基建工程檔案管理中的問題及策略研究

尚汶茜

（中央廣播電視總臺魯古辦公區建設管理辦公室，北京 100040）

引言

基建工程檔案是現當代基礎工程建設的關鍵組成部分之一，能直接反映出一個工程項目的施工質量。因此對基建工程檔案進行有效地、科學地管理，確保基建工程檔案的安全性和完整性，對基礎工程建設而言意義重大。系統化、合理化地管理基建工程檔案，能夠在很大程度上提升工程施工質量，而這需要包括設計、施工、監理在內的各方施工參與人員的努力與配合。

一、基建工程檔案管理內涵及重要性

基建工程檔案的主要內容包括有效記錄并保存整個基建工程項目中所涉及的每一個建設內容以及所處階段，其目的是日后對項目進行復盤、檢修或重建時，方便追溯原始信息與數據[1]。基于此，工程檔案管理人員所構建出的基建工程檔案必須具備足夠的系統性與完整性。基建工程檔案通常通過圖像、文字以及數據的形式對施工過程中產生的種種信息資料進行記錄，并通過膠片、紙質文件或數碼光盤等載體對這些檔案進行妥善保存。出于項目遭受戰亂后恢復重建，以及現代城市預防自然災害、抵御災害、減輕災害損失等方面的考量，基建工程檔案存在的意義無可取代[2]。

隨著中國經濟社會的長期高速發展以及城鎮化建設的不斷推進，基建工程項目的數量可謂與日俱增。在這一時代背景之下，正確認知基建工程檔案的意義，提高對這項工作的重視程度，同時提升對基建工程檔案進行管理操作的能力，可以在一定程度上促進中國基建工程行業整體向好向上地發展。首先，在日常的項目建設中基建項目檔案管理有著重要的作用。項目建設中的檔案建設主要包括對項目立項、記錄計劃方案、登記和核實財務數據等多方面的內容，同時隨著基建工程的發展，為了穩步推進施工工作開展，還會制定相關的質量評價標準并對工程建設的材料使用等進行記錄。通過檔案管理，工作人員能夠對檔案信息的真實性、信息性等進行記錄和反映，并為實際的建設工作提供相關依據。其次，在項目管理方面基建檔案建設也發揮著重要的作用。基建檔案是工程建設中保留的最原始信息材料，在遵守不同信息的有機聯系的基礎上，管理人員依照檔案信息開展管理工作，能夠有效檢驗項目工程的建設進度，同時通過多次的利用檔案信息數據能夠提高管理效率和項目施工的科學性和安全性，有效規避財務危機，避免安全事故發生。

二、基建工程檔案管理的問題

目前，根據市場實際情況來看，中國建筑工程領域的檔案管理仍存在著一些問題。筆者根據問題嚴重程度以及普遍程度在本文進行討論，分別是：檔案的編制和使用不夠規范，檔案管理制度亟待完善，檔案管理人員水平有待提高和檔案管理的質量不高。

（一）檔案的編制和使用不夠規范

當充分記錄一項工程建設在施工過程中所涉及的方方面面。然而，由于檔案管理人員以及工程施工人員對基建工程檔案的重視程度略微存在欠缺，以及他們的專業技能有待提升，從而導致了基建工程檔案喪失了一部分完整性，部分工程檔案資料可能存在收集不到位的問題。除此之外，基建工程檔案可能在管理過程中存在編制不夠規范的問題。總之，以上兩點意味著基建工程檔案的完整性與系統規范性無法得到充分的保障，進而導致基建工程檔案無法充分反映一項建筑工程信息的真實性和全面性。如此一來，施工相關人員對工程檔案的利用率將大幅下降，工程檔案將在一定程度上喪失其本質功效。

（二）檔案管理制度亟待完善

當前基礎建設領域存在一部分基建工程項目的施工單位為達到節約項目施工成本的目的，忽視對基建工程檔案管理部門的規劃與設立，甚至不計劃聘用具備專業基礎的基建工程檔案管理從業者對基建工程檔案進行專業的管理。除此之外，基建工程檔案管理工作中還存在相關設施配置較為落后的問題，從而無法高效地滿足管理需求。例如在保存重要資料時，因為未能合理使用專用收集盒以及檔案袋，從而致使文件資料雜亂無章，甚至丟失。

（三）檔案管理人員水平有待提高

在管理基建工程檔案這一過程中，具體負責這項工作的相關管理人員往往存在業務能力不強，專業理論儲備不足，實際上手操作經驗不豐富等問題。造成以上種種問題的原因正如前文所述，基建工程項目施工單位為節約成本而未聘請專業的檔案管理人員。然而，當今社會各行各業都在向高度信息化、數字化和科技化大步邁進。在這一時代背景之下，基建工程項目檔案管理工作人員仍然沿用傳統的人工操作方式對基建工程項目檔案進行管理，不提高能夠熟練操作計算機系統，且具備科學管理基建工程項目檔案專業知識的從業人員比例。這一現狀勢必將造成基建工程項目檔案管理工作效率低下，大大增加后期查閱并利用項目檔案時的不方便程度。

（四）檔案管理的質量不高

在基建工程項目檔案管理工作中，由于相關管理人員業務水平不高、專業素養不足而造成的損失是一系列的。受工作人員自身能力的限制，有一定機率造成對基建工程項目檔案的收集不夠完整，缺失一部分重要的資料和信息；還有可能導致一些隱蔽的工程資料未能被全面記錄，從而不利于在后期對工程檔案進行應用[3]。盡管在國家層面針對基建工程項目檔案管理工作已經出臺了一系列相關規定，然而在基建工程施工單位對其進行實際執行的過程中，往往忽略掉對這些制度、要求的研習，未能對規章進行嚴格地執行，從而導致了基建工程項目檔案管理工作不到位。

（五）基建檔案的整理存在問題

在實踐中存在著基建檔案材料不完善，整理不科學不到位的問題。由于基建檔案的材料涉及的內容非常復雜，同時在具體的整理、使用和存儲的過程中也容易出現各種問題，常常因為存放的方法不科學而出現損毀。此外，基建檔案還涉及非常多的圖紙內容和數據信息等，這也給檔案整理帶去了一定的挑戰。

三、基建工程檔案管理的策略

為解決以上提到的基建工程檔案管理中頻頻出現，且對檔案管理工作造成較大負面影響的四點問題，筆者提出六條解決方案以供業內人士參考，分別是：正確認識基建工程檔案管理的重要性，明確檔案管理人員的工作職能，科學整合工程檔案信息資源，健全管理體制，工作合理化，以及促進檔案資源網絡共享。

（一）正確認識基建工程檔案管理的重要性

基建工程檔案管理是項目施工過程中的重要一環，因此施工單位從上至下都應當認識到檔案管理工作的不可替代性與重要性，提高在檔案管理方面的預算，增加在物力、財力以及人力三方面的投入。除此之外，根據施工項目的特點及時并合理地配備相應設施，建設數字化、先進化、自動化的基建工程檔案管理系統，提高檔案管理效率。

（二）明確檔案管理人員的工作職能

與檔案管理相關的工作人員團隊往往是檔案管理工作的直接參與者以及執行者，檔案管理團隊的業務水平和工作能力通常決定了檔案管理的效率與質量。因此，檔案管理工作團隊的重要性不言而喻。為了促使檔案管理工作順利開展，就要對檔案管理人員積極地進行專業的崗前培訓，將他們所掌握的理論知識與實際工作中的檔案管理經驗相結合。與此同時，工作過程中，檔案管理人員也要不間斷地進行學習，緊跟市場潮流，對所學理論與技能及時進行更新換代。此外還要明確檔案管理人員的工作職能，增強其責任心，提高綜合管理水平。

（三）科學整合工程檔案信息資源

對工程檔案信息資源進行科學且系統的整合。基建工程施工往往存在周期長、涉及面廣的特點，檔案管理人員可以將較長的施工周期以年、季度、月為單位，劃分成若干較短周期，并根據影音、數據、文字等不同的信息體現形式將檔案分門別類，進行歸納與整理，以便日后查閱、利用。這種科學的整合方式往往可以在很大程度上提高工程檔案的利用效率，使建設施工工作更加順利、高效地開展。

（四）健全管理體制

健全的工程檔案管理體制是工程檔案管理科學有效推進的重要保障。施工方應當在嚴格遵守國家相關法律法規的基礎上，根據自身施工特點完善檔案管理機制。檔案管理人員應當根據規范科學的管理機制體制，認真落實檔案管理工作，確保在搜集、整理、歸納、存檔、查詢等各個環節及時有效地進行規范操作，進而保障后續工程施工建設的順利開展。

（五）工作合理化

為了使基建工程檔案管理工作能夠與工程施工建設保持同步并有效開展，在項目伊始便要要求檔案管理工作人員對相關數據、影音、文字資料進行收集、歸納、分類與審核。在進行施工的過程中，檔案管理人員要積極且及時地參與到與其他各個相關單位部門聯動的工作中去，如移交材料、進行匯報等。與此同時，在施工任務竣工交工時，相對應的檔案管理也要同步完成并交接。

（六）促進檔案資源網絡共享

為了方便對工程檔案進行共享，可以根據施工建設的具體情況搭建資源網絡。為達到此目的，首先需要運用新的工作思路和方法，將檔案信息資料進行電子數據化[2]。這種方式縮小了工程檔案的體積，使儲存空間得到了充分有效地利用，進而大大增加了工程檔案的存儲量，使工程檔案的儲存工作變得更加便利與高效。在將工程管理資料電子數據化的基礎上，可以通過搭建數據庫的方式，達到方便調取查閱電子檔案的目的。除此之外，檔案管理人員可以將所需材料通過網絡遞交給相關領導或同事，進行在線審批或瀏覽，提高了施工單位各級各部門之間的工作效率[5]。

（七）加強對檔案管理工作的投入

在認識到基建檔案建設和管理工作的重要性的基礎上，還要加大投入，以提供更多資金保障。檔案管理是基建管理的重要組成部分，對此，應當根據企業的工作性質和業務制定科學嚴密的管理制度，同時設立和完善檔案管理部門及其人員構成，同時還要明確具體的管理人員和責任人員，采購更多檔案管理的設備和材料，以保證檔案管理工作順利開展。初次之外，還要加強對人員職責的劃分，明確各人的工作內容和工作職責，最后對工作進行積極的匯總，從而建設高效的管理體系，提高企業基建檔案管理的效率。

結論

為了與現代社會發展步伐保持一致，滿足中國當前城鎮化建設的需求，基建工程檔案管理工作亟需向科學化、規范化推進。在此過程中，需要各個工程建設企業加強對工程檔案管理工作的認知，加大財力、物力、人力在這一領域的投入，最大程度地發揮工程檔案管理工作對項目施工及后續管理的推進作用。