關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與分析

西部鉆探井下作業(yè)公司生產(chǎn)服務(wù)中心 新疆克拉瑪依 834000

隨著21 世紀(jì)經(jīng)濟(jì)全球化帶來(lái)的重大影響，我國(guó)企業(yè)為了在新形勢(shì)下激流勇進(jìn)，必須更新新理念、新技術(shù)，而推進(jìn)檔案管理步入信息化就是重要的一程。目前，我國(guó)少數(shù)企業(yè)已逐漸對(duì)檔案管理信息化有了一些初步的認(rèn)識(shí)，開(kāi)始意識(shí)到了信息化建設(shè)對(duì)檔案管理在企業(yè)實(shí)際操作中的重要性影響。因此，我國(guó)企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)已存在的問(wèn)題進(jìn)行透徹和全面的分析，針對(duì)逐項(xiàng)問(wèn)題采取必要的措施，以提升企業(yè)對(duì)檔案的信息化管理水平。我國(guó)企業(yè)唯有引入信息化管理模式，提高信息化技術(shù)的戰(zhàn)略重要性，制定科學(xué)的管理制度，不斷實(shí)踐與總結(jié)，明確多級(jí)權(quán)限、加快建設(shè)步伐，才能達(dá)到事半功倍的效果，促進(jìn)企業(yè)檔案發(fā)揮其功能與價(jià)值，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展。鑒于此，筆者試著分析企業(yè)檔案管理是如何運(yùn)用電子信息化技術(shù)及其重要意義。

1 信息化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)勢(shì)作用

①提升檔案信息管理的信息化。在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展背景下，相應(yīng)強(qiáng)化了人們的檔案意識(shí)，逐漸擴(kuò)大了檔案信息用戶(hù)群，此時(shí)需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案信息管理方法，采用適宜的管理模式和方法。隨著檔案信息管理的現(xiàn)代化發(fā)展，對(duì)于管理人員的要求也在不斷提升。由于缺乏現(xiàn)代技術(shù)人員，導(dǎo)致檔案工作的管理效果不佳。通過(guò)檔案管理的信息化建設(shè)，可以深入開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，提升檔案管理的實(shí)效性。②提升信息應(yīng)用的專(zhuān)業(yè)化。隨著檔案信息用戶(hù)群體的增加，相應(yīng)擴(kuò)大了檔案管理范圍。檔案管理類(lèi)型也呈現(xiàn)出多樣化特點(diǎn)，導(dǎo)致該項(xiàng)工作呈現(xiàn)出多種不同特性。檔案信息所包含的資源失真度增加，存在大量虛假信息和冗余信息。信息化建設(shè)能夠確保用戶(hù)需求的專(zhuān)業(yè)化、個(gè)性化發(fā)展，不僅能夠降低企業(yè)管理成本，還能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)化管理操作，提升信息應(yīng)用的專(zhuān)業(yè)性[1]。

2 加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的合理策略

2.1 提高信息檢索工作效率的重要性

檔案信息化有助于快速檢索和提高辦公效率。隨著信息技術(shù)的日新月異，電腦的數(shù)據(jù)處理能力不斷提高，而保守地使用舊式的檢索方法一冊(cè)一冊(cè)地查找檔案不僅費(fèi)時(shí)還費(fèi)力，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，可大大提高檔案信息的查準(zhǔn)率，減輕企業(yè)人員的工作強(qiáng)度。同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理還存在著儲(chǔ)藏室空間狹小、儲(chǔ)物位置緊缺等問(wèn)題，更重要的是紙質(zhì)資料因保存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，容易受損發(fā)黃引起變質(zhì)，甚至還會(huì)因搬遷等因素造成直接損壞或者遺失的不良結(jié)果。顯然，這種落后管理方式已然無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下的工作需求。因此，建設(shè)檔案管理信息化的任務(wù)可以使專(zhuān)門(mén)從事檔案管理的人員從繁重的手工程序中解脫出來(lái)，從而更好地進(jìn)行更高級(jí)的信息化檔案整理工作，提高部門(mén)和企業(yè)的工作效率[2]。

2.2 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

當(dāng)前檔案管理工作人員的配置不夠科學(xué)，存在缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和信息技術(shù)的現(xiàn)象，不能對(duì)信息化管理流程進(jìn)行科學(xué)的管理和操作，使得服務(wù)水平無(wú)法得到有效提升。這就要求檔案管理部門(mén)加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)教育，深入企業(yè)生產(chǎn)管理一線，提升對(duì)企業(yè)實(shí)際運(yùn)行環(huán)節(jié)的了解，提升管理水平。對(duì)于通信企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)管理活動(dòng)具有較強(qiáng)的技術(shù)性和專(zhuān)業(yè)性，而大多數(shù)檔案管理人員對(duì)技術(shù)文件等專(zhuān)業(yè)性較高的檔案資料，不能進(jìn)行科學(xué)的整理分析，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料中存在的問(wèn)題。這就要求管理人員加強(qiáng)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的認(rèn)識(shí)，利用自身檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，形成對(duì)通信檔案的科學(xué)管理。同時(shí)要積極吸引優(yōu)秀人才加入檔案管理隊(duì)伍，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，提升管理人員的福利待遇，為其提供廣闊的才華施展空間，并結(jié)合激勵(lì)政策的制定，提升崗位吸引力[3]。

2.3 完善管理機(jī)制

檔案管理部門(mén)要充分結(jié)合檔案利用服務(wù)工作的實(shí)際需求，建立完善的管理機(jī)制，為利用服務(wù)工作提供有效的制度保障。對(duì)相關(guān)工作流程進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，根據(jù)實(shí)際工作需求，制定合理的工作標(biāo)準(zhǔn)，使利用服務(wù)工作能夠得到切實(shí)落實(shí)。同時(shí)要制定完善的監(jiān)管機(jī)制，對(duì)管理過(guò)程進(jìn)行有效的監(jiān)管，保證管理制度能夠得到高效執(zhí)行，推動(dòng)利用服務(wù)工作能夠取得良好的效果。要制定完善的考評(píng)機(jī)制，特別對(duì)檔案服務(wù)工作的開(kāi)展效果進(jìn)行全面的考核，形成有效的反饋，對(duì)服務(wù)工作進(jìn)行針對(duì)性的優(yōu)化和調(diào)整，提升服務(wù)水平。管理機(jī)制的制定要充分結(jié)合通信企業(yè)的實(shí)際需求，要加強(qiáng)與各個(gè)職能部門(mén)和項(xiàng)目施工部門(mén)的協(xié)調(diào)，通過(guò)制定完善的協(xié)作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行數(shù)據(jù)信息的全面收集，提升各個(gè)管理環(huán)節(jié)對(duì)檔案工作的重視，推動(dòng)整體檔案管理水平的提升。同時(shí)要結(jié)合部門(mén)管理實(shí)際，進(jìn)行資料收集整理標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)制定，形成統(tǒng)一的檔案編制形式，并進(jìn)行數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)變，能夠借助信息技術(shù)，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程，推動(dòng)各個(gè)管理環(huán)節(jié)高效開(kāi)展，有效提升管理效率。同時(shí)要提升服務(wù)意識(shí)，結(jié)合實(shí)際需求對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，制定完善的線上檔案操作流程，使用者能夠根據(jù)自身工作需求，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑對(duì)檔案資料進(jìn)行檢索、調(diào)用等服務(wù)，提升服務(wù)效率。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是企業(yè)管理工作中的重要組成部分，檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性可以作為衡量企業(yè)管理水平的一項(xiàng)重要指標(biāo)。高質(zhì)量的檔案管理工作有助于企業(yè)經(jīng)營(yíng)者及時(shí)掌握企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略，為企業(yè)決策提供支撐依據(jù)，也有利于企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果通過(guò)數(shù)據(jù)及時(shí)展示，增強(qiáng)與企業(yè)有關(guān)合作方和地方政府的認(rèn)可度，為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。