電子檔案的安全管理

文·牟美娟

電子檔案指的是以計算機磁盤等為儲存介質的資料記錄方式，與紙質檔案相對應，其包括有文本、命令、圖案以及數據等多種文件類型。電子檔案具有儲存量大、查找方便、節約辦公室空間、檔案丟失風險低、管理方便、靈活度高等多方面優點，可大幅度減輕工作難度，提高工作效率。但由于電子檔案是基于網絡環境而開發的檔案儲存方式，目前發展不夠完善，穩定性不足，較為容易出現信息泄露、信息錯誤等問題，進而影響工作質量及效率。因此，檔案部門應重視電子檔案的安全管理研究，并針對性提出改進措施，以助推電子檔案更深層次的應用與推廣。

一、電子檔案安全管理中存在的問題

（一）無標準管理制度

由于我國信息化發展相對偏晚，電子檔案的安全管理工作起步也偏晚，經驗較少，在理論基礎與實踐均不足的情況下，管理制度無法快速、完整地搭建[1]。具體表現為，目前電子檔案管理尚未形成統一、完整的安全管理體系，無明確性法規規范人們的行為，未設置專門的監督管理部門，且現有的規章制度也未深入貫徹落實，導致電子檔案管理工作不能順利推進。

（二）基礎設施不完善

電子檔案是基于網絡技術發展而出現的新型檔案管理方法，在對其進行安全管理時，必須要配以適合的硬件設施以及軟件系統。但目前，一方面我國信息技術雖發展較快，但不同區域、不同企業的信息技術應用水平存在一定的差異；另一方面，目前大多數人對電子檔案的安全管理不夠重視，在基礎設施準備上的投入較少，在這種基礎設置不完善、技術支持不到位的情況下，電子檔案安全管理的發展受到較大限制。

（三）管理人員水平參差不齊

相對于紙質檔案管理而言，電子檔案管理更為簡單、快捷，但對管理人員的專業技術能力要求則更高，除具備傳統檔案管理技術外，還要具備一定的信息技術、網絡技術基礎。目前，電子信息技術飛速發展，相關技術快速更迭，多數管理人員未及時更新自我知識庫，導致其綜合業務能力相對落后，進而容易出現管理質量低，效果不理想，檔案丟失、損壞以及信息泄露等問題，不能滿足對檔案管理的要求。

二、電子檔案安全管理改進措施

（一）完善管理制度

應重視電子檔案安全管理制度的建立健全。目前電子檔案安全管理相關文件，有《電子文件歸檔與管理規范》《電子檔案館評估指標體系》等，相關人員應綜合文件內容，根據企業、部門工作情況以及自身需求，制定針對性強的電子檔案管理辦法。應完善監督機制，保證相關措施落實，進一步為電子檔案安全管理提供保障[2]。

（二）完善基礎設施建設

應重視電子檔案基礎設施建設，提高相關投入。一是保證電子檔案存儲的載體質量高、性能好，保證其可儲存大量資料，且可以長期作用，避免因使用時間短而增加資料丟失的風險，同時也避免經常性轉移資料而增加工作量。二是由于電子檔案如丟失或篡改，找回難度較大，所以相關管理人員應配置有多個存儲載體，定期重新拷貝，以進一步保證電子資料的安全性，同時還能使其可持續應用。

（三）提高管理人員業務水平

應重視檔案管理人員的業務水平，保證其責任感強、安全意識過關。招聘相關人才時，應綜合考慮其檔案管理技術、計算機水平、安全意識、責任感等多方面內容，并對其進行入職培訓，使其對檔案工作內容、要求有一定的了解。入職后，應對其定期進行繼續教育、培養，保證檔案人員專業技術能力可以跟上時代發展腳步，有效應對企業以及部門的檔案工作需要。

現代化背景下，數據、信息儲存與分析對行業發展、工作推進有著非常重要的作用，電子檔案不可或缺，所以檔案人員應更為重視其安全管理，通過制定完善的制度、保證基礎設施投入、提高管理人員業務水平，進一步保證電子檔案的安全有效性。