企業數字化檔案建設的優勢與困難

全雪莉

（國營川西機器廠，四川 彭州 611930）

現階段，在信息化數字時代，隨著信息技術的快速發展，使得檔案管理水平日益提升。在企業檔案管理中，對文件信息進行數字化管理，有利于數據管理的集中化、快捷化，提升了信息查詢和檢索速度，使得傳統檔案管理時間、地域限制被打破。筆者按照自身多年檔案建設和管理經驗，主要分析企業數字化檔案建設的優勢與困難，探討相關優化措施。

一、數字化檔案建設與管理

（一）檔案數字化

在檔案建設中，利用數字化技術，整合傳統文件和電子檔案，建立檔案管理信息庫。通過數字化處理技術，實現信息的網絡化傳輸。同時，借助網絡管理軟件、計算機應用，提升檔案資源的共享度。

（二）數字化建設內容

在數字化檔案管理中，主要是掃描傳統紙質文件，再通過加工處理，轉化為現代化的數字檔案，形成電子文檔進行歸檔與保存，以確保檔案真實性、完整性。另外，通過數字化建設，建立目錄信息，通過計算技術進行信息的儲存、分析和利用。

二、企業數字化檔案建設的作用

在檔案管理中，主要是企業活動的真實反映與記錄，檔案管理作為企業建設的重要內容，對企業效益具有重要作用，是科學管理、績效考核和企業文化建設的重要依據。

（一）為促進企業現代化，必須提升檔案建設的數字化水平

在企業管理中，檔案通過數字化建設，可建立信息反饋的重要資源、渠道，對于企業決策的制定和調整，可提供主要的依據。同時，因檔案管理較為復雜，為適應現代化發展步伐，企業必須提升檔案建設的數字化水平。

（二）數字化是企業檔案事業發展的重要保障

近年來，我國檔案建設取得了長足發展，企業檔案建設也日益完善。立足管理類別技術、權責范圍來說，隨著信息技術發展，企業檔案建設的數字化水平尚未實現現代化。加上檔案數字化建設的機制不完善，檔案人員素質不高，建設手段比較落后。企業檔案事業要想發展，必須實現數字化建設。

三、企業檔案管理的數字化建設內容分析

對于企業檔案管理，主要包含紙質資料、磁帶音頻、錄像視頻、實物檔案等內容，在傳統檔案管理前提下，數字化實現傳統數據轉化為數字化文件，通過轉換、壓縮以后，再進行分級儲存和管理，可有效提高文件的檢索效率。利用數字化技術，構建數據檔案管理系統，可實現數據查詢的快捷化、精準化。

（一）目錄管理

對于企業檔案管理實行目錄管理方式，主要是指資料分類、編排目錄和檢索工具。對于企業的經營、財務、人事等相關信息，都可通過數字化生成。利用數據庫系統，根據客戶需求，對信息檢索進行定義后，可滿足各類目錄管理的特殊需求。

（二）系統目錄

對于檔案人員來說，根據系統應用，生成目錄表格以及信息等級，實行權屬檔案的數字化，設置檔案存取的唯一入口。并根據服務對象情況，利用電子目錄方式，即可判定用戶能否進入。同時，根據不同文件的類別，建立文件管理器，可為企業提供及時和準確的決策信息。

（三）檔案管理的數字化

為提升建檔質量和效率，尤其是財務、人事等信息，如果文件掃描的時間過長，必須會影響正常工作。利用數字化技術，實現文件模式簡潔化。同時，需提升檢索速度，對于大文件輸入，在保存檔案同時，需擴充系統的儲存容量。

（四）網絡化建設

對于企業檔案數字化建設，必須實行網絡化管理，才能發揮數字優勢，為客戶提供更多的信息服務，例如業務交易、合同仲裁、信息等級等，利用網絡化建設，可打破傳統的檔案時間和空間限制，提高企業信息檔案的信息共享度，促進企業資源得到最大化利用。

四、企業數字化檔案建設的優勢分析

（一）數字化條件日益成熟

目前，在我國企業發展中，檔案建設的數字化，由技術條件成熟度所決定，但現階段的信息技術尚未實現精密高度掃描以及模糊識別計算。隨著網絡信息技術的不斷運用，企業檔案管理實行數字化建設的條件也日益成熟，在檔案管理中，數字掃描成為常見處理方法。通過掃描技術的運用，可實現快速成像，促使檔案信息更加科學化和直觀化。

（二）大容量儲存條件完善

對于企業檔案管理中，由于信息量較大，大容量、大效率的信息儲存條件十分重要。以前由于技術條件約束，檔案硬盤儲量容量不大，所花費成本較高。但隨著硬盤技術日益成熟，儲量容量已得到快速擴展，儲存成本花費減少。此外，針對企業檔案建設，需要依靠專業人才，隨著國民學歷素質的不斷提升，檔案管理隊伍建設也在不斷加大。

五、企業數字化檔案建設的問題分析

（一）檔案管理的基礎設施不完善

在企業檔案管理中，如果數字化硬件設施不完善，必然會影響到數字化建設的效果。想要實現數字化，必須依靠硬件設備支持，例如電腦計算機、文件掃描儀、儲存設備等，通過這些硬件設備，可實現信息傳輸和存儲。然而，我國諸多企業因硬件設備不夠齊全，企業一味追求經濟利潤，對檔案管理不愿花費更多投入，使得檔案數字化管理存在阻礙。

（二）信息化標準的缺乏

想要保證企業的數字化建設質量，必須建立一個統一的參考標準，然而在企業檔案建設中，企業注重自身利益，并未建立統一標準，導致信息管理處于混亂狀態，不能促進信息資源的共享。

（三）檔案人員的素質較低

對于企業數字化檔案建設，檔案人員的素質和數字化水平，對檔案建設的質量具有重要影響。然而，在目前情況下，企業檔案數字化建設不注重數字化人才培養和引進，增加了檔案信息的風險，不能滿足數字化管理的相關要求。同時，由于檔案人員在操作中的不當行為，極易影響檔案信息的真實性。

六、企業數字化檔案建設的優化對策

在企業檔案建設中，數字化作為重要發展手段，雖然目前仍處于探索階段，但數字化建設與管理是企業檔案事業發展的必然趨勢。

（一）轉變傳統觀念，樹立數字化建設檔案管理理念

在企業管理中，檔案建設科學先進與否，需依靠大家樹立數字化的建設理念，不斷完善管理機制，主要包含數字檔案的歸檔、利用以及檔案保密和處罰制度等等。對于數字化建設，須設置專崗專人，采取檔案管理和部門分管的方式，采取多層次運行，實現分層建檔管理，通過科學化管理方式，促進檔案數字化建設的有序開展。

（二）建立統一的檔案管理標準

目前，我國對于電子文件、電子檔案，制定了相關標準和規范。在企業檔案的數字化建設中，部分企業由于缺乏統一規范和標準，數字化建設效果不太理想。為此，我們必須建立統一檔案建設標準，促使數字化建設的規范化、標準化、系統化。

（三）實現總體規劃的數字化

目前，我們身處信息化管理階段，檔案管理要想促進數字化建設，必須與現代技術、信息技術相結合。在傳統檔案管理中，主要采取人工紙質方式，而現代化的檔案記載和儲存，主要采取數字化設備，特別是計算機和網絡技術的運用，突破了傳統信息管理方式，由傳統“面對面”服務，轉變為網絡信息服務，檔案建設工作應提升數字化水平。此外，企業檔案的數字化建設，作為一項復雜的系統建設工程，在短期內難以完成，必須構建整體的管理規劃，通過系統指導，分階段和分層次建設。

（四）提升數字化人才的培養力度

在企業檔案管理中，數字化建設作為一項綜合性系統工作，在信息時代背景下，檔案管理工作人員更為廣泛，技術先進性也更強。這要求檔案人員具備數字化相關專業知識，檔案人員在科學處理紙質資料的同時，又可利用數字技術和數字設備，通過專業知識，了解各類專業學科，為咨詢者提供準確的資料信息服務。同時，檔案人員屬于數字化建設的重要參與者，數字化水平高低，對數字化建設情況具有直接影響。所以，需加大對檔案人員的數字化培訓，提升檔案人員的數字化管理能力，引進一批技術綜合性的專業人才，要求檔案人員具備信息技術、數字技術的相關業務知識，進而有效促進企業檔案管理的數字化建設。

結束語：綜上所述，數字化建設作為檔案管理的重要內容，屬于一項系統性和復雜性的數字工程，企業發展想要跟上時代步伐，必須立足檔案建設的數字化。但目前，企業檔案管理仍存在基礎設施不完善、信息化標準的缺乏、檔案人員的素質較低等問題。要想促進數字化管理，實現檔案資源的優化配置，減少檔案成本，必須轉變傳統觀念，建立統一的檔案管理標準，實現總體規劃的數字化，提升數字化人才的培養力度，促進企業檔案管理數字化建設的規范化、標準化、系統化。