完善信息化會計信息系統內部控制的措施

陳瑤彬

（昆山登云科技職業學院，昆山 215300）

引 言

隨著信息化技術的不斷發展，我國會計系統工作范圍也隨之擴大，不僅包含了原有的會計財務業務內容，還滲透到各項管理工作中，包括客戶關系管理、生產管理和供應鏈管理。這些新的內容無疑對會計的信息化內部控制系統產生了巨大影響。由于會計信息化系統十分復雜，不同于其他系統，其具有人機交互的特殊性，因此，與純手工的會計相比具有更加深刻和復雜的問題，出錯和舞弊的可能性也就更多。針對這些問題，本文對信息化會計系統內部控制的現狀和解決辦法做了以下研究。

一、信息化會計系統的現狀

信息化會計系統具有復雜性和人機交互的特點。因此，一方面，會計系統內部人員的舞弊行為會更多，出錯率會更高；另一方面，由于信息化的自動性使管理者對其所產生的報表有更高的信任度，而報表在其正確性和可靠性上又無法得到強力的保證。在信息化會計系統下，這些會計報表的正確性主要是在人工處理的情況下保證的，若人工處理不夠及時，或者系統本身存在內部控制的問題，那么這些報表的信息就無法保證百分之百的準確性。在會計系統中，如果會計信息報表出現問題，不僅意味著工作出現重大失誤，而且也會給一些不法分子提供舞弊貪污的機會，其后果是非常嚴重的。因此，針對在信息化會計系統中存在的實際問題，本文提出了幾方面的完善措施，包括組織更加嚴密的控制體制、在軟件使用上的管理監督、信息化檔案管理的建立，以及內部審計監督系統。

二、完善信息化會計系統內部控制的措施

（一）建立完善組織內的控制體制

在信息化會計系統中，建立完善更加嚴密、合理的組織控制體制是非常重要的，企業在會計系統中應明確更加合理的崗位分工和崗位職責，建立更加科學、規范的工作章程，以此來保證會計系統內部工作效率的提升，并從組織體制上避免會計工作的風險。會計崗位主要包括基礎的會計崗位和信息化電算會計崗位。基礎的會計崗位就是我們原始會計工作所包含的主管、會計、出納、審計、稽核、檔案管理等；信息化電算會計崗位則是新時代出現的，包括電算主管、系統主管、系統維護、系統操作等一系列與信息化有關的崗位。在信息化崗位下，要保證各個部門擁有不同的操作權限，這就涉及對會計信息系統的權限管理了。權限管理是由用戶名、密碼及權限分配這三個要素構成的，不同的崗位擁有不同的權限，可以很好地避免越權操作的問題。而用戶名和密碼的對號入座，能夠從后臺監管在信息化業務的辦理流程中，追溯是哪一個用戶操作所造成的工作錯誤。這樣，工作職責也就更加明確、透明，方便企業對會計工作的管理和監督。崗位職責的明確劃分除了可以有效提高會計工作的效率，也可以在出現問題時更方便追溯根源，使工作人員在進行信息化會計工作時更加負責仔細，避免出錯。

（二）建立在信息化操作中的控制監督制度

在信息化會計系統內部的工作中，必須建立相應的操作權限監督制度，明確在進行系統操作的工作人員的操作權限和密碼管理，定期更換密碼，防止無權限人員對會計系統軟件的越權或無權操作。在工作人員結束對信息化會計系統的使用后，應及時退出，對長期未退賬號進行封停警告。必須專門保存相關的系統操作歷史記錄，包括時間、操作賬號、操作內容及出現錯誤的情況等。同時，為了避免有人惡意修改系統數據，也要建立信息化數據的硬件和軟件管理制度，保證在系統設備正常、安全運行的同時，有周期性地對設備和數據進行備份維護，這樣才能保證會計數據和軟件的安全。同時，在進行系統升級和維護或者硬件設施的更換之前，也要進行相應的審批備份，禁止一切越權行為，并安排專門的人員進行監督，保證計算機硬件設備和軟件系統的安全，避免一切出現故障的可能，保證會計數據的安全性和保密性。

（三）健全完善信息化會計系統內部系統的審計監督

信息化會計系統內部的數據是十分重要的，因此，單靠對系統操作和流程的保障是遠遠不夠的，必須健全完善信息化會計的審計監督。首先，從系統開發過程開始，就要安排專門審計的人員進行監督，避免系統開發存在漏洞，提前對系統操作可能出現的問題提出修改意見和建議，專門開放后臺的審計入口，根據多年的審計經驗完善系統的內部控制，解決這些系統可能出現的審計問題。這樣不僅能提高信息化會計系統的工作效率，而且能夠為信息化會計數據的安全多樹立一道安全墻。其次，在工作人員利用信息化系統進行工作的同時，審計人員也應該定期對會計數據資料進行相應的審計，清查在信息化系統的工作過程中是否有違反法律法規的手段程序，核查系統操作內容與備案內容是否存在操作和登記不一致的情況，從系統內部的監督到對人員的監督，從而保證數據的安全性和合法性，避免出現對歷史數據非法修改等威脅。

我國對會計信息化系統的審計方法主要有三種，即計算機外部審計、計算機檢測審計、計算機聯網審計。計算機外部審計主要是在運用信息化會計系統的同時，工作人員以書面上的數據統計作為主要數據，運用計算機的計算能力作為輔助驗證，這種方法雖然簡便，但工作效率低，無法發揮計算機的自動化和高級算術功能。計算機檢測審計則是在審查計算機數據結果時，使用原有的舊系統和工作人員手工計算重新處理，對比兩次數據結果是否一致，以此來驗證數據的正確性。計算機聯網審計則是利用計算機網絡的數據傳輸來進行審計，這種方法使財務部門的多機連接、多功能操作成為可能，也適用于通過審計線路監督財務方面工作的全過程，在檢查監督數據的正確性和合法性上具有實時性。這是現今最優秀的審計方法，其不受時間限制并且具有高效率，不僅能夠進行實時監測，而且隨時可對歷史賬簿進行審計，避免數據的遺失和無法追責的固有問題。

（四）加強對會計工作人員和審計人員自身素質的培養

除了在系統內部建立相應的審計系統，還應該對會計人員和審計人員自身的素質進行相應提高。由于我國經濟發展速度過快，而會計工作人員學歷及自身知識水平還停留在早期，并不能適應當今信息化的快速發展，因此，對會計工作人員自身素質的培養是十分重要的。企業應定期對會計人員進行培訓，舉辦相應的講座和培訓課程，使會計系統的使用者對系統有清晰的認識，并加強對會計數據的安全性和保密性的重視。

結 語

本文通過對信息化會計系統內部控制的研究，從信息化會計系統的現有問題出發，提出完善信息化會計系統內部控制的四種措施，從組織控制體制的建立和完善、信息化系統的控制監督機制的建立和完善，到審計人員監督的加強，以及會計工作人員自身素質的提高，為我國建立健全信息化會計系統體制提出了相應的措施，希望能夠為推動我國經濟社會健康、快速發展提供借鑒。