新時期事業單位檔案信息化管理的對策探析

文·邵明倫

隨著新時代機關事業單位辦公條件走向信息化、技術化，無紙化辦公已經逐漸普及，傳統的人工檔案管理模式已經落后，升級換代成為必然。2019年1月起施行的《機關檔案管理規定》要求，將機關檔案信息化工作納入機關電子政務和信息化總體規劃，建設信息化檔案室作為主要形式，開展傳統載體檔案數字化、文件數據化、管理信息化工作。從制度、設施、系統等方面完善檔案的管理建設，加快檔案原始信息的數字化轉換進程和電子文件的積累、更新和完善是檔案工作保持旺盛生命力的時代要求。筆者認為，事業單位檔案信息化管理的對策應著重考慮以下幾個方面：

一、提升公文處理現代化手段，提高檔案管理水平

國家檔案局于2017年頒布了DA/T31—2017《紙質檔案數字化規范》，對紙質檔案的有效保護和利用做出了詳細規范，使檔案工作正式步入系統的信息化管理。使用新型檔案管理技術，通過建設信息化檔案平臺，梳理檔案管理流程，規范檔案管理系統的完整性和統一性、合理劃分檔案的門類，確保目錄著錄的準確性，將使檔案管理工作更加優化。例如機關事業單位中“OA”“釘釘”等無紙化辦公系統的使用越來越普遍，通過權限的分配、分級與控制，就可以優化辦公流程和公文處理效率，明確各方職責。有利于各方對工作的監督與審核，加快了公文流轉和規范歸檔的速度。檔案工作作為對事業單位決策、發展歷史的最完整記錄，涵蓋了黨建、事業發展、民主決策、制度建設、職能履行、保障服務等領域有重要價值的信息的存儲和利用，是事業單位管理的重要基礎性工作。隨著“互聯網+”時代來臨，檔案資源的充分利用變得越來越重要、越來越頻繁，信息化的檔案在檔案總量中所占的比重也越來越高。檔案信息化水平的提升，有利于進一步提高檔案工作制度化、規范化、科學化水平，使檔案的整理、著錄標引、數據的輸入和分類、保存和利用、備份和銷毀進入現代化模式，系統地提升事業單位檔案整體管理水平。

二、加大投入強化基礎，改善信息處理能力

隨著信息技術的發展，檔案信息化建設有待進一步細化和完善。尤其需要與事業單位應用的辦公系統新技術、新應用對接，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，實現文件、檔案一體化管理模式。因此事業單位管理層必須加大對檔案管理信息平臺的重視程度，要時刻關注檔案管理的發展趨勢與新型檔案管理技術，并為電子檔案管理發展提供有利條件，制定專業的長遠規劃，盡量避免短期行為，拿出專項資金和資源，加大對質量過硬的信息化設備，例如掃描儀、電腦、檔案管理系統、大容量加密儲存設備等適合于檔案開發和利用的硬件和信息安全的資金投入，另外還需要拓展配套的存儲、檢索、展示的場所，來建設高效、合理、科學的檔案信息化平臺。以符合定位的數據庫作為基礎，發揮高效整合作用，結合單位實際，建立和執行嚴格、規范的質量管理體系，為提高檔案使用效益提供保障。把檔案人員從繁雜的檔案處理工作解放出來，有充分的精力和時間，變被動為主動，深入發掘各部門產生的有價值的檔案資源，隨時歸檔存儲，便于相關工作的快速查詢與獲取，提高檔案利用水平。

三、確立嚴格的標準規范，保障各項工作的運轉執行

（一）建設合理流暢，安全便捷的一體化系統平臺是檔案信息化的“軟要求”

依托長遠規劃，探索實體、非實體檔案歸檔和管理的一體化可行模式，完善檔案系統信息化水平。檔案管理的信息化是以數字檔案室為核心的系統工程，它包括檔案的整理、著錄標引、數據輸入和分類等基礎工作，2016年國家檔案局頒布《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》對電子文件歸檔范圍、收集與整理、歸檔方式和格式等方面進行了規定，解決了電子文件管理和紙質檔案數字化標準等基本問題，為事業單位檔案的辦理、歸檔、保管、利用等一系列流程完成檔案數據化的規范管理，提供了政策保障。通過質量控制對檔案逐卷、逐件檢查勘誤，保證信息準確、規范、格式統一，內容完整，保證檔案存儲與檢索的正確率。充分調查研究，合理規劃，建立以符合事業單位工作性質為原則的數據庫和高度兼容、高度整合的操作管理系統，達到自動化歸類儲存能力，促進檔案管理自動化的實現。

（二）事業單位檔案信息化管理的規范和制度是檔案管理工作的“硬指標”

根據《檔案法》等法律法規和有關檔案管理規定，從檔案的收集歸檔、保管利用、鑒定收錄等方面入手，進一步制定與完善檔案管理制度，為事業單位開展檔案信息化建設提供制度保障。落實各級工作人員的職責，規范優化工作程序，訂立本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限制度，以及其他的開發、銷毀、移交的程序流程和檢索、查閱、保存的權限規范等，提高每一個工作環節的嚴謹性，有效提升檔案信息化管理工作成效。檔案管理人員從職權范圍出發，對檔案進行務實管理，并承擔自己的職業行為責任；在日常管理操作中嚴格把握檔案的保密與利用之間的關系，不講人際情面、遵循規章辦事、做好數據加密，細致確定檔案的開放范圍和時限，做好身份權限分級認證的權限管理。

四、在檔案信息化建設中增強安全意識

從保障檔案安全來看，事業單位中有相當一部分信息資源是需要嚴格保密和控制的，采取一系列措施保護檔案信息的安全，杜絕存儲和利用過程中的泄密問題，防止帶來嚴重后果是檔案管理的基本要求。在世界發展的大浪潮中，數據、信息的交換越來越廣泛，也越來越重要，數據的安全風險隨之也越來越高，如何切實保護好數據資源的安全，就成為檔案部門為社會發展提供更好的信息資源服務的重要前提。檔案信息化安全管理風險因素主要有人為（含制度）因素、管理因素、技術因素三方面。需要用嚴格的制度、措施進行監察和控制，把檔案信息安全納入各部門、各單位安全建設的范疇，聯合制定檔案信息安全相關制度標準，以符合工作實際為出發點，依法依規協調檔案管理者和利用者之間的行為。在檔案信息化的實際發展中，要用長遠的眼光，以檔案信息平臺建設為基礎，完善檔案技術安全管理。將傳統檔案數字化，建立有效的檔案文件及其元數據備份體系，增強系統容錯能力。建立檔案信息整理、儲存和傳遞安全制度等一系列措施，對輸入內容和設備進行嚴格的病毒屏蔽，及時修補安全漏洞，保證檔案系統的安全，并對可能出現的泄密行為進行有效預防。