企業檔案工作數字化轉型的探究

郭松雪

（國營川西機器廠，四川 彭州 611930）

企業檔案工作的數字化轉型關系到企業的長遠發展，因此相關部門要適應信息化發展的大趨勢，做好總體設計和分布實施工作，加快企業檔案工作的數字化轉型。從而推動企業的高質量發展。企業檔案工作在企業的生產經營中扮演著基礎性的作用，在轉型升級的重要階段，既充滿著機遇，也面臨著挑戰。

一、企業檔案工作數字化轉型的概念和背景

（一）企業檔案工作數字化轉型的概念

企業檔案工作的數字化轉型是指企業將相關檔案工作的管理對象和手段等由傳統形式向數字化轉變的過程，以此來提升企業的檔案管理水平和效益。此概念共包含四個方面：其一，進行轉型的主體是企業，而不是相關檔案部門或檔案人員。其二，轉型包括管理對象、管理手續和效果三方面，三者相輔相成。其三，檔案工作的數字化需要一個過程，不能一揮而就。其四，轉型包括多個方面，而不局限于檔案工作本身[1]。

（二）企業檔案工作數字化轉型的背景

1.企業檔案工作進行數字化的轉型是數字技術發展的必然要求，以“ABCDI”（人工智能、區塊鏈、云計算、大數據、物聯網）為代表的數字技術，成為推動全球經濟和高質量發展的重要動力，這也廣泛應用到了社會企業的各個方面，催生了企業發展的新模式。許多企業正在經歷從集成階段向共享服務與數據分析應用發展的新階段，這使得數據推動決策的機制基本形成，從而影響到企業檔案工作的理念、方法、制度等多個方面，傳統檔案的管理理念已經無法適應科學技術的發展，數字化轉型是必然趨勢。2.企業檔案工作的數字化轉型是企業提高效益的內在要求，現階段，面對疫情防控的常態化，許多企業正處于調整結構、促進轉型的關鍵階段，提升自身的效益已經成為許多企業最迫切的任務。對于企業檔案工作而言，數字化轉型能夠有效發揮數字技術在檔案資源配置中的作用，從而轉變檔案的管理、服務模式，形成具有競爭力的專業優勢和內在動力，以此提升企業的管理效率和效益，推動企業的發展。3.轉型是企業檔案工作高質量發展的必然要求，首先，數字技術的推進使得企業的檔案管理從紙質文件轉向電子文件，為此企業的檔案管理必須更新相關的管理思路和手段，建立數字化的檔案管理模式[2]。其次，國家治理的現代化和企業治理的現代化對企業的檔案管理工作提出了更高的要求，通過檔案數字化的轉型，才能實現資源的有效整合與優化，才能將檔案管理與數字技術進行融合從而推動企業檔案管理的高質量發展。

二、企業檔案工作數字化轉型的原則

（一）規劃先行

企業檔案工作數字化轉型的本質是信息化的工作，因此需要耗費一定程度的人資、物力和財力，并具有一定的技術難度，尤其是涉及一些比較高級的轉型工作時，由于其自身具有內外交叉的特征，因此需要進行提前規劃，合理分配資源。

（二）對象與手段并行

檔案工作中，檔案自身是管理對象，電子檔案系統等是管理手段。從客觀世界的運行來說，管理對象必須依靠相關管理手段來進行管理，而相關管理手段必須通過對管理對象的管理來發揮作用，因此二者相輔相成。

（三）從易到難原則

事物的發展規律都是從簡單到復雜，從易到難。因此檔案工作數字化的轉型也應該遵循此規律。堅持由易到難的原則可以在具體內容的實施過程中獲得相關經驗，而如果從難到易，則會挫傷積極性，從而造成資源浪費。

（四）需求牽引效益優先

即轉型要立足于企業業務的發展需求，將企業的檔案信息或進行檔案工作的地點作為轉型的基點，因此在實施數字化轉型前，要對企業的需求進行全面深入的調查，找到企業研發、生產、經營、管理等工作對檔案工作的需求。

（五）圍繞中心服務大局

圍繞中心服務大局是所有檔案工作都要堅持的原則，企業檔案工作的數字化轉型作為檔案工作的重要組成部分，也要遵循這一原則。在遵循這一原則時，要將轉型的工作目標、著力點等均圍繞中心進行運轉。

（六）從模仿到創新

企業檔案實現數字化轉型要借鑒大量的新觀念和新模式，但并不是對其進行照搬，而且部分內容需要較少的新觀念和新模式，而部分內容卻需要大量的新觀念與新模式。為了使檔案數字化轉型工作能夠順利推進，應該遵循從模仿到創新的原則。

（七）前端控制

前端控制即企業檔案工作在數字化轉型中電子文件歸檔工作中所倡導的“文件尚未產生之時采取措施”，從文件開始生成時就對其進行介入。根據相關理論，在文件生成時期對其進行有效的價值鑒定和維護監督，是實現電子文件穩定安全的前提。

三、企業檔案工作數字化轉型的措施

（一）做好轉型規劃

這是企業檔案工作進行數字化轉型的前提，檔案工作的數字化轉型涉及多個方面，種類繁多且數量豐富，因此必須要認真對待。在具體規劃時，相關人員要從企業的總目標開始，到各個部門的分目標，以及各個部門的政策和計劃、信息部門的活動與發展等多方面進行規劃。一個完備科學的規劃應該包括企業檔案工作數字化轉型的目標、約束條件和計劃指標等，同時還有數字檔案管理系統的功能、組織、相關人員、管理等多個方面，只有進行完整全面的規劃，才能保證檔案數字化轉型成功。

（二）數字化和管理系統同步推進

即在實現檔案數字化的同時也實現管理系統的數字化，檔案是檔案管理的主體，與檔案管理工作是相互依存的關系，任何一方出現缺失都無法推動轉型的平穩進行。企業在檔案工作的數字化轉型時，兩者必須同時進行，在推進檔案管理系統的同時，應該同時進行檔案數字化的工作，或者對電子文件進行歸檔。

（三）實現存量數字化到增量電子化

這是遵循由易到難的原則，如果企業經費相對缺乏，這是檔案資源進行數字化轉型時應該堅持的路徑。由于存量檔案進行數字化轉型時相對容易，有的通過外包就能實現轉型，見效也更快。而增量檔案電子化是一項較為復雜的工作，難度相對較大，且見效較慢。因此數字化轉型工作選擇見效更快的方法，更利于有序工作的進行。

（四）實現局部數字化到數字檔案館的建設

這種方式也適用于企業資源相對有限、檔案相關人員不足的情況，也是遵循從易到難的原則。數字檔案館的建設是企業檔案工作數字化轉型的必由之路，由于其設計的范圍廣，內容多，因此工作也相對復雜，需要大量的人力、物力和財力。但某些企業并無法支持數字檔案館的建設工作，因此可以從局部的數字化入手，如先將目錄進行數字化轉型，以此提高檢索效率，或者用計算機進行分類和排列，從而實現局部的數字化。等企業資源充裕并取得一定經驗時，可以再開展數字檔案館的建設工作。

（五）在數字檔案館的基礎上提質增效

這種方法也是遵循由易到難的原則，實現提質增效是企業檔案工作數字化轉型的目標，也是數字檔案館建設的目標。但若要實現提質增效則必須以數字檔案館的建設為前提，否則將無法實現提質增效。提質增效是企業進行檔案管理的需求，沒有提質增效的檔案工作數字化轉型企業不會推行，因此，企業的檔案數字化轉型工作必須圍繞檔案工作的提質增效進行，但必須以數字檔案館投入使用為前提和基礎。

（六）對電子文件進行系統歸檔

這是遵循中心服務大局所設計的一條措施。現階段，隨著信息化的全面普及，許多企業都建立了大量的業務系統和相關的數據庫，積累了大量的電子數據。這些數據大多處于不安全或是服務器負荷運行的狀態，業務系統中電子文件的歸檔是當前企業實現檔案工作數字化轉型的最大需求。從另一個方面看，保持業務系統的穩定運行是企業大局和信息化工作需要圍繞的中心，做好業務系統中電子文件的歸檔工作，就是檔案工作圍繞中心從而服務大局的最好體現。

（七）積極融入業務系統的實施中

這是遵循前端控制原則設計的一條措施。業務系統的電子文件歸檔在系統實施完成后面臨許多困難，反之，如果在系統實施時就提出電子文件的歸檔要求，則會相對比較容易。主要工作就是要參與業務系統的需求分析、詳細設計、測試、上線等多方面的工作，及時提出相關的歸檔需求，確保歸檔功能能夠有效實現，使得歸檔的電子文件符合檔案管理的相關要求。

結論：作為一項長期又艱巨的任務，企業檔案工作數字化轉型面臨著機遇的同時也有諸多挑戰，因此相關企業要樹立正確的認知和理念，充分把握企業檔案工作的規律和相關特點，進行有效的轉型，最終實現企業檔案業務的轉型升級，從而推動企業穩定發展。