智慧檔案館建設路徑探析

文·侯訓梅

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確提出了檔案信息化建設的目標任務，強調要加強新一代信息技術在檔案工作中的應用，提升檔案管理數字、智能化水平，推動數字檔案館（室）建設優化升級，基本實現檔案工作數字轉型。建設智慧檔案館是數字檔案館優化升級的必然選擇。智慧檔案館建設的目標是應用大數據、人工智能等信息技術，實現檔案收集、整理、開發、利用的智慧化管理，通過加強海量檔案信息資源的有效收集、整合、挖掘、分析，提高檔案信息資源現代化管理水平，實現跨部門、跨館際的互通互聯和全域一體化檔案信息共建共享，推動檔案利用服務方式的深刻變革，推進檔案服務更加智能、高效、便捷，為社會公眾帶來智慧化、多元化、個性化的服務體驗。

一、智慧檔案館建設重點任務

（一）實現檔案資源數字轉型

目前建成的數字檔案館存儲的電子檔案多數是對傳統紙質檔案進行掃描產生的圖像文件，只是實現了從看實體檔案原文到在計算機上看圖像檔案的轉變，檔案可檢索的信息還是題名、責任者、形成時間、主題詞等著錄信息。部分電子檔案以雙重PDF格式存儲，可實現對檔案內容的檢索，但質量和效率不高。館藏真正意義上的原生電子檔案占比極少。建設智慧檔案館首要的任務是實現檔案資源數字轉型，運用現代信息技術，完成檔案的“數據化”，把文書、聲像等檔案的內容全部轉變為可被計算機“看得懂”的數據。

（二）實現檔案利用服務升級

傳統數字檔案館為用戶提供檔案信息檢索“一是一、二是二”，缺少“關聯性”；提供利用服務是“千人一面”，缺少“個性化”。建設智慧檔案館需要運用現代數據挖掘技術，通過算法建立檔案數據之間的聯系，比如檢索“下派”，可以關聯到“第一書記”“服務隊”“脫貧攻堅”等。通過機器學習為每一位用戶提供個性化的檔案利用服務體驗，主動推送有價值的檔案信息，實現檔案利用服務的迭代升級。

（三）實現檔案管理工作現代化

傳統數字檔案館建設容易出現數字檔案管理系統和檔案實體業務管理系統“兩張皮”，沒有實現真正意義上的檔案管理現代化。建設智慧檔案館需要利用物聯網技術，把檔案內容數據、檔案實體數據、檔案利用數據、檔案庫房環境數據和檔案安全數據等匯聚起來， 實現互聯互通、遠程控制，提高檔案管理工作現代化水平。

二、智慧檔案館建設策略路徑

（一）強化智慧檔案館平臺建設

要積極融入數字強省建設、智慧城市建設，建設覆蓋檔案業務工作全流程的智慧檔案館系統平臺。《山東省 “十四五”數字強省建設規劃》明確提出了在數字強省建設中檔案管理協同的具體任務，要求深入推進電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點，完善公文處理系統、政務服務平臺電子文件歸檔功能、流程，加快全省檔案管理系統整合，在省直單位推廣應用統一數字檔案管理系統，形成覆蓋全省的數字檔案館（室）集群。在各級國家綜合檔案館智慧檔案館平臺建設中，既要立足于國家綜合檔案館自身檔案管理和服務的需要，又要滿足進館單位電子檔案管理和移交進館的需求，還要考慮國家綜合檔案館之間檔案信息資源的共建共享和利用服務，重點加強“三個平臺”建設，建設基于局域網的館藏電子檔案管理平臺，實現全部館藏電子檔案的長久安全保存和管理；建設基于政務網的檔案業務智慧管理平臺，實現進館單位電子檔案管理業務指導、移交接收和利用服務；建設基于互聯網的公開檔案數字資源服務平臺，實現開放檔案資源在互聯網上的共建共享、對外利用服務。

（二）大力推進館藏檔案資源數據化

按照增量“電子化”、存量“數字化”的思路，分別在“增量”和“存量”上推進檔案資源數據化。首先是要積極融入數字機關建設，提出電子檔案管理相關標準規范，協同電子文件管理主管部門，全力推進各進館單位各門類、載體原生電子文件歸檔，產生符合國家標準規范的原生電子檔案，有條件的在檔案室開展室藏存量電子檔案數據化，為逐步實現增量“數據化”打下堅實基礎。其次是全面開展館藏檔案數據化，在紙質檔案、聲像檔案等數字化的基礎上，采取服務外包形式對館藏開放檔案進行數據化，充分利用已成熟的現代信息技術和人工智能等手段，通過OCR識別、語音識別、人臉識別等，把紙質檔案、音像檔案、照片檔案等內容信息轉化為計算機可識別的數據信息，建立真正意義上覆蓋全部館藏檔案的“全文數據庫”。

（三）全面開展檔案數據挖掘和分析

智慧檔案館的“智慧”關鍵體現在檔案數據的挖掘和分析上。在實現檔案“數據化”的同時，各級國家綜合檔案館要在確保檔案信息安全保密的前提下，充分借用外部力量，把檔案業務與現代信息技術緊密結合起來，對館藏檔案的內容進行智慧化管理與開發，開展檔案數據挖掘和分析，建立數據之間的聯系，深度挖掘檔案的潛在價值，形成互相關聯、數量龐大的檔案知識網絡，更好服務用戶個性化需求，提高檔案信息智慧化管理水平。在此基礎上，通過感知和處置實現檔案智慧開放審核、輔助解密清理、檔案智慧編研、全宗指南智能編輯等，提升檔案業務質量和效率。

（四）切實提升檔案智慧化服務水平

智慧檔案館是否可以達到“智慧”的要求，最終要靠服務對象的體驗來檢驗。要把智慧檔案館建設與智慧城市建設、數字政府建設緊密結合起來，在智慧城市建設中，要充分利用智慧檔案館建設的成果，認真研究分析市民和社會組織對檔案信息的需求，強化覆蓋人民群眾的檔案現代化利用體系建設，強化移動端檔案信息服務功能開發應用，讓人民群眾隨時隨地可以享受到智慧檔案館建設帶來的便利，提升人民群眾在檔案服務中的獲得感、滿意感。在數字政府、數字機關建設中，讓各級機關、企事業單位感受到智慧檔案館建設帶來的機關辦文辦事便利、工作效能提升、管理質量提升，自覺參與到電子文件歸檔、電子檔案管理中來，更加重視支持檔案信息化建設。

總之，推動數字檔案館優化升級、建設智慧檔案館是“十四五”時期檔案事業發展的重要任務，也是推進檔案事業創新發展的重要抓手。各級國家綜合檔案館要抓住實施新修訂的《中華人民共和國檔案法》和“十四五”檔案事業發展規劃的重要機遇，積極爭取當地黨委政府重視支持，積極融入智慧城市和數字政府建設，積極推進檔案工作數字化轉型，建設系統功能完善、管理規范有序、服務優質高效的智慧檔案館，實現檔案事業轉型發展高質量發展。