信息化背景下文書檔案管理工作問題研究

吳迪

河北省大清河河務(wù)中心 河北保定 071051

在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展中，我國(guó)文書檔案管理工作中，相關(guān)管理部門仍實(shí)行傳統(tǒng)的管理模式，很難滿足信息時(shí)代的發(fā)展需求。從整體角度進(jìn)行分析，我國(guó)文書檔案信息化管理工作改革、創(chuàng)新過程中遇到很多難題，還需要進(jìn)一步優(yōu)化、完善，這就必須針對(duì)性現(xiàn)有的模式進(jìn)行創(chuàng)新、改革，為文書檔案管理工作的有效性提供支持?；诖?，文章闡述了信息時(shí)代文書檔案管理工作的重要性，分析了信息時(shí)代下文書檔案管理工作現(xiàn)狀，總結(jié)了相應(yīng)的改革及創(chuàng)新策略。

1 信息時(shí)代下文書檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 文書檔案管理機(jī)制有待完善

在現(xiàn)代化文書檔案管理過程中，檔案收集、保管過程中遇到很多問題，如管理部門制定了相應(yīng)的檔案管理工作，但在實(shí)踐中落實(shí)不到位，執(zhí)行力相對(duì)薄弱，還有個(gè)別員工的工作態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，嚴(yán)重阻礙了文書檔案資源管理的有效性，極易出現(xiàn)檔案丟失、損毀問題。同時(shí)，很多部門的檔案管理工作不夠嚴(yán)密，導(dǎo)致檔案室成為文件室，無需登記就能夠自由出入，甚至有很多文書檔案未履行嚴(yán)格的借閱登記手續(xù)，還有很多企業(yè)的檔案室設(shè)備有待更新，檔案保管條件很難滿足實(shí)際需求，最終使很多檔案保管不到位出現(xiàn)了問題。

1.2 檔案信息化建設(shè)滯后性

檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，會(huì)涉及很多的資料，從檔案形式角度進(jìn)行劃分，主要分成文字檔案、圖片檔案、聲音檔案、視頻檔案；從檔案內(nèi)容角度進(jìn)行劃分，主要分成文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、業(yè)務(wù)檔案、特殊載體實(shí)物檔案等，導(dǎo)致信息化建設(shè)中檔案管理工作無序進(jìn)行，嚴(yán)重影響著檔案管理效率的提升。除此之外，在資金局限性的影響，很多硬件設(shè)施建設(shè)不夠完善，很多管理部門檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后，很難滿足市場(chǎng)的發(fā)展需求。

1.3 管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊

文書檔案管理人員直接參與檔案管理工作，其專業(yè)素質(zhì)與檔案管理效率息息相關(guān)，但很多企業(yè)還未認(rèn)識(shí)到檔案管理人員的重要性，未有效落實(shí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，崗位人員流動(dòng)性比較強(qiáng)，嚴(yán)重影響著檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性，很難確保檔案管理的整體質(zhì)量。

2 信息化背景下加強(qiáng)文書檔案管理工作的對(duì)策

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，深入推進(jìn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作

文書檔案資源種類多、內(nèi)容豐富、涉及面廣，管理過程中的難度較大。只有充分對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，做到文書檔案數(shù)字化全覆蓋，才能真正朝著信息化管理的目標(biāo)前進(jìn)。具體而言，一是要完善軟硬件設(shè)施，優(yōu)化文書檔案管理環(huán)境。一方面，企業(yè)要結(jié)合文書檔案信息化建設(shè)的基本要求以及企業(yè)實(shí)際情況，購(gòu)置高速掃描儀、高拍儀、微縮相機(jī)等硬件設(shè)施，對(duì)紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行掃描處理，并錄入至計(jì)算機(jī)終端；另一方面，企業(yè)要購(gòu)置文書檔案格式轉(zhuǎn)化系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理，有效對(duì)聲像類、載體類、影像類的文書檔案進(jìn)行格式處理和管理。二是要結(jié)合企業(yè)人力資源實(shí)際，進(jìn)一步引進(jìn)專業(yè)化人才，實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)字化工作專人負(fù)責(zé)的目標(biāo)，提升數(shù)字化的質(zhì)量。同時(shí)，企業(yè)也可以探索將非涉密文書檔案資源交由外部企業(yè)進(jìn)行加工和處理，通過服務(wù)外包等方式來推進(jìn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。三是要進(jìn)一步推動(dòng)信息資源共享工作，通過技術(shù)手段來打破文書檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸壁壘、數(shù)據(jù)共享壁壘，實(shí)現(xiàn)文書資源一站式傳輸、開發(fā)與利用，提升文書檔案管理的速度和質(zhì)量。

2.2 創(chuàng)新方法，綜合利用現(xiàn)代信息化技術(shù)

信息化社會(huì)，文書檔案管理工作必須要充分依賴多種現(xiàn)代信息化技術(shù)。具體而言，一是要通過智能算法技術(shù)，對(duì)檔案管理系統(tǒng)采集、歸類、整理文書的流程進(jìn)行優(yōu)化，并設(shè)置自動(dòng)化流程，探索實(shí)現(xiàn)文書檔案立卷歸檔與開發(fā)利用一體化。二是要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行篩選與識(shí)別，設(shè)置更為科學(xué)合理的檢索工具以及檢索條件，滿足檔案需求主體深層次的檔案需求。同時(shí)，要應(yīng)用好大數(shù)據(jù)技術(shù)在文書檔案檢索中的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步對(duì)文書檔案進(jìn)行細(xì)分，建立不同的文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，滿足未來文書檔案編研、文書檔案專題建設(shè)、政策研究分析的需要。通常而言，企業(yè)可以將文書檔案劃分為公文類、政策類、法律法規(guī)類、會(huì)議類以及其他類別的文書檔案，并對(duì)其進(jìn)行深度加工與利用。三是要應(yīng)用好云儲(chǔ)存技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文書檔案自動(dòng)、永久保存。為此，企業(yè)可以將文書檔案管理系統(tǒng)與相應(yīng)的云終端進(jìn)行關(guān)聯(lián)與同步，將文書檔案上傳至云儲(chǔ)存終端，進(jìn)一步節(jié)省文書檔案所占的硬盤空間，推動(dòng)文書檔案管理工作可持續(xù)化發(fā)展。此外，企業(yè)也可以依托于云儲(chǔ)存終端，深化與分公司、子公司在文書檔案管理領(lǐng)域的共享與合作，進(jìn)一步發(fā)揮檔案在企業(yè)整體中的作用。

2.3 堅(jiān)守底線，嚴(yán)格把控文書檔案的安全

為了更好地保障檔案安全，堅(jiān)守安全底線，一是要嚴(yán)格實(shí)行文書檔案管理系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)隔離，落實(shí)安全管理責(zé)任，提升文書檔案管理人員的安全意識(shí)。同時(shí)，應(yīng)采用防火墻來對(duì)訪問IP以及U盤等介質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格化管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)病毒和非法程序入侵。二是要應(yīng)用區(qū)塊鏈、數(shù)字水印、云加密、數(shù)字加密等新型的信息技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行加密處理，適應(yīng)新形勢(shì)下信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)，也要對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保其能夠熟悉應(yīng)用各種信息技術(shù)，打造復(fù)合型人才隊(duì)伍。三是要重點(diǎn)關(guān)注涉密類文書檔案的安全管理，充分保障企業(yè)的利益和商業(yè)秘密。對(duì)于涉密類的文書檔案，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步進(jìn)行加密處理，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，嚴(yán)格保守檔案機(jī)密。

3 結(jié)語

在新時(shí)代的發(fā)展中，文書檔案管理也被逐漸重視起來，所以良好的文書管理技術(shù)不僅可以提高企事業(yè)單位的社會(huì)形象，還可以提高文書檔案的工作質(zhì)量，能帶動(dòng)企事業(yè)單位的效益，使企事業(yè)單位平穩(wěn)發(fā)展。