受損文檔，并做好更替、維護及備份工作，為檔案資料管理提供基礎(chǔ)設(shè)施保障[3]。

2.3 確保檔案完整性與歸檔及時性

要想強化對工程檔案全過程的監(jiān)管，并提升歸檔及時性，企業(yè)可以從項目驗收、工程督查、檔案入庫這三個環(huán)節(jié)開展管理活動。具體來說，首先，企業(yè)需要將工程項目驗收階段作為檔案管理的重點環(huán)節(jié)，在每一次階段性驗收環(huán)節(jié)都要充分把握機會，對檔案內(nèi)容進行重復(fù)檢閱，做好查缺補漏工作，為工程檔案轉(zhuǎn)向驗收做好準(zhǔn)備。其次，工程監(jiān)督檢查也是檔案資料監(jiān)管的重要契機，在這一環(huán)節(jié)，檔案管理人員也可以及時核對數(shù)據(jù)，有針對性地補充資料內(nèi)容，確保檔案信息的完整性。最后，在檔案歸檔之前，由項目負責(zé)人和檔案管理人員切實履行資料審核智能，強化對資料質(zhì)量的審計與監(jiān)督，并嚴格按照《建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表》及時做好檔案歸檔。對于歸檔不及時、歸檔程序不規(guī)范的部門和個人，依據(jù)制度追究相關(guān)責(zé)任，有效提升檔案歸檔的及時性和準(zhǔn)確率[4]。

3 結(jié)語

伴隨著信息技術(shù)發(fā)展，傳統(tǒng)的工程檔案管理模式正面臨著技術(shù)變革。而工程建設(shè)具備時間跨度大、項目文件數(shù)量多等基本特征，通過信息技術(shù)的利用對工程檔案數(shù)據(jù)采集、文件整理、檔案歸檔以及質(zhì)量評價等內(nèi)容進行改革，更好地適應(yīng)新時代發(fā)展要求，也能夠提升工程檔案管理水平。