淺論人事檔案管理和運用

林霖

（黑龍江省雞西市人民醫院，黑龍江 雞西 158100）

現階段社會發展迅速，科研人員檔案的管理為公共機構內部結構的優化和改革提供了強大動力。人事檔案真實記錄了每位員工的人事簡歷，性格和道德以及政治觀。它可以反映員工的完整情況，并且是雇用各個部門時的重要參考工具。人事檔案與員工的勞動社會保障，人事工資等方面直接相關，因此人事檔案部門是幕后的服務提供者和保證人。

一、人事檔案管理概述

（一）人事檔案的收集

人事檔案材料分為十類：簡歷材料、自傳材料、檢查與評估材料、學術和職稱培訓材料、政治評論材料、比賽和聯賽材料、獎勵材料、處罰材料、任免材料等材料。在這十類材料中，人事部門直接制作或收集了干部履歷表，年度評估表和薪資變動表，這可以確保按時收集材料。人事部間接收集諸如研究，政治評論，獎懲以及出國旅行等資料。資料不全，人事部門不知道其他部門是否已生成某些物料，這影響了物料的及時收集。例如，應收集出國人員進行研究，交流和學習的政策審查材料作為工作人員檔案。在實際工作中，對海外人員的政治審查由黨委勞動部門負責。由于人員不知道出國人員的政策審查材料是否屬于人事檔案，因此不會將其送交人事辦公室。人事部不知道出國人員的清單，也不向黨委勞動部索要，這將導致人事檔案的收集不完整。如何改變這種情況？必須加強部門之間的業務溝通與協調，并充分利用網絡的優勢。目前，出國人員基本信息應在互聯網上公布，人事部門人事檔案管理人員應予以重視，并積極向有關部門積極收集資料。

（二）人員檔案的組織和鏈接

人事檔案應定期分類和裝訂，否則將難以確保人員檔案的安全性和完整性。例如：員工提交的學歷證書復印件，年度評估表，年薪表，退休批準表，黨員資料等未及時分類。然后，在檢查的情況下，如果丟失紙張該怎么辦？因此，有必要定期組織和鏈接職員檔案并在卷上打印檔案目錄。這樣可以方便查閱，并可以確保人事檔案的完整性。

（三）訪問人事檔案

嚴格執行人事檔案訪問紀律，嚴格執行人事檔案訪問過程，嚴格禁止人事檔案訪問。管理人事檔案是機密工作，任何查看人事檔案的人都應保守秘密。例如，在審查人事檔案時，人事檔案管理人員應檢查是否有《人事檔案查閱審批表》的單位批準印章；檔案審查員是中國共產黨的成員；檔案審閱者強調審閱檔案的紀律，不允許有拍照或更改。外部單位工作人員應出示申請書和身份證以核實檔案并確保工作人員檔案的安全。

（四）人員檔案的傳輸

人才流動將導致人員檔案在單位之間的轉移。在日常工作中，我經常收到綁定的和未分類的人員檔案。為了避免這種情況，在國外審查人事檔案時，要求歸檔單位在傳送人事檔案之前按照規定進行組織，綁定和密封。人員檔案的傳輸必須通過機密渠道，并且必須使用特殊車輛來接送人員。

二、當前人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案內容存在單一片面、不真實等問題

通過探索人事檔案發現，其中大部分為政史材料，只有少數材料可以體現出個人專業特征以及業績等。部分人員為達到自己的需求，所記錄的學歷與出生年月等前后不同。如此一來，對管理人員產生較大影響，當開展人員招聘以及崗位設置等工作時，極易出現引導誤差。就人事檔案信息應用而言，通常為被動服務，僅僅是供相關人員檢查與閱覽，并未讓人事檔案起到作用。

（二）人事檔案管理和服務手段比較落后，與現階段社會發展不匹配

現階段，在開展人事檔案管理工作時，仍舊應用以往落后的管理模式。在記錄檔案時，通常將一系列紙質材料作為載體，將其整合成卷宗，當進行整理與查閱等操作時，尚且應用手工操作模式，這不符現代社會高速發展的要求，所以不利于共享信息資源，不能實現其跨地域的目的。

（三）管理分散，為人事檔案管理帶來諸多不利

近年來，機關事業單位機構改革不斷深化，逐漸落實聘用制，日益加劇人才流動。通過探索人事檔案管理現狀發現，將人事檔案保存在三個地方，一是本單位，二是市委組織部，三是市人才交流中心，當進行整理與查閱等操作時，不僅浪費時間，而且給應用人員造成較大不便。部分人員的人事檔案保存于人才交流中心，但是人才交流中心和用人單位之間存在一定問題，兩者并未共享信息數據，以此對檔案資料產生較大不良影響，導致其缺乏連續性。

（四）流動人員中“棄檔”“死檔”問題比較嚴重

根據國家規定來看，只有三個地方可以保管人事檔案：一是國家機關，二是事業單位，三是國有企業。對于流動人員而言，僅僅可以在人才服務中心保存與管理人事檔案，同時需要繳納管理費。近些年，無論是國家機關還是事業單位均不斷深化改革，應用聘用制，而且人才流動強度越來越大，經常出現棄檔與死檔等現象。部分人員有待提高對人事檔案的重視程度，缺乏繳納人事檔案管理費的意愿，擔心人事檔案內容危及自身等，以此引發許多不良現象，主要包括棄檔、改檔等現象。針對棄檔實際情況來看，通常是高等院校學生、個體創業人員、出國人員等。通過探索大量數據統計發現，在流動人才中，沒有攜帶人事檔案的人員大概占比1/4，可能是人檔分離，也可能是完全棄置。

三、人員檔案的使用

（一）人事檔案在甄選和雇用人員方面發揮著重要作用

人事檔案中的干部人事資料是反映干部情況的基本依據和重要依據，是干部工作和領導選拔的重要信息。例如，在招募中層干部時，有必要對干部檔案進行徹底，嚴格的審查，重點是“三個時間，兩個日歷和一個身份”，即出生時間的一致性，工作時間和入黨時間；學習經歷，工作經歷以及身份的真實性。在審查身份檔案時，發現身份檔案中的某些材料顯示出改變的跡象，經過檢查和紀律調查，發現這些檔案是偽造的，應收到相應的處罰。

（二）人事檔案是社會保障服務管理的重要基礎

政府機構事業單位養老保險制度改革后，離退休人員的工資將由社會保障支付。人事局的社會保障官員將《事業單位退休人員養老保險待遇審批表》交付給市社會保障局，批準表格中的項目必須填寫參與工作的日期和年份的數據和信息。為了確保數據的準確性，有必要查看人事檔案中的相關材料以進行確認。例如：在《干部履歷表》中檢查何時何地參加工作時間和工作經歷；回顧多年來評估表上的參與時間；回顧多年來調整薪資表的時間；請檢查“更正成績表”等，以確保正確完成《事業單位退休人員養老保險待遇審批表》的工作，確保每月都能按時無誤地收到退休金，并營造一個和諧的社會環境。

（三）人事檔案是用于建立退休信息數據庫的數據源

建立離退休干部信息數據庫，準確認識離退休干部的基本情況，是做好離退休干部管理工作的重要基礎。提高離退休干部的標準化和科學的服務管理水平，在相關領域更好地利用離退休干部，具有十分重要的作用。為了確保數據的準確性，請在查詢完人事檔案后填寫《退休干部信息簡表》。有必要收集基本信息，家庭狀況，健康狀況，參加重要的歷史活動，獎懲和退休人員的工資狀況。

（四）人事檔案是公證信息的來源

隨著人們法律意識的增強，經濟的發展和人事家庭財富的豐富，近年來，公證業務越來越普遍。公證通常要求提取人事檔案，這要求人事檔案管理者要公正，公平，并尋求事實真相以提取人事檔案。例如：提取《職工履歷表》或《干部履歷表》時，請如實填寫父母，配偶，子女和社會關系的信息。有些人事檔案有多個簡歷，必須仔細閱讀，經過全面分析，然后提取其中一個簡歷，并在經過公證的摘要中注明年份，月份和日期的簡歷。如有問題，提取人事檔案的負責人和公證處工作人員將配合對人事檔案資料的調查和判斷，以確保公證的嚴肅性。

結束語

人事檔案管理部門促進部門的優化和改革，同時，無論部門如何進行改革和優化，該部門仍然是公共機構中的關鍵部門。在人才招聘過程中，人事檔案管理部門扮演著重要角色。人事檔案管理部門向招聘部門提供全面協助，以比較每個候選人的實際社會經驗，人事能力和道德水準。在績效考核的日常工作中，人事檔案是高層領導決策的主要依據，促進了獎懲目標的實現。它是每位員工日常工作的最真實的資料，并真正記錄了整個人事數據范圍。