事業單位干部人事檔案管理及服務效率提升研究

摘要：事業單位指的是承擔國家相關公益、福利性事業的服務性職能機構，比如醫療、教育等組織機構。事業單位開展檔案管理工作主要是為了給單位內部行政管理提供可行性的參考憑據，并且此項工作是事業單位行政管理活動中的一項重要組成，提升干部人事檔案管理工作與服務效率有利于事業單位體制改革的推進。因此，本文主要通過分析事業單位檔案管理的現狀，提出事業單位干部人事檔案管理及服務效率提升策略，以供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;服務效率

一、引言

事業單位干部人事檔案管理也就是用特有的圖片或文字，對單位內部人事管理信息資源進行歷史發展記錄及綜合性整理工作。開展檔案信息化工作是單位管理活動中一項極其重要的內容。在現階段信息化進程高速發展的背景下，事業單位干部人事檔案管理傳統模式已經不能適應單位體制改革發展，人們應當轉變對檔案管理工作的簡單認識，檔案管理工作不應當僅僅是對人事檔案的查閱與保管。

二、事業單位干部人事檔案管理現狀

（一）、制度不健全，存在缺陷

在事業單位中由于人員的流動性過大，容易致使單位工作人員在對人事進行管理的過程中忽視相關制度與規定，出現人事交接隨意，甚至擅自變更檔案信息等現象，使得人事檔案內容缺乏真實性與可靠性。此外，由于對檔案的管理不夠嚴格，對檔案材料的管理不夠集中，使得檔案不隨人才的流動而傳遞，導致人與檔案分離及斷檔的現象發生。這最終使得事業單位對人才的管理不到位，進而產生了一定的風險。

（二）、檔案管理意識薄弱

大多數事業單位因檔案管理人員隊伍不健全，未安排專職人員負責檔案管理工作，使得相關工作人員往往對檔案管理工作不夠重視，同時缺乏主動管理的意識，難以將全部的精力投入到單位干部人事檔案管理工作中。最終導致紙質檔案的收集、歸檔工作完成不及時的現象發生。同時，有相當一部分檔案管理人員因未受到系統的專業培訓，缺乏專業的檔案管理知識，致使檔案管理工作的質量與效率偏低。

（三）、檔案管理的方式不夠科學

在事業單位的檔案管理工作中，很多材料都需要使用統一的規格即A4紙規格。但對于干部檔案材料則通常使用16開規格，這導致需要對干部檔案相關的紙質材料進行進一步的加工等，而這樣的工作環節所耗費的時間與精力并不少，檔案管理人員不得不抽出時間完成大量的零散工作，這些大量且重復性高的基礎工作使得檔案管理的效率極其低下。

（四）、檔案管理的信息化程度偏低

隨著我國近些年大數據信息化發展水平的不斷提高，信息化專業技術應運而生，并在各行各業中發揮著巨大的作用。信息化專業技術也在各事業單位中被普遍使用，使得單位的管理工作效率得到了有效提升。而在開展干部人事檔案管理工作的過程中，信息化專業技術雖然也得到了廣泛應用，但一些更科學以及更先進的技術并沒有在單位內部被充分挖掘與利用。比如，僅僅是將一些簡單的檔案信息通過計算機進行錄入，將這些基礎化的檔案內容進行數字化，而沒有進一步地實現檔案的無紙化閱讀。一些檔案信息仍被采取手工操作，這使得檔案管理工作量巨增，從而導致檔案管理的工作效率難以得到提升。

四、事業單位檔案管理及服務效率提升策略研究

（一）、規范化檔案管理制度

事業單位內部應當針對干部人事檔案管理材料中所存在的問題進行規范。比如，需要對檔案內容不夠準確、檔案信息的填寫不夠規范等問題進行修正，從而制定出更科學的管理制度與規范。一方面，單位應當針對檔案管理工作的原則性，使其在制度的約束下健全檔案管理制度，使得檔案管理工作過程中各個程序的執行都能有章可循，同時還能夠提高檔案信息的準確性。另一方面，事業單位還應當嚴格地按照相關檔案管理辦法及條例規定開展檔案管理工作。單位需要根據自身的實現發展情況，制定檔案查閱、借閱、收集、鑒別、檢查、保管保密等工作流程，還需要確保各項工作環節的規范性，并且應當將責任落實到檔案管理部門的各個崗位。此外，還需要建立相應的獎懲制度。單位對于表現好的員工應予以獎勵，對于表現差的員工在執行相應懲罰的同時還需要及時幫助其對工作進行改進。最后，對懲罰制度進行規范，應當避免信息被擅自涂改、偽造的違法行為發生。在產生檔案信息損毀或丟失的后果時，還應當按照相關條例追究當事人的責任。

（二）、建立數字信息化檔案管理機制

事業單位的基礎檔案管理工作應當基于行之有效的檔案管理機制才能得以順利開展。比如，單位可以應用數字化技術、身份信息認證程序、掃描信息技術等，建立并健全有效的數字信息化檔案管理機制，確保管理及服務效率得以提升。

（三）、建立先進的檔案管理模式

一是對事業單位干部人事檔案管理進行體系化建設也就是通過有效的方式將處于同一系統的個人信息進行整體性的重塑，使各項數據實現重新融合的過程。其主要目的是確保信息數據的準確性與兼容性。二是進行互動式的管理模式建設。應盡量避免事業單位在檔案管理工作中僅將單一信息進行數據化管理，應加強其互動性的管理模式建設。互動性的檔案管理模式可以使得檔案管理服務質量得以有效提升。三是還應當強化檔案管理部門員工的專業能力與綜合素養，檔案管理工作人員的專業能力是事業單位有效開展檔案管理工作的堅實基礎。四是實現自動化的檔案管理模式建設。事業單位檔案管理工作的自動化建設是單位內部開展檔案管理工作不可或缺的一項內容，是檔案管理工作進行信息查詢與數據應用的必然需求。信息化數據查詢專業技術的應用對于檔案查詢工作的順利開展有著一定的促進作用，其對事業單位檔案管理模式也提出了新的需求，實現自動化的檔案管理模式建設有利于工作人員批量處理查詢檔案信息，進而提高管理工作的效率。

（四）、建立檔案數字化信息系統

數字化信息干部人事檔案管理系統實現了檔案信息快速查詢、檔案信息準確輸出，有利于事業單位之間對行政管理信息的有效傳遞與使用。事業單位檔案管理工作數字信息化的重要性主要體現在以下幾個方面。 一方面是數字化的信息專業技術使得事業單位干部人事檔案管理工作有了堅實基礎與可靠平臺。另一方面，在事業單位管理機制的改革進程中，檔案管理工作的信息化為單位管理層做出相關決策提供了行之有效的數據化信息支撐。此外，與傳統模式下的檔案管理工作相比，數字信息化應用于檔案管理工作使得檔案信息的查詢程序更簡單、檔案信息的準確率更高。

（五）、強化工作人員檔案管理意識

一方面，事業單位檔案管理人員應當加強對此項工作的重視程度，建立并強化檔案管理意識。單位在組建檔案管理隊伍時應盡可能選擇專業能力強，有職業素養的人才。同時，事業單位還需要投入相當的管理經費，完善內部檔案管理的基礎設施建設。另一方面，事業單位應當在單位內部定期宣傳干部人事檔案管理工作，營造良好檔案管理工作氛圍，提升管理人員的重視程度。此外，還應當加強對檔案管理工作人員的培訓，可以定期組織專業性的培訓課程，整體性地提升事業單位檔案管理工作人員的綜合素養，使其能夠更好地為檔案管理工作提供有效的服務。

結語：

總而言之，目前我國有相當一部分事業單位在干部人事檔案管理工作中仍存在著檔案信息不準確、不完整，檔案管理專業技術不過關，檔案管理工作在單位內部日常管理工作中不受重視等問題。而應用數字信息化等有效模式能夠降低事業單位干部人事檔案管理工作運行成本，使得事業單位內部行政管理服務效率能夠得以有效提升。

參考文獻：

【1】李志民.檔案管理工作中存在的主要問題分析及解決的主要辦法分析【J】.黑龍江省檔案管理.2017

【2】葛喜志.新型信息化技術對于傳統檔案管理的促進作用分析【J】.黑龍江省城市檔案管理建設.2017

作者簡介：孔泉森（1992.7.30），男，漢，河南孟津縣，本科，館員，研究方向：檔案信息資源的開發和利用。