關于人力資源人事檔案管理工作的幾點認識

李亞莉

（河鋼宣鋼公司人力資源部，河北 張家口 075100）

一、人力資源管理和人事檔案管理相關內容

（一）人力資源管理

人力資源管理是指通過各種管理方式來合理有效的整合和作用企業的人力資源，最終到達滿足企業發展的目的的相關活動的總體表達。

人才是一個公司的血液，需要不斷地更新換代，才能使得一個企業長期發展。所以人力資源的人事檔案管理是企業管理中的重要一環。妥善的運用就可以最大限度地發揮企業人才的能力，使其不斷為企業貢獻新的想法和創意等等，進而推動企業創新創業的發展，提高企業的創造社會價值的效率。同時，如果企業的各種經營戰略都與人力資源管理相結合，不僅可以使得人力資源發揮出最大效用，更加使得企業在市場競爭中的優勢越來越大。

（二）人事檔案管理

人事檔案管理是指收集人事資料、整理相關文檔、保管最終文件等活動的過程。

人事檔案是充分發揮人力資源管理效用的前提。人事檔案記錄了每個人的學歷、就職經歷等等。人事檔案的合理整合，有助于更加清晰明了地看到企業的人力資源，從而進行更好的職位安排，以充分發揮企業各人才的能力，推動企業的發展。

（三）人力資源管理和人事檔案管理的關系

人力資源管理與人事檔案管理相輔相成。人事檔案管理的不斷完善可以讓公司內部成員的才能被領導者看見，從而更好地發揮個人價值。這便是推動人力資源管理的發展；而人力資源管理的充分利用也是人事檔案管理妥當的集中表現。

人力資源管理繼承與發展人事檔案管理。傳統企業的人力資源開發主要內容就是人事檔案的收集和整合。但這樣的做法會導致忽視企業人才的各類現象的發生，不利于企業人才績效的提高；但隨著互聯網的發展，人事檔案管理逐步發展完善為人力資源管理。人力資源管理在繼承了人事檔案管理的優秀內容的同時，也拓展出屬于自己的現代人力資源管理方法。

二、人力資源人事檔案管理工作現存弊端

（一）對人力資源人事檔案管理的革新重視程度不高

現在很多企業和個人認為填寫人事檔案表格僅僅是形式主義。所以個人在填寫人事檔案相關表格時十分隨意，這就會造成人事檔案殘缺等現象。部分企業人事檔案管理部門也會有隨便丟棄或者僅是堆放的現象，這些都會導致人事檔案的利用率降低，人力資源無法充分利用。

（二）相關管理制度不健全、管理部門分散

第一，人事檔案管理的相關制度不完善，沒有人事檔案收集、管理等具體可落實的執行步驟和標準，這樣就會導致企業的人事檔案管理會重復相同的工作或者直接遺失部分檔案。

第二，人事檔案相關管理部門十分分散。現在的人事檔案管理方法是每個部門整合自己部門的人力資源，即一個企業的員工檔案會存儲于各個部門，這不僅分散了一個企業的人事檔案，而且分散了本就比較稀缺的檔案管理的各種資源，使得企業的人事檔案管理混亂不堪。

第三，現有的人事檔案管理制度中規定人事檔案不公開。這導致個人不能及時更新、反饋自己人事檔案的內容，也無法得知自己的人事檔案是否遺漏、殘缺。這也代表著人力資源管理方面無法了解到全面而真實的資料，降低人力資源利用效率。

三、人力資源人事檔案管理的解決措施

（一）增強企業和個人對人力資源人事檔案革新的重視程度，樹立正確的人事檔案管理觀念

不論是個人還是人事檔案相關部門都必須與時俱進、更新觀念。對于個人來說在填寫相關表格內容是做到態度認真，同時不論是個人能力還是社會關系等方面都應該符合事實，同時突出個人特點，做一份真正屬于自己的人事檔案。同時，個人也必須認識到人事檔案的重要性：人事檔案中記錄的內容關乎每個人的長足發展。例如簽訂勞動合同、考研、考公務員、辦養老保險等等，這些內容都與人事檔案脫離不開。所以一份真實有效的人事檔案是一個人價值或污點的最好證明。對于企業人事檔案管理部門來說，更加要樹立正確的觀念，不能覺得檔案可有可無，應當做到認真收集、合理篩選；不斷更新人事檔案管理的相關形式等等。

（二）建立健全人事檔案管理制度，統一整合人事檔案管理部門

現階段最需要解決的問題就是企業內部人事檔案部門分散問題，所以我們必須建立相關制度，每個相關成員都必須按照規定的方式和順序進行管理。同時我們也要做到為人事檔案管理設立專門的部門，將分散、不完整的企業內部所有成員人事檔案調度到一個部門之中，專人專項研究，充分發揮人事檔案的作用，使得我們有限的資源發揮到最大效用。同時，國家相關部門也應該為人力資源人事檔案管理制定相關法律法規，保證人才市場不斷發展的同時推動經濟穩步前行。

四、結束語

人事檔案在人力資源管理中是不可替代的，而人力資源的充分利用推動企業乃至社會的不斷發展的新鮮血液。所以，我們在分析了人力資源人事檔案管理現存的弊端的基礎上提出相關可供參考的改進措施，以期人力資源人事檔案管理工作不斷革新、發展。