基于信息化背景下事業單位文書檔案管理探析

李占梅

平度市檔案館 山東平度 266700

1 事業單位文書檔案管理信息化存在的問題

1.1 文書檔案管理的保密性有待提高

于事業單位而言，保護客戶隱私非常重要，其各種檔案必須嚴格把關，加強信息化防護措施，避免信息泄露，但現在的文書檔案信息化管理中可以發現，許多事業單位的防火墻并不完善，領導還未引起重視，有的是可有可無的規則，使制度得不到有效實施，而這些空缺如遇到不法分子攻擊，相關的文書檔案還是會遭到破壞，給事業單位帶來一定的危機。

1.2 信息安全防護體系不夠全面

紙質的文書檔案只要做好載體保護并完善保密制度，基本上就完成了對紙質文書檔案內容信息的保護，而信息化條件下的文書檔案由于信息記錄方式與傳統的文書檔案完全不同，除了要對載體進行保護，還要對信息內容實施保護。實際工作中，目前還缺乏合理、科學的信息安全防護體系，文書檔案制作人員的責任劃分不明確，操作流程、操作平臺、外在環境、技術設備的各種安全隱患沒有采取有效的防護和應對措施，信息化的文書檔案沒有采取備份管理，這些都會對文書檔案的信息內容安全造成威脅，可能會出現檔案文件被破壞、泄密或篡改等重大安全問題。

1.3 缺少規范的管理制度

面向紙質文件管理的文書檔案管理制度已經不符合時代發展的需要，文書檔案管理制度缺失的情況較為嚴重，文書檔案管理未能得到規范制度的有效支持，導致基層文書檔案管理人員在處理文書檔案時的隨意性較大。而且很多制度要求沒能考慮公文運轉的現實需要，影響了文書檔案管理的正常開展，產生了一些持續性風險，給檔案管理帶來嚴重的損失[1]。

2 信息化背景下事業單位文書檔案管理方案

2.1 健全文書檔案管理信息化技術手段

文書檔案管理信息化的提高，需要有一個完善的信息化技術手段，基于此，事業單位首先需要建立完整的文書檔案管理信息化的數據庫，使事業單位的各個部門能有效連接，確保檔案資料數據庫的完全控制和管理。在查詢檔案時能及時快捷地找出自己所需的信息。其次是確保紙質文書檔案信息的準確錄入，并做好數據的保密性。此外，事業單位必須加強網絡防護，做好內外網的監控，及時更新各項軟件，并且要對檔案數據進行權限設置，進一步提升文書檔案數據的安全性。

2.2 豐富文書檔案編研內容，實施立體化編研與開發利用模式

對于文書檔案資料編研，資源是基礎，只有保證資料內容的充實性，才能為科學編研提供保障。如果資料不完整，出現欠缺，內容不豐富，很難保證編研的優質性。因此，要重視文書檔案資料的收集，保證豐富性與多樣性，為檔案管理提供完整與精確的信息。為了將事業單位文書檔案編研與開發利用工作落到實處，需要實施立體化編研工作，保證其有計劃與有規劃地進行。具體講，對于價值性文書檔案資料，內容較多，其編研工作深受人力、物力等因素的制約，因此，在編研過程中，要分清主次，有計劃地實施立體檔案編研工作。結合事業單位實際，對于具有指導性的文書文件，可以按照年進行編研。針對資料類型較多、涉及面較廣的資料，可以選派專人進行編研。對于材料的選擇，編研要遵循準確、完整全面、有序的基本原則，目的是為開發利用者提供便利，維護編研工作有序進行[2]。

2.3 健全電子化管理制度，保障管理工作的運行

由于文書檔案工作內容較為繁雜，需要科學合理的檔案管理制度規范各項工作落實。管理制度的設立需要按照國家相關法律執行，并結合事業單位自身管理工作的現狀進行創新性實踐。相關部門應設立合理的人員責任制度、檔案室管理制度等，以推動管理工作朝著專業化、規范化方向發展。在工作開展過程中，應將工作具體落實到個人頭上，實施嚴格的追責制度，規范工作人員行為，減少檔案管理失誤事件的發生。同時，還應實施科學的激勵制度，通過獎懲的實施提高工作人員的積極性。

2.4 做好庫存檔案管理工作，分批分步驟進行

文書檔案的信息化建設不是一蹴而就的，需要按部就班地執行和落實。對于歷史遺留的紙質文書資料，需要一段較長時間的錄入工作才能實現。因此，工作人員應通過對其進行任務規劃，制定合理的任務表，實施重要文書資料先行、分批次錄入、尋求外包公司幫助等手段，實現庫存文書檔案的電子化[3]。

2.5 增強網絡信息安全意識，防止檔案信息的泄露

大數據時代的到來，雖然為我們處理海量信息提供了便利，但在魚龍混雜的網絡空間內信息安全性受到來自多方面的威脅。文書檔案管理作為事業單位較為重要的信息，其安全性應得到充分保障。因此，檔案管理部門應不斷提高信息安全意識：一方面，加強對工作人員的操作規范，防止出現個人失誤造成信息泄露的事件發生；另一方面，大力開發檔案數據庫軟件的安全管理功能，加強網絡屏障保護，防止黑客、外網的襲擊和威脅。

3 結語

從上文的分析中能夠充分看出，在當前的時代背景下著重做好事業單位的文書檔案管理工作至關重要，因此，在具體的操作過程中要構建更系統完善的管理體系和服務機制，從根本上提升文書檔案服務的質量和水平，進一步切實構建一個系統化、科學化、專業化的文書檔案管理工作機制。