簡析大數(shù)據(jù)與醫(yī)院檔案管理工作的融合方式

周銀娟

（谷城縣人民醫(yī)院，湖北 襄陽 441700）

引言

醫(yī)院檔案是疾病治療和控制過程活動形成的文字、圖像以及錄像等具備保存價值的原始憑證及真實信息記錄，是醫(yī)學(xué)領(lǐng)域中的重要信息資源。自步入大數(shù)據(jù)時代以來，檔案數(shù)量劇增，傳統(tǒng)的手工、電腦錄入已經(jīng)無法滿足檔案管理的實際需求，加強醫(yī)學(xué)檔案管理，注重數(shù)字化、信息化檔案庫的建設(shè)，實現(xiàn)信息資源共享，已成為醫(yī)院檔案管理的主要課題，在此形勢下，需要醫(yī)院檔案管理人員在工作實踐中實現(xiàn)創(chuàng)新，優(yōu)化自身的檔案管理理念，以此來探索出一條新的發(fā)展路徑，最終全面提升檔案管理工作的效率。

一、大數(shù)據(jù)概述及其對醫(yī)院檔案管理的意義

大數(shù)據(jù)即不能在一定時間內(nèi)用常規(guī)軟件對其進行抓取、管理和處理，在各色各樣的數(shù)據(jù)中，快速的抓取到一些就對價值的信息，適用于數(shù)據(jù)庫、計算機云計算等一些常見的存儲系統(tǒng)。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)對社會各個行業(yè)都起到了極大的促進作用，在新時代的大數(shù)據(jù)發(fā)展需求當(dāng)中，大數(shù)據(jù)和檔案管理領(lǐng)域相融合，構(gòu)建出檔案管理領(lǐng)域的新樣態(tài)。通過大數(shù)據(jù)手段的運用，實現(xiàn)對檔案庫的再度拓展，實現(xiàn)對管理模式的再創(chuàng)新，并通過智能化、數(shù)字化管理，有效實現(xiàn)對檔案信息的錄入、索引，既實現(xiàn)了檔案管理體系的優(yōu)化，提升了管理效率，也減少了人工管理成本，對于促使醫(yī)院檔案管理的可持續(xù)發(fā)展有著重大意義。其次，在大數(shù)據(jù)時代的技術(shù)支撐下，醫(yī)院檔案管理工作部門可以將豐富的檔案資料內(nèi)容完成分類、分析、總結(jié)等工作，讓檔案管理流程更加系統(tǒng)化、層次化，以從根本上確保醫(yī)院檔案工作的順利開展。

二、大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)社會背景下，醫(yī)院檔案管理工作將會面對全新的挑戰(zhàn)。技術(shù)是支撐和保障醫(yī)院檔案管理工作順利進行的關(guān)鍵因素，因此一旦工作技術(shù)出現(xiàn)偏差和問題，將會導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量直線下降。在大數(shù)據(jù)時代背景下，醫(yī)院內(nèi)部檔案資料內(nèi)容飛速增長，大量的資料等待著管理，檔案資料的數(shù)量增加對管理工作帶去了眾多難題，且在大數(shù)據(jù)時代，檔案資料的形式和內(nèi)容都與傳統(tǒng)的檔案資料存在著差異。因此，醫(yī)院傳統(tǒng)滯后的管理工作技術(shù)已經(jīng)無法支撐當(dāng)前的檔案管理工作。在管理理念上，大部分醫(yī)院檔案管理單位沒有對檔案管理工作引起充分重視，管理人員在管理意識形態(tài)、工作觀念上存在偏差，這對大數(shù)據(jù)手段和醫(yī)院檔案管理的融合帶來了極大的挑戰(zhàn)和阻礙。

三、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理中存在的問題

（一）醫(yī)院檔案種類繁多且歸檔復(fù)雜

醫(yī)院檔案涉及多個領(lǐng)域，并逐漸形成了多層次的綜合性學(xué)科，因而在醫(yī)學(xué)檔案當(dāng)中，既包含了流行病學(xué)調(diào)查報告、監(jiān)測數(shù)據(jù)以及預(yù)防措施，還包含了疫情統(tǒng)計資料、實驗室原始數(shù)據(jù)以及免疫規(guī)范方案等，涵蓋范圍較廣，檔案名目眾多，難以實現(xiàn)其收集、整理以及歸檔處理，這在一定程度上強化了對信息化、數(shù)字化管理的需求。

（二）檔案管理數(shù)字化水平不足

當(dāng)下醫(yī)院管理檔案的硬件設(shè)備不夠完善，設(shè)施的配置不到位，達不到相關(guān)規(guī)定標(biāo)準，管理手段和管理技術(shù)較為落后，不利于檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)。部分醫(yī)院還存在選擇檔案管理設(shè)備時較為隨意，多數(shù)采用因地制宜的存儲原則，還在采用原始的手工操作，不僅現(xiàn)代化水平較低，還使得在醫(yī)院檔案查詢或者管理當(dāng)中十分繁瑣，極大地增加了工作量。最后，雖然當(dāng)下醫(yī)院數(shù)字化水平得到了較大的提升，然而在檔案管理軟件的投入上不高，其操作步驟繁雜、實效性較低，再加上醫(yī)院檔案管理工作本身就十分繁重，極大地影響了檔案管理效率，需要醫(yī)院加大軟件和硬件的資金投入，全面提升數(shù)字化、信息化水平。

（三）管理人員的管理意識有待提升

在大數(shù)據(jù)時代下，部分醫(yī)院檔案管理人員沒有嚴格遵守《檔案管理材料收集歸檔規(guī)定》辦事，缺乏具體的實施細則，就算有相關(guān)規(guī)則，也不過是流于形式，檔案管理人員只是充當(dāng)檔案的保管員。此外，一些人員對于檔案管理意識不足也是一大問題，對于相關(guān)檔案材料沒有及時收集和歸檔，導(dǎo)致其中部分檔案出現(xiàn)丟失或者損壞。而在檔案的記錄當(dāng)中，存在填寫格式不規(guī)范，填寫內(nèi)容過于隨意以及審核標(biāo)準不準確等，這就直接導(dǎo)致檔案的管理工作不夠嚴格和細致，存在一定的客觀隨意性，不利于向醫(yī)院上層人員提供第一手資料。

（四）檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性

大數(shù)據(jù)時代下雖然部分醫(yī)院的檔案管理在很大程度上已經(jīng)實現(xiàn)了信息化、數(shù)字化管理，但是由于其應(yīng)用的計算機型號不一、規(guī)格各異，各自開發(fā)的管理軟件并不能相互應(yīng)用，而且尚未開發(fā)出一個既適用于文件檢索又能用于檔案信息化管理的計算機管理系統(tǒng)，這在很大程度上制約了檔案管理的現(xiàn)代化進程。

四、大數(shù)據(jù)與醫(yī)院檔案管理工作的融合方式

（一）整合醫(yī)學(xué)檔案內(nèi)容

為實現(xiàn)大數(shù)據(jù)與醫(yī)院檔案工作的融合，醫(yī)院檔案管理部門首先要充實檔案庫，在大數(shù)據(jù)的新形勢下，需要采用相應(yīng)的檔案管理措施來提升醫(yī)院檔案的利用價值。管理部門需要根據(jù)醫(yī)院檔案管理特點進行改革，具有針對性和創(chuàng)造性的展開管理工作，有選擇性地進行檔案材料當(dāng)中內(nèi)容和項目的開發(fā)，不斷擴大檔案的收集內(nèi)容，這些內(nèi)容不僅包免疫規(guī)劃方案、醫(yī)療報告，還包括質(zhì)量控制及效果評價資料，能夠真實且全面地反映出醫(yī)院的真實醫(yī)療情況，將其作為其日后治療的依據(jù)。

（二）實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化錄入

大數(shù)據(jù)時代最注重的就是網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化，隨著當(dāng)今社會的快速發(fā)展，利用計算機和信息網(wǎng)絡(luò)進行檔案管理是時代變化的必然趨勢，同時也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必經(jīng)之路。首先，醫(yī)院可以利用掃描儀或者計算機等現(xiàn)代技術(shù)，將檔案以數(shù)字信息的方式輸入到計算機當(dāng)中，將紙質(zhì)文字、圖片上的信息全面轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的并存。其次是對管理檔案的信息管理系統(tǒng)進行完善，建立出一個巨大的數(shù)據(jù)庫，采用相關(guān)的管理軟件進行檔案目錄的編制，這不僅極大了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對于提升醫(yī)院檔案信息的實效性有重大意義。

（三）極大硬件管理設(shè)施的建設(shè)

大數(shù)據(jù)與醫(yī)院檔案管理工作的融合同樣需要完善相關(guān)的基礎(chǔ)硬件設(shè)備，注重硬件等方面基礎(chǔ)設(shè)備的完善，這是保證檔案完整的前提條件，醫(yī)院要加大計算機等現(xiàn)代化硬件的投入力度。根據(jù)《醫(yī)院檔案工作條例》中的有關(guān)規(guī)定，要建立出一個堅固的、防水防火的專用檔案庫，并且檔案庫中要按照每20 平方米一千卷的規(guī)格進行資料的擺放，其中還要配置滅火器等工具。這是管理條例的明文規(guī)定，需要將檔案進行統(tǒng)一集中管理，做到檔案的放置、檔案的查閱以及辦公進行分開管理，將管理庫中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。此外，檔案房內(nèi)還有必要配置計算機或者打印機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，并在此基礎(chǔ)上解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問題，防止出現(xiàn)多部門多人員監(jiān)管，卻無一人負責(zé)的情況出現(xiàn)，管理的錯位或者交叉也會極大地影響到檔案管理質(zhì)量和效率。其次是注重管理制度的建設(shè)，醫(yī)院檔案管理部門需要建立一個檔案歸檔整理、工作人員職責(zé)以及檢查核對制度，并將這些制度落實到位，做到“三不查”、“四不借”和“三不轉(zhuǎn)”。何為三不查，即沒有依據(jù)相關(guān)報表不查，不在本醫(yī)療單位的范圍內(nèi)不查，不是正式黨員不查，沒有相關(guān)的審批手續(xù)或者手續(xù)不全不查。

（四）加強促進檔案管理手段的研發(fā)與應(yīng)用

在大數(shù)據(jù)時代背景中，醫(yī)院檔案管理工作面對著全新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理工作技術(shù)和理念已經(jīng)無法滿足當(dāng)下時代的要求，對醫(yī)院檔案管理工作技術(shù)手段和理念進行創(chuàng)新已經(jīng)成了醫(yī)院管理部門的首要問題。為保障檔案管理工作順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展潮流，相關(guān)工作部門必須要加強促進檔案管理技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用，在研發(fā)過程中應(yīng)當(dāng)嚴格地遵守科學(xué)合理的機制和政策，使其得到有效的創(chuàng)新。其次，醫(yī)院管理部門需要更新自身的檔案管理工作理念，構(gòu)建出大檔案以及大服務(wù)的檔案管理理念，在開展檔案管理工作時，將研發(fā)出的創(chuàng)新技術(shù)與理念進行有機整合，促使醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到提升。

（五）創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作理念

在新時代背景下，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)發(fā)展成熟，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為代表的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段已經(jīng)應(yīng)用融入了社會的每一個角落。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的成熟發(fā)展為當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理工作帶去了更加高效的服務(wù)和幫助。因此，醫(yī)院檔案管理部門需要將自身的管理理念進行創(chuàng)新，在內(nèi)部構(gòu)建出全新的工作服務(wù)觀念，使傳統(tǒng)滯后的觀念得到摒棄。首先，醫(yī)院檔案管理工作部門需要創(chuàng)新應(yīng)用技術(shù)的工作理念，積極地將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段應(yīng)用到日常檔案管理工作當(dāng)中。同時，在整理檔案的過程中樹立起先進的工作理念，比如在保存檔案資料時應(yīng)當(dāng)貫徹落實分類歸檔的管理工作理念。同時，醫(yī)院檔案管理工作還需要將檔案處理的工作內(nèi)容進行創(chuàng)新，確保更加科學(xué)高效的管理技術(shù)和理念應(yīng)用到實際的檔案管理工作中。其次，要增強檔案管理人員的管理意識，提升其信息能力，醫(yī)院檔案管理人員一定要具備一定的管理經(jīng)驗或者專業(yè)知，要大力進行對醫(yī)學(xué)檔案管理工作的宣傳，提升管理人員對檔案的管理的認識，讓其意識到檔案管理的重要性。最后是加強培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠熟練操作大數(shù)據(jù)技術(shù)手段，當(dāng)今是大數(shù)據(jù)時代，各種先進的管理手段和管理方式層出不窮，這就需要醫(yī)院要讓職員工具備一定的計算機操作能力、檔案管理軟件運用能力，讓其能夠勝任大數(shù)據(jù)管理工作的需要。

（六）創(chuàng)建以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的安全管理氛圍

大數(shù)據(jù)與醫(yī)院檔案管理工作的融合讓檔案管理的安全性受到了廣泛重視，檔案資料內(nèi)容的安全性是醫(yī)院檔案管理工作人員需要高度重視的工作內(nèi)容。在大數(shù)據(jù)與檔案管理的融合過程中，檔案資料內(nèi)容的安全性會受到來自多方位因素的安全威脅，對檔案管理工作的順利開展有著明確的阻礙。因此，醫(yī)院工作人員需要構(gòu)建出更加安全的檔案管理工作氛圍，確保檔案資料信息內(nèi)容在大數(shù)據(jù)時代的背景下仍然可以得到安全有效的管理保存。具體而言，為確保醫(yī)院檔案的安全性，檔案管理部門首先應(yīng)當(dāng)將自身的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全保障技術(shù)進行強化，確保安全管理是以大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)開展的。同時，工作人員需要明確下來對檔案的監(jiān)管工作，對檔案的管理進行實時監(jiān)管，建立網(wǎng)絡(luò)防火墻，全方位提升檔案管理的安全性。

（七）建立健全的大數(shù)據(jù)醫(yī)院檔案管理體系

“無規(guī)矩不成方圓。”因此構(gòu)建出一個完善的醫(yī)院檔案管理體系是當(dāng)前醫(yī)院需要完成的關(guān)鍵管理工作內(nèi)容。以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)和背景，建立健全出完善的醫(yī)院檔案管理體系，可以對顯著地提升醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率。首先，相關(guān)檔案管理工作人員需要將知識產(chǎn)權(quán)的法律條例進行明確，同時將法律信息內(nèi)容滲透到檔案管理的實際工作環(huán)節(jié)中，對管理工作做出規(guī)范。其次，要加強檔案管理工作過人員的法律意識觀念，以從根本上減少檔案信息泄漏、丟失的現(xiàn)象發(fā)生，以增強檔案管理的安全性。最后，醫(yī)院檔案管理工作部門需要重點培養(yǎng)創(chuàng)新的技術(shù)人才，并對其進行定期的培訓(xùn)，以及完善醫(yī)院內(nèi)部的人才招聘機制，為實現(xiàn)大數(shù)據(jù)與醫(yī)院檔案管理的融合奠基。總之，建立健全大數(shù)據(jù)醫(yī)院檔案管理體系，對實現(xiàn)兩者的順利融合，促使醫(yī)院檔案管理效能的全面提升有著重大意義。

結(jié)語

綜上，大數(shù)據(jù)時代的到來給醫(yī)院檔案管理工作帶來了極大的機遇，同時也帶來了較大的挑戰(zhàn)，這就意味著醫(yī)院抓住這些機遇，從加強硬件設(shè)備、軟件設(shè)備出發(fā)，對醫(yī)院檔案管理人員進行觀念上的更新，再根據(jù)當(dāng)下檔案管理工作的發(fā)展趨勢，全面實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化、智能化、數(shù)字化，最終全面提升醫(yī)院檔案工作效率。