完善信息化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的措施

陳瑤彬

（昆山登云科技職業(yè)學(xué)院，昆山 215300）

引 言

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，我國會計系統(tǒng)工作范圍也隨之擴大，不僅包含了原有的會計財務(wù)業(yè)務(wù)內(nèi)容，還滲透到各項管理工作中，包括客戶關(guān)系管理、生產(chǎn)管理和供應(yīng)鏈管理。這些新的內(nèi)容無疑對會計的信息化內(nèi)部控制系統(tǒng)產(chǎn)生了巨大影響。由于會計信息化系統(tǒng)十分復(fù)雜，不同于其他系統(tǒng)，其具有人機交互的特殊性，因此，與純手工的會計相比具有更加深刻和復(fù)雜的問題，出錯和舞弊的可能性也就更多。針對這些問題，本文對信息化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀和解決辦法做了以下研究。

一、信息化會計系統(tǒng)的現(xiàn)狀

信息化會計系統(tǒng)具有復(fù)雜性和人機交互的特點。因此，一方面，會計系統(tǒng)內(nèi)部人員的舞弊行為會更多，出錯率會更高；另一方面，由于信息化的自動性使管理者對其所產(chǎn)生的報表有更高的信任度，而報表在其正確性和可靠性上又無法得到強力的保證。在信息化會計系統(tǒng)下，這些會計報表的正確性主要是在人工處理的情況下保證的，若人工處理不夠及時，或者系統(tǒng)本身存在內(nèi)部控制的問題，那么這些報表的信息就無法保證百分之百的準確性。在會計系統(tǒng)中，如果會計信息報表出現(xiàn)問題，不僅意味著工作出現(xiàn)重大失誤，而且也會給一些不法分子提供舞弊貪污的機會，其后果是非常嚴重的。因此，針對在信息化會計系統(tǒng)中存在的實際問題，本文提出了幾方面的完善措施，包括組織更加嚴密的控制體制、在軟件使用上的管理監(jiān)督、信息化檔案管理的建立，以及內(nèi)部審計監(jiān)督系統(tǒng)。

二、完善信息化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的措施

（一）建立完善組織內(nèi)的控制體制

在信息化會計系統(tǒng)中，建立完善更加嚴密、合理的組織控制體制是非常重要的，企業(yè)在會計系統(tǒng)中應(yīng)明確更加合理的崗位分工和崗位職責，建立更加科學(xué)、規(guī)范的工作章程，以此來保證會計系統(tǒng)內(nèi)部工作效率的提升，并從組織體制上避免會計工作的風(fēng)險。會計崗位主要包括基礎(chǔ)的會計崗位和信息化電算會計崗位。基礎(chǔ)的會計崗位就是我們原始會計工作所包含的主管、會計、出納、審計、稽核、檔案管理等；信息化電算會計崗位則是新時代出現(xiàn)的，包括電算主管、系統(tǒng)主管、系統(tǒng)維護、系統(tǒng)操作等一系列與信息化有關(guān)的崗位。在信息化崗位下，要保證各個部門擁有不同的操作權(quán)限，這就涉及對會計信息系統(tǒng)的權(quán)限管理了。權(quán)限管理是由用戶名、密碼及權(quán)限分配這三個要素構(gòu)成的，不同的崗位擁有不同的權(quán)限，可以很好地避免越權(quán)操作的問題。而用戶名和密碼的對號入座，能夠從后臺監(jiān)管在信息化業(yè)務(wù)的辦理流程中，追溯是哪一個用戶操作所造成的工作錯誤。這樣，工作職責也就更加明確、透明，方便企業(yè)對會計工作的管理和監(jiān)督。崗位職責的明確劃分除了可以有效提高會計工作的效率，也可以在出現(xiàn)問題時更方便追溯根源，使工作人員在進行信息化會計工作時更加負責仔細，避免出錯。

（二）建立在信息化操作中的控制監(jiān)督制度

在信息化會計系統(tǒng)內(nèi)部的工作中，必須建立相應(yīng)的操作權(quán)限監(jiān)督制度，明確在進行系統(tǒng)操作的工作人員的操作權(quán)限和密碼管理，定期更換密碼，防止無權(quán)限人員對會計系統(tǒng)軟件的越權(quán)或無權(quán)操作。在工作人員結(jié)束對信息化會計系統(tǒng)的使用后，應(yīng)及時退出，對長期未退賬號進行封停警告。必須專門保存相關(guān)的系統(tǒng)操作歷史記錄，包括時間、操作賬號、操作內(nèi)容及出現(xiàn)錯誤的情況等。同時，為了避免有人惡意修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)，也要建立信息化數(shù)據(jù)的硬件和軟件管理制度，保證在系統(tǒng)設(shè)備正常、安全運行的同時，有周期性地對設(shè)備和數(shù)據(jù)進行備份維護，這樣才能保證會計數(shù)據(jù)和軟件的安全。同時，在進行系統(tǒng)升級和維護或者硬件設(shè)施的更換之前，也要進行相應(yīng)的審批備份，禁止一切越權(quán)行為，并安排專門的人員進行監(jiān)督，保證計算機硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的安全，避免一切出現(xiàn)故障的可能，保證會計數(shù)據(jù)的安全性和保密性。

（三）健全完善信息化會計系統(tǒng)內(nèi)部系統(tǒng)的審計監(jiān)督

信息化會計系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)是十分重要的，因此，單靠對系統(tǒng)操作和流程的保障是遠遠不夠的，必須健全完善信息化會計的審計監(jiān)督。首先，從系統(tǒng)開發(fā)過程開始，就要安排專門審計的人員進行監(jiān)督，避免系統(tǒng)開發(fā)存在漏洞，提前對系統(tǒng)操作可能出現(xiàn)的問題提出修改意見和建議，專門開放后臺的審計入口，根據(jù)多年的審計經(jīng)驗完善系統(tǒng)的內(nèi)部控制，解決這些系統(tǒng)可能出現(xiàn)的審計問題。這樣不僅能提高信息化會計系統(tǒng)的工作效率，而且能夠為信息化會計數(shù)據(jù)的安全多樹立一道安全墻。其次，在工作人員利用信息化系統(tǒng)進行工作的同時，審計人員也應(yīng)該定期對會計數(shù)據(jù)資料進行相應(yīng)的審計，清查在信息化系統(tǒng)的工作過程中是否有違反法律法規(guī)的手段程序，核查系統(tǒng)操作內(nèi)容與備案內(nèi)容是否存在操作和登記不一致的情況，從系統(tǒng)內(nèi)部的監(jiān)督到對人員的監(jiān)督，從而保證數(shù)據(jù)的安全性和合法性，避免出現(xiàn)對歷史數(shù)據(jù)非法修改等威脅。

我國對會計信息化系統(tǒng)的審計方法主要有三種，即計算機外部審計、計算機檢測審計、計算機聯(lián)網(wǎng)審計。計算機外部審計主要是在運用信息化會計系統(tǒng)的同時，工作人員以書面上的數(shù)據(jù)統(tǒng)計作為主要數(shù)據(jù)，運用計算機的計算能力作為輔助驗證，這種方法雖然簡便，但工作效率低，無法發(fā)揮計算機的自動化和高級算術(shù)功能。計算機檢測審計則是在審查計算機數(shù)據(jù)結(jié)果時，使用原有的舊系統(tǒng)和工作人員手工計算重新處理，對比兩次數(shù)據(jù)結(jié)果是否一致，以此來驗證數(shù)據(jù)的正確性。計算機聯(lián)網(wǎng)審計則是利用計算機網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)傳輸來進行審計，這種方法使財務(wù)部門的多機連接、多功能操作成為可能，也適用于通過審計線路監(jiān)督財務(wù)方面工作的全過程，在檢查監(jiān)督數(shù)據(jù)的正確性和合法性上具有實時性。這是現(xiàn)今最優(yōu)秀的審計方法，其不受時間限制并且具有高效率，不僅能夠進行實時監(jiān)測，而且隨時可對歷史賬簿進行審計，避免數(shù)據(jù)的遺失和無法追責的固有問題。

（四）加強對會計工作人員和審計人員自身素質(zhì)的培養(yǎng)

除了在系統(tǒng)內(nèi)部建立相應(yīng)的審計系統(tǒng)，還應(yīng)該對會計人員和審計人員自身的素質(zhì)進行相應(yīng)提高。由于我國經(jīng)濟發(fā)展速度過快，而會計工作人員學(xué)歷及自身知識水平還停留在早期，并不能適應(yīng)當今信息化的快速發(fā)展，因此，對會計工作人員自身素質(zhì)的培養(yǎng)是十分重要的。企業(yè)應(yīng)定期對會計人員進行培訓(xùn)，舉辦相應(yīng)的講座和培訓(xùn)課程，使會計系統(tǒng)的使用者對系統(tǒng)有清晰的認識，并加強對會計數(shù)據(jù)的安全性和保密性的重視。

結(jié) 語

本文通過對信息化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的研究，從信息化會計系統(tǒng)的現(xiàn)有問題出發(fā)，提出完善信息化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的四種措施，從組織控制體制的建立和完善、信息化系統(tǒng)的控制監(jiān)督機制的建立和完善，到審計人員監(jiān)督的加強，以及會計工作人員自身素質(zhì)的提高，為我國建立健全信息化會計系統(tǒng)體制提出了相應(yīng)的措施，希望能夠為推動我國經(jīng)濟社會健康、快速發(fā)展提供借鑒。