新時代醫院聲像檔案管理之我見

文·劉麗君

隨著醫療技術的飛速發展，醫院聲像檔案的利用率逐年提高，如何采取積極的應對措施，加大聲像檔案開發利用力度，充分發揮其應有的作用，更好地服務醫院管理工作，已成為亟待解決的問題。

一、醫院聲像檔案管理存在的問題

（一）格式更新換代較快，播放設備老化失修

在信息技術出現以前，人們制作儲存聲像資料主要是利用錄音錄像技術和錄音錄像設備。由于當時的技術及標準有限，不同的錄音錄像技術產出的錄音錄像設備因格式不同而不能相互替代。隨著新技術的快速發展，錄音錄像技術進入 MP3、MP4 等技術階段，傳統的磁帶、鋼絲帶等錄音錄像設備在新一代數字化設備中無法播放，與之配套的磁帶錄音機、磁帶復讀機等也隨時間推移而老化失修無法使用，可以說是科學技術的更新換代，讓許多以磁帶、鋼絲帶、半導體等為載體的聲像檔案因無法找到相應的播放設備而成為“死檔案”，給數字化工作帶來了較大的困難。

（二）保管條件要求高，載體易遭損壞

傳統的音像檔案保存條件要求極高，其所需溫濕度的跨度都要比紙質檔案更為嚴格。大部分磁帶帶基和黏合劑都是高分子化合物，在保存中要求避免強化照射，以防在光照下發生化學反應，降低物質的原有性質，加速磁帶老化。要避開灰塵侵入帶基，造成磁帶磨損，損壞記載的信息。即便是溫濕度、光照、灰塵都控制的很好，質量最好的錄音錄像磁帶，其保存壽命最長時間也不過 15年左右，在保存過程中磁帶上的化學物質也會隨著時間推移而逐漸老化變質、變形、變脆，進而造成信息的失真或丟失。

（三）轉換技術專業性強，人力財力要求高

傳統的錄音錄像磁帶要轉換成數字信息，需要通過專業的模數轉換技術，這個技術的實施需要對信息進行采集、保持、量化和編碼，技術難度相當高，只有專業的技術人員才能完成。而聲像資料的轉換設備專業性也很高，錄音錄像檔案進行數字化處理需要軟硬件平臺設備的支持，包括不同格式的錄音錄像機、采集服務器、音視頻采集處理軟件、磁盤陣列等。而當前傳統的錄音錄像機廠家早已經不再生產，要購買和收集專業化設備則需要花費很大的財力物力，非一般醫院所能擔負。

二、加強對醫院聲像檔案管理的有效策略

（一）提高聲像檔案資料管理的現代化水平

構建數字化的檔案管理模式是當前檔案管理的大勢所趨，醫院可以使用計算機技術實現對醫院聲像檔案管理的數字化轉換，一方面可將原照片通過電子掃描儀掃描輸入計算機系統保存，既保護了照片原件，也可防止照片丟失、損壞、褪色，并且在計算機系統內形成的電子文檔也方便保存和日后查看；另一方面通過適宜的轉換技術，將原有的聲像資料，由磁帶存儲方式轉換成數字格式，利用光盤進行存儲，提高其管理、利用及共享。

（二）完善聲像檔案的管理制度

要依據醫院檔案工作的實際情況，制定完善的聲像檔案管理規章制度，對聲像檔案的制作、收集、分類、歸檔進行規范要求，并及時指導、嚴格監管、有效控制聲像檔案的收管用各項業務。

（三）加強對聲像檔案管理人員的培訓

要定期對聲像檔案管理人員進行業務培訓，使其知曉聲像檔案生成的基本原理，懂得聲像檔案存儲所需要的環境條件、播放所需要的特殊設備、格式轉換所需要的專業技術等，掌握一定水平的聲像檔案操作技術和聲像播放儀器的使用方法。也要對醫院其他科室的醫務人員、行政人員進行檔案學相關知識的專業培訓，增強他們的檔案意識，積極配合檔案管理部門做好聲像檔案的收集整理、立卷歸檔工作，提高檔案工作效率。