精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用

陳曄

（赤峰市寧城縣中心醫(yī)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024200）

引言

在大多數(shù)人眼里，醫(yī)院是救死扶傷的地方，醫(yī)生是白衣天使，檔案管理與醫(yī)院顯得有些格格不入，殊不知如果沒有檔案管理，醫(yī)院的工作是無法開展穩(wěn)定運(yùn)行的。醫(yī)院的檔案管理起到一個總領(lǐng)和儲存的作用，如果沒有將醫(yī)院的檔案進(jìn)行儲存和管理，醫(yī)院將無法查看檔案的情況，醫(yī)患糾紛的事件也會大大增加。所以說檔案管理與檔案升級工作對于醫(yī)院的發(fā)展是相當(dāng)重要的。目前由于國家不斷對醫(yī)院加強(qiáng)管理建設(shè)，檔案的管理工作越發(fā)得到關(guān)注。檔案的管理水平直接影響到醫(yī)院的管理建設(shè)。雖然醫(yī)院的檔案管理工作在近年來取得顯著的成就，但是仍然存在不少的問題需要解決。因此，需要針對存在的問題進(jìn)行解決，完善檔案管理與升級工作，方能更好適應(yīng)新時代對于檔案管理的要求，促進(jìn)檔案管理的發(fā)展，有助于衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

一、精細(xì)化管理表現(xiàn)出來的管理優(yōu)勢

（一）實現(xiàn)了醫(yī)療水平的提高

精細(xì)化管理理念的出現(xiàn)改變了醫(yī)院檔案管理模式，使得管理過程更加細(xì)致，為后續(xù)科研工作的開展打下了堅實的基礎(chǔ)。另外，精細(xì)化管理促進(jìn)了醫(yī)療水平的提升，患者的就診信息以電子檔案的形式儲存，為患者疾病信息的分析創(chuàng)造了條件。理論與實踐的結(jié)合既提高了檔案管理的高效性，又改善了檔案管理的科學(xué)性，滿足了患者的就診需求。

（二）有效緩解了醫(yī)患矛盾

一般來說，導(dǎo)致醫(yī)患矛盾的原因有很多，最主要的是醫(yī)療水平的不足和檔案管理的不規(guī)范。精細(xì)化管理的引入不僅解決了管理不規(guī)范問題，還在一定程度上強(qiáng)化了醫(yī)療水平，進(jìn)而從本質(zhì)層面緩解了醫(yī)患矛盾。例如，精細(xì)檔案管理要求定期更新患者的檔案信息、要求管理人員根據(jù)規(guī)定實施檔案管理操作等，塑造了溫馨的醫(yī)療環(huán)境。

（三）發(fā)揮了檔案的最大價值

我國近年來展開了醫(yī)療行業(yè)的改革，使得人事信息復(fù)雜多樣，極大地加大了檔案管理的難度。另外，部分管理人員由于工作能力有限，檔案中出現(xiàn)了不少虛假信息，為醫(yī)院內(nèi)部的人事調(diào)動創(chuàng)造了壓力，無法切實實現(xiàn)公平正義。精細(xì)化管理理念提出了全新的管理要求，將醫(yī)院檔案分為多個類型，不同的類型由不同的人員管理，確保了人事檔案信息的精確性，為后續(xù)管理人員的晉升和選拔提供了依據(jù)。

二、醫(yī)院檔案管理的存在的問題和現(xiàn)狀分析

（一）對檔案管理沒有引起重視

目前,許多醫(yī)院管理往往只注重醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療設(shè)備和治療環(huán)境的改進(jìn)和創(chuàng)新，沒有意識到加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理非常重要。當(dāng)醫(yī)院檔案的收集管理與自身利益相互矛盾時，往往選擇將醫(yī)院檔案自留自用，這嚴(yán)重制約了檔案收集的發(fā)展，極大地影響了醫(yī)院檔案資源能夠被人們所分享。而檔案管理領(lǐng)導(dǎo)人對檔案管理工作考核的疏忽，使管理工作只是一個表面形式，從而使得醫(yī)院檔案管理的發(fā)展停滯不前。

（二）醫(yī)院檔案管理的制度不健全

當(dāng)前，管理制度的不全面、考核標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定不系統(tǒng)等問題，依然存在于我國大部分醫(yī)院的管理工作中，這都會導(dǎo)致檔案的收集和歸納方面存在很多問題，因此也就無法提高檔案管理的工作效率和工作水平。另外，醫(yī)院科室門類繁多，檔案管理復(fù)雜繁瑣，由于缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的使用率也不高，甚至在使用或查閱檔案時存在檔案資料不足的問題。

（三）醫(yī)院檔案管理安全問題

大數(shù)據(jù)時代的到來，縮減了各種檔案信息的體積，讓檔案信息的收集、整理、傳輸以及共享等速率逐漸提升，在降低了醫(yī)院檔案管理工作人員的工作成本，也從一定程度上增加了醫(yī)院檔案信息的安全風(fēng)險。在大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案信息管理的安全風(fēng)險主要在于以下幾個層面。第一，部分工作人員自身的職業(yè)素養(yǎng)，部分醫(yī)院職工在工作的過程中可能會受利益的影響，存在修改醫(yī)院檔案信息的可能，造成醫(yī)院檔案信息的失真。第二，部分工作人員工作行為的不規(guī)范，比如上班期間利用醫(yī)院檔案管理設(shè)備連接外網(wǎng)，存在醫(yī)院檔案信息泄露和破壞的風(fēng)險。第三，不法網(wǎng)站的侵?jǐn)_，大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院的檔案管理工作與外部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境相關(guān)聯(lián)，各種篡改數(shù)據(jù)、盜取數(shù)據(jù)的軟件容易對醫(yī)院的檔案管理設(shè)備進(jìn)行攻擊。

（四）信息共享平臺未完善

現(xiàn)階段，我國積極在醫(yī)院病歷檔案管理中，推行電子病歷，構(gòu)建相應(yīng)的信息共享平臺，保證其數(shù)據(jù)信息利用率。然而，現(xiàn)代病歷標(biāo)準(zhǔn)未實現(xiàn)統(tǒng)一，其使用的系統(tǒng)模板不盡相同，由于當(dāng)前醫(yī)院電子病歷不僅包含文本信息，而且涉及影像信息等，如何將此類信息在數(shù)據(jù)庫內(nèi)完成統(tǒng)一，是現(xiàn)代醫(yī)院病歷管理面臨瓶頸之一，所以建立完善的信息共享平臺難度較大。同時，醫(yī)院間接口存在一定的差異性，導(dǎo)致醫(yī)院信息在各自系統(tǒng)中獨立存在，難以實現(xiàn)信息共享，病歷檔案利用率無法提升。

（五）管理人員自身問題

管理人員沒有足夠的信息化管理意識，部分管理人員自身信息化水平不高，認(rèn)識停滯導(dǎo)致醫(yī)院整體管理水平受限，沒有認(rèn)識到電子文件的重要性，對信息安全無意識導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險頻發(fā)。醫(yī)院大部分管理人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，也并非計算機(jī)管理專業(yè)人員。缺乏計算機(jī)安全管理經(jīng)驗，不了解計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息的安全知識，致使網(wǎng)站遭受的攻擊造成信息受損。檔案管理人員沒有經(jīng)過具體的培訓(xùn)，導(dǎo)致安全信息能力和工作要求之間的鴻溝越拉越大。傳統(tǒng)檔案管理人員雖有檔案管理經(jīng)驗，但是面對信息技術(shù)卻無能為力，導(dǎo)致工作效率低，而新的檔案管理人員沒有工作經(jīng)驗，只具備基礎(chǔ)知識，使得工作困難重重。

（六）醫(yī)院檔案管理缺乏高素質(zhì)專業(yè)人才

醫(yī)院檔案管理工作如果想要高效進(jìn)行，離不開高素質(zhì)的檔案管理人才，醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和效率的高低與工作人員具有密切的關(guān)系。我國目前醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過程中，存在的主要問題就是醫(yī)院在招聘檔案管理工作人員的過程中，并沒有將專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理工作人員作為首要的招聘人員，一些醫(yī)院的檔案管理工作大多都分配給其他科室的工作人員兼職完成，所以導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行檔案記錄或者管理檔案信息的過程中，存在著管理手段不科學(xué)的情況，阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的開展。

三、精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用

（一）加強(qiáng)對檔案管理人員思想的建設(shè)

通過定期開展檔案文化培訓(xùn)，通過檔案中蘊(yùn)藏的美好文化精神，讓員工們真正意識到檔案管理的重要性，從而肩負(fù)起檔案管理的重任，提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量。除此之外，還要重視管理人員創(chuàng)新和開拓技術(shù)能力的培養(yǎng)，敢于探索檔案中蘊(yùn)藏的醫(yī)院優(yōu)秀文化，并將其發(fā)揚(yáng)光大。同時要讓管理者區(qū)分檔案的重要程度，涉及醫(yī)院內(nèi)部發(fā)展的重要信息檔案要嚴(yán)格保密。對于弘揚(yáng)本院的優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的經(jīng)典檔案，要積極宣傳發(fā)揚(yáng)，提高醫(yī)院的知名度。這無論是對于員工內(nèi)在精神文化品質(zhì)的培養(yǎng)方面，還是對于醫(yī)院檔案的管理工作，都起著非常重要的作用，同時也就反過來積極促進(jìn)了醫(yī)院文化的建設(shè)[1]。

（二）實現(xiàn)醫(yī)院檔案價值最優(yōu)化

醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，使用信息化系統(tǒng)做到病患信息的實時收集與儲存、診斷方案與工作流程的完整記錄、醫(yī)保報銷的聯(lián)網(wǎng)上報與記錄，全面提升醫(yī)院檔案記錄的全面性、可靠性。使用信息化系統(tǒng)進(jìn)行檔案記錄，在掛號、用藥、檢查、住院、結(jié)算、報銷等各個流程的工作第一線對信息進(jìn)行直接留存，有效提高了醫(yī)院檔案的時效性。及時且不易更改的檔案，極大提升了醫(yī)院檔案的真實性，可以有效降低檔案記錄中存在的篡改、編寫、錯位等問題，杜絕檔案留存過程中出現(xiàn)的失誤乃至腐敗問題。通過引入信息化的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，提升對病患檔案的利用效率，可以極大地促進(jìn)各個科室之間的配合，科學(xué)配置病人的檢查項目順序，根據(jù)科室壓力調(diào)整檢查項目的優(yōu)先度，從而做到有效分流，提高單位時間內(nèi)的診治效率。使用信息化的大數(shù)據(jù)分析工具，還可以有效將已經(jīng)歸檔的醫(yī)院檔案進(jìn)行充分利用，總結(jié)以往診治過程中出現(xiàn)的問題，為醫(yī)療服務(wù)工作提出針對性的調(diào)整方案，保障醫(yī)療服務(wù)工作質(zhì)量的不斷提升。信息化的檔案收集與管理系統(tǒng)具有直觀且易操作的特性，通過推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，利用專業(yè)的檔案管理信息化軟件，可以極大地提升醫(yī)院檔案管理的專業(yè)性，保障檔案儲存與使用能夠更加高效、專業(yè)[2]。

（三）提高人員檔案管理意識

近年來，行業(yè)之間競爭壓力的逐漸加大，對于我國醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)發(fā)展也提出了新的要求。要想促進(jìn)自身蓬勃發(fā)展，首先要提高內(nèi)部人員檔案管理意識，其中電子圖片檔案管理對于自身發(fā)展來講有著一定的促進(jìn)作用。而為了更好地促進(jìn)檔案管理工作順利展開，只有提高人員管理意識，才能獲得令人滿意的工作效果，因此做一名優(yōu)秀的檔案管理人員，應(yīng)樹立正確的檔案管理意識，并運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段來展開管理。本身電子圖片檔案就是經(jīng)濟(jì)發(fā)展下的產(chǎn)物，其對醫(yī)院各項經(jīng)濟(jì)活動發(fā)展也有一定的促進(jìn)作用，同時電子圖片檔案本身就具有很多的特點，如操作方便不易丟失，所以備受管理者所青睞。其次，管理者也要端正自身的工作態(tài)度，結(jié)合醫(yī)院當(dāng)前實際狀況制定可行的方案，加強(qiáng)電子圖片檔案管理，既能夠為檔案管理工作的順利展開奠定堅實基礎(chǔ)，也可以滿足其各項業(yè)務(wù)活動發(fā)展需求[3]。

（四）運(yùn)用信息技術(shù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

在當(dāng)前新時代的發(fā)展過程中，信息技術(shù)作為新時代發(fā)展的主要產(chǎn)物在生活以及學(xué)習(xí)中已得到廣泛的運(yùn)用，促進(jìn)生活以及教學(xué)質(zhì)量的長遠(yuǎn)發(fā)展。數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)在檔案管理中是必不可少的一項內(nèi)容，安全可靠的數(shù)據(jù)管理可保證檔案資料的完整性，并為自身的利益發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。由此可見，各個單位應(yīng)積極地運(yùn)用信息技術(shù)，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)管理的有效創(chuàng)建，并應(yīng)結(jié)合檔案管理的類型進(jìn)行細(xì)致分類；此外，在創(chuàng)建數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)時，還應(yīng)注重搜索引擎，進(jìn)而提升檔案管理的效率。在創(chuàng)建數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的過程中還要保證系統(tǒng)的安全發(fā)展，如創(chuàng)建防火墻，安裝殺毒軟件等等，防止黑客的入侵以及惡意破壞，優(yōu)化檔案的信息化管理，避免遭到不應(yīng)有的損失[4]。

結(jié)束語

綜上所述，雖然“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境對于醫(yī)院檔案管理工作屬于一種全新挑戰(zhàn)，但只要現(xiàn)代醫(yī)院能夠掌握“互聯(lián)網(wǎng)+”核心所在，便可加快檔案查詢效率，并在強(qiáng)化檔案管理水平的同時拓展檔案收集范圍。目前，大部分醫(yī)院在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下開展檔案管理工作時，基本都存在管理操作不夠靈活、基礎(chǔ)設(shè)備不夠普及以及功能探索不夠全面等狀況，對于這些狀況可以通過統(tǒng)一開展操作培訓(xùn)、增加設(shè)備普及力度，以及全面開發(fā)各種功能等渠道進(jìn)行創(chuàng)新，切實在檔案管理中融入“互聯(lián)網(wǎng)+”[5]。