淺議加快推進機關數字檔案室建設的對策

文·辛麗紅

數字檔案室是指機關在履行職能過程中，運用現代信息技術對電子檔案和傳統載體檔案數字副本等數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺。國家檔案局2014 年印發了《數字檔案室建設指南》，山東省檔案館在全省率先通過了“全國示范數字檔案室”的測評驗收，做出了具有示范性和引領性的榜樣。但是，目前基層機關數字檔案室建設情況還不容樂觀，需要引起檔案部門和機關單位的重視和關注。

一、數字檔案室建設過程中存在的主要問題

（一）對數字檔案室建設的重要性認識不足、重視不夠。有的機關領導沒有認識到數字檔案室建設是數字政府建設的基礎工作，沒有把機關檔案室建設擺上議事日程，沒有成立專門的領導機構或者沒有明確分管領導，沒有把數字檔案室建設與單位的信息化、數字化統籌謀劃，沒有對數字檔案室建設提出明確具體的要求，致使數字檔案室建設進度緩慢或推行不力。

（二）對數字檔案室建設的投入不足。數字檔案室建設，需要依托網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備軟硬件等基礎設施的支撐，無論是組織力量研發獨立的系統軟件，還是購買綜合管理軟件都需要一筆不小的開支。但由于領導思想認識有偏差，所以在經費比較緊張的情況下，會縮減對數字檔案室建設的資金投入，致使機關數字檔案室建設舉步維艱，無法推動。

（三）建設數字檔案室的專業人才缺乏。數字檔案室建設，需要一批既懂檔案業務，又懂數字技術的專業人才做保障。但基層機關檔案管理人員多是兼職工作，檔案業務都不能完全知曉，對數字技術更是一竅不通，無力推動數字檔案室建設。不少單位的數字化檔案室建設，從建設方案的起草，到功能模塊的設置，到各項任務的實現，都是依賴外包服務公司，一旦外包公司更換或公司人員調動，數字檔案室建設就將受到影響或止步。

二、加快推進數字檔案室建設的措施

（一）提高認識，加強領導

一是地方黨委政府要加強對數字檔案室的領導，按照國家、省檔案主管部門的部署，對區域內單位的數字檔案室建設進行安排布置，提出明確目標要求，并納入年度單位績效考核。二是各基層單位要按照黨委政府和上級檔案主管部門的要求，切實把數字檔案室建設擺上重要位置，專門研究布置數字檔案室建設工作，定期聽取匯報，研究解決建設過程中遇到的新情況、新問題。要成立由單位主要領導或分管領導任組長，綜合、業務、信息技術、保密、檔案等部門主要負責人為成員的領導小組，對單位數字檔案室建設工作進行規劃，作出具體實施方案。三是領導小組下設辦公室，由單位的綜合、信息、業務、保密、檔案等部門的人員組成工作班子，負責做好具體建設工作。

（二）加大投入，夯實基礎

數字檔案室建設是一個系統工程，需要單位各個科室之間密切配合、齊抓共管，落實必要的設施設備、專業技術人員和管理場所。一是要加大經費投入，購置滿足數字檔案資源管理和機關信息化共享利用需求的軟硬件基礎設施，包括穩定的專業服務器、可靠的存儲與備份設備、綜合檔案管理應用平臺等。二是加強專業人員的配備。要抽調既懂檔案業務、又熟悉信息技術的專業人員充實到數字檔案室建設中，確保建設過程中不因業務或技術問題而停滯。三是專門設置管理場所。不但要有數字檔案室管理場所，而且要有建設過程中的工作人員的工作場所，為數字檔案室建設夯實基礎。

（三）制定計劃，穩步推進

要根據單位經費、人員、場所等方面的實際情況，進行專門調研，組織有關專家進行廣泛論證，制定出數字檔案室建設計劃。一是注意計劃既要有前瞻性，又要有可行性、可操作性，切不可好高騖遠，不貼實際，無法操作；二是注意計劃既要明確的目標要求，又要有具體的方法步驟，切不可只有目標要求，沒有具體的步驟、措施和時間節點；三是注意計劃既要有長的（或年度）計劃，又要有具體的短的（月或周）安排，要詳細具體便于實施；四是注意計劃要與本單位信息化建設規劃相一致，便于一起推進。

目前，機關數字檔案室建設正處在起步階段，各機關要嚴格按照《數字檔案室建設指南》，廣泛發動，耐心指導，加快推進機關數字檔案室建設的步伐，以提高檔案工作效率、服務質量，推動檔案事業有效服務國家治理體系和治理能力現代化。