建設企業(yè)數(shù)字檔案館 助力深化國有企業(yè)改革

文·秦毓青

國有企業(yè)檔案是國有企業(yè)各項活動的記錄，是國家檔案資源體系的重要組成部分，包含了大量重要敏感信息，不僅具有重要的信息價值，而且具有極高證據(jù)價值。國有企業(yè)檔案事關(guān)黨和國家核心利益，涉及企業(yè)的核心競爭力、職工群眾的切身利益和社會穩(wěn)定。在深化國有企業(yè)改革中必須加強檔案工作，用現(xiàn)代化措施和手段助力國有企業(yè)深化改革，穩(wěn)步發(fā)展。

一、國有企業(yè)改革對檔案工作的影響

當前，國有企業(yè)改革工作進入“深水區(qū)”，供給側(cè)改革、新舊動能轉(zhuǎn)換、混合所有制模式、資本運作和風險投資等，在給經(jīng)濟帶來活力的同時，也給國有企業(yè)檔案工作帶來挑戰(zhàn)。

一是大量企業(yè)改制、關(guān)閉、停產(chǎn)、破產(chǎn)或成為“僵尸”企業(yè)，檔案管理處于失控狀態(tài)，檔案安全狀況堪憂。有的企業(yè)檔案脫離檔案監(jiān)管部門視野，有的企業(yè)在處置過程中未留存檔案處置費，或者在檔案處置完畢前就遣散了檔案工作人員，國有檔案狀況不容樂觀。

二是大量企業(yè)轉(zhuǎn)制或者流轉(zhuǎn)，隸屬關(guān)系發(fā)生變化，帶來檔案安全隱患，存在國家檔案流失現(xiàn)象。如原省直、市直企業(yè)經(jīng)過改制，逐步變成企業(yè)集團的二級、三級甚至四級單位，有的轉(zhuǎn)變?yōu)槊衿蠡蛘咂飘a(chǎn)，因隸屬關(guān)系發(fā)生多次變化，造成國有檔案流向不明。

三是集團企業(yè)規(guī)模越來越大，控股企業(yè)從幾個到幾十個，乃至上百個，覆蓋范圍從本市到本省、到省外，部分企業(yè)走出國門，走上世界舞臺。這種現(xiàn)象導致在一個企業(yè)集團檔案工作中，存在多種檔案管理的規(guī)章和標準，存在多種檔案監(jiān)管模式，各種管理體制、機制交叉運轉(zhuǎn)，導致檔案歸屬不明確，管理人員思維、水平差異較大問題。

四是各種資本混合運作，國資、民資和外資互相交叉。在一些重大建設項目中，因資本運作模式不同，致使項目最終建設單位不受建設方控制，國家檔案存在嚴重的安全隱患，比如檔案不齊全完整、流向歸屬不明確、安全保密不到位等，有的甚至出現(xiàn)監(jiān)管真空區(qū)。

二、建設數(shù)字檔案館，助力企業(yè)改革發(fā)展

國企改革導致檔案工作出現(xiàn)的種種問題，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設提供了較好的解決方案。

一是運用數(shù)字檔案館平臺，助力企業(yè)實現(xiàn)檔案工作在線監(jiān)管。企業(yè)數(shù)字檔案館利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，直接連通集團公司所屬企業(yè)，實現(xiàn)增量檔案電子化，完成室藏存量傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，實現(xiàn)檔案監(jiān)督指導服務在線化，可以解決企業(yè)集團檔案工作管理人員少、管理單位多、覆蓋范圍廣等難題。以青島啤酒集團為例，其在全國擁有近百家啤酒生產(chǎn)銷售企業(yè)，建成數(shù)字檔案管理平臺后，實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡化，可以對各個子（分）公司檔案在線監(jiān)管，達到了資源共享、優(yōu)勢互補、提質(zhì)增效的目的，成為提升企業(yè)創(chuàng)新檔案管理水平的優(yōu)秀案例。

二是運用數(shù)字檔案館平臺，解決企業(yè)檔案全流程電子化管理。許多企業(yè)在OA辦公平臺、ERP業(yè)務管理平臺開展網(wǎng)上辦公和業(yè)務處理，產(chǎn)生了大量的電子檔案。隨著新檔案法的頒布實施，企業(yè)檔案全流程電子化管理、電子檔案法律憑證作用和“單套制”管理等問題迎刃而解，數(shù)字檔案館為解決企業(yè)檔案管理痼疾提供了堅強的技術(shù)支撐。青島的一些國有企業(yè)在電子公文管理、網(wǎng)簽合同、出國審批、商標管理、內(nèi)部安保管理等方面，均實現(xiàn)了全流程電子化管理。青島交運集團創(chuàng)新ERP車輛電子檔案管理方式，采取“一車一檔，一檔N卷”的歸檔模式，實現(xiàn)了車輛檔案信息全程電子化管理。

三是運用數(shù)字檔案館平臺，保障國有檔案資源齊全完整、安全保管、長久保存、網(wǎng)絡服務。首先，無論企業(yè)所在地在哪一個地區(qū)、哪一個國家，數(shù)字檔案館都可以較好地解決實體檔案分散保存在各個企業(yè)檔案室的分布式保管問題，通過數(shù)字化實現(xiàn)檔案信息資源的集中保存；其次，數(shù)字檔案集中管理、多套制管理、多介質(zhì)保存、異地保存等措施和手段，保障了檔案的安全和長久保存。無論企業(yè)如何改制、如何遷移，保存在數(shù)字檔案館的電子檔案都可以較好地解決檔案歸屬和流向問題；再次，數(shù)字檔案館方便高效地解決了檔案利用問題。利用國際互聯(lián)網(wǎng)絡、企業(yè)網(wǎng)絡、各級政府網(wǎng)絡，可以很容易地檢索到需要的檔案信息。

四是運用數(shù)字檔案館平臺，暢通數(shù)據(jù)信息鏈路，解決信息“孤島”現(xiàn)象。由于種種原因，許多企業(yè)ERP業(yè)務平臺相對獨立，如研發(fā)部門有獨立的研發(fā)平臺，銷售部門有獨立的銷售平臺等，各個平臺雖然同在一個企業(yè)網(wǎng)絡中運行，但是因管理模式、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、開發(fā)商以及應用系統(tǒng)等不同，各個系統(tǒng)之間相對獨立，形成“信息孤島”。如青島某運輸集團ERP平臺中，就存在著車輛調(diào)度平臺、車輛維修平臺、車輛管理平臺、線路運營平臺等多個ERP系統(tǒng)，同一輛車的相關(guān)數(shù)據(jù)如維修信息、調(diào)度信息、能耗信息等分布在多個平臺中，數(shù)據(jù)無法融合，無法滿足集團公司在線開展數(shù)據(jù)分析、決策服務的要求。企業(yè)數(shù)字檔案館解決的是整個企業(yè)集團的數(shù)據(jù)歸檔問題，各個獨立部門的電子檔案數(shù)據(jù)必須按照要求移交歸檔，匯集到數(shù)字檔案館平臺中，為解決“信息孤島”奠定了基礎(chǔ)。由于電子檔案在線移交歸檔的需求，也促使業(yè)務部門開放鏈路、開放端口、開放數(shù)據(jù)接口，進而實現(xiàn)數(shù)據(jù)平臺相互融合，倒逼企業(yè)整合ERP平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享利用服務，大大提升了企業(yè)ERP平臺的效率和服務水平。