高校校友檔案管理現(xiàn)狀分析與思考

黃小玲

（安徽省行政學(xué)院，安徽 合肥 230059）

所謂校友指的就是曾經(jīng)在同一所學(xué)校學(xué)習(xí)過的學(xué)生，在學(xué)校工作過的教職人員等等。而校友檔案指的是校友在工作和學(xué)習(xí)中保留下來的價值性文字、圖片、視頻等資源。校友檔案可以有效對校友在校期間的發(fā)展情況進行記錄，是廣大校友和母校實現(xiàn)交流和溝通的重要環(huán)節(jié)，是現(xiàn)代學(xué)校文化建設(shè)工作中不可忽視的重要文化資源，這也意味著校友檔案具備較強的文書檔案特點和人物檔案特點。基于此，本文就將對高效校友檔案管理問題作為研究基礎(chǔ)，在分析當(dāng)前管理問題的基礎(chǔ)上提出相關(guān)解決對策，希望能對高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展提供有效幫助和指導(dǎo)作用。

一、當(dāng)前高校校友檔案管理的主要問題

（一）缺乏健全、完善的檔案管理制度

和其他類型的檔案資料相比，高校校友檔案發(fā)展情況存在明顯滯后性，因為僅在類別上看，校友檔案并不屬于高校檔案管理工作的任一類別，而完整、健全的校友檔案除了涵蓋教學(xué)、科研類檔案之外，還應(yīng)該覆蓋行政、黨群等檔案資料，但是目前對于校友檔案的收集、開發(fā)和應(yīng)用缺乏健全的規(guī)章制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，這就需要工作人員不斷在實踐中進行探索和研究[1]。在載體形式上，校友檔案包含學(xué)籍檔案這類文書檔案，還包含圖片視頻類的聲像檔案。所以，怎樣對這些不同載體形式的檔案資源進行管理、開發(fā)和應(yīng)用，切實發(fā)揮檔案的育人功能，推進教育任務(wù)的發(fā)展也是當(dāng)前高校發(fā)展中需要關(guān)注的重點問題。

（二）關(guān)注重點放在了知名校友檔案的開發(fā)上，缺乏對普通校友檔案的關(guān)注

當(dāng)前很多國內(nèi)高校開展的校友檔案工作將工作重點放在了知名校友檔案的開發(fā)上，意在充分發(fā)揮知名校友檔案資源的名人效應(yīng)，并設(shè)置了校園著名人物、大師風(fēng)采等名人檔案類別，在對名校友檔案進行管理的過程中，實現(xiàn)了教學(xué)科研檔案的資源整合[2]。但是大部分著名校友的檔案多數(shù)是校友出名后的有價值性檔案，無法實現(xiàn)對校友成長歷史的全面記錄，此外，基于-缺乏健全的檔案管理制度作為保障，因此校友檔案管理工作的開展仍然存在很多問題。當(dāng)前高校普遍缺乏對普通校友檔案的收集和開發(fā)，沒有認識到人物為主線的校友成長檔案建設(shè)重要性。

（三）校友檔案管理工作存在明顯滯后性

校友是高校在發(fā)展和建設(shè)中不可忽視的重要資源，很多高校在發(fā)展中都實現(xiàn)了對知名校友影響力的開發(fā)，通過此種方式實現(xiàn)對學(xué)校整體影響力的提升。在某種程度而言，校友是高校重要的人才資源、社會資源和教育資源，目前我國校友工作的開展已經(jīng)受到了較大關(guān)注，并納入到了學(xué)校的長期發(fā)展規(guī)劃中[3]。雖然當(dāng)前很多高校校友工作已經(jīng)做得比較出色，給學(xué)校整體發(fā)展帶來了較為顯著的資源優(yōu)勢，但是仍然缺乏對校友檔案管理工作的關(guān)注，存在明顯的歸檔意識不強、檔案資料滯后等問題，致使學(xué)校中收集的校友檔案大部分是校友上學(xué)期間的少量學(xué)籍檔案，管理工作的開展和實際發(fā)展情況存在嚴重脫節(jié)情況。

二、對高校校友檔案管理工作進行優(yōu)化的相關(guān)對策

（一）加強對校友檔案管理制度的優(yōu)化

當(dāng)前很多高校在實際發(fā)展中并沒有構(gòu)建起健全的檔案管理規(guī)章制度和管理方法，因此在校友檔案的收集、管理和應(yīng)用上經(jīng)常會出現(xiàn)盲目性和隨意性問題。要想全面推進校友檔案管理工作的正常開展，就需要在工作中加強對管理制度的構(gòu)建和優(yōu)化[4]。在這一過程中，高校需要積極轉(zhuǎn)變自身工作理念，對傳統(tǒng)的校友檔案管理模式進行改進，全面加強對現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，在計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)幫助下構(gòu)建起健全的校友檔案管理系統(tǒng)。除了要為校友提供傳統(tǒng)的檔案服務(wù)之外，還需要在系統(tǒng)平臺的幫助下實現(xiàn)對畢業(yè)生檔案托管、學(xué)位學(xué)歷認證等問題的有效回答。針對校友的實際需求還可以構(gòu)建校友和校友、校友和學(xué)校的交流平臺，此種方式不僅能有效提升學(xué)校親和力，還能切實增進校友對母校的情感。

在條件允許的情況下，學(xué)校還需要組建專門的管理機構(gòu)，根據(jù)實際發(fā)展情況制定校友檔案管理制度。比如在檔案室中專門設(shè)立對應(yīng)科室，指派專業(yè)檔案管理人員進行校友檔案工作的管理。在日常工作中要對多種類型和載體的校友檔案資源進行分析和探索，按照校園實際發(fā)展情況進行工作制度和體制的優(yōu)化，制定校友檔案管理方法，對校友檔案管理工作的具體范圍和內(nèi)容進行進一步明確。此外，學(xué)校校友總會的工作主要是對校友工作進行管理，是和校友進行聯(lián)系最密切的機構(gòu)，因此學(xué)校的各個部門也要積極對工作進行配合，確保校友檔案管理工作的順利開展[5]。

（二）加強校內(nèi)多部門聯(lián)合，實現(xiàn)校友檔案管理平臺的建設(shè)共享

校友檔案包含了教學(xué)、黨群、行政和科研等多個類別，載體形式也豐富多樣，這些珍貴的歷史資料需要在學(xué)校各個部門的統(tǒng)一管理過程中進行收集，并移交到檔案館進行永久保存。但是目前高校發(fā)展中，這些檔案的教學(xué)科研管理并不屬于某一個管理部門的工作，管理工作的開展也按照不同部門的職責(zé)和流程分別進行，出現(xiàn)了校友檔案和資源聯(lián)系的人為剝離，由于當(dāng)前檔案的零散發(fā)展，所以出現(xiàn)了部分檔案流失的情況，嚴重影響了檔案資源的開發(fā)和應(yīng)用。此種背景下，檔案就更應(yīng)該加強和教務(wù)部門、學(xué)生管理部門之間的聯(lián)系，借助科學(xué)的管理制度和手段構(gòu)建起現(xiàn)代化工作網(wǎng)絡(luò)，在建設(shè)校友檔案管理平臺的過程中，盡可能實現(xiàn)對師生教學(xué)科研管理資料的保存和歸檔，在一系列活動的開展中，對多種形式的校友檔案進行收集管理[6]。

（三）為校友交流和服務(wù)師生工作的開展提供穩(wěn)定平臺

當(dāng)前，很多高校校友檔案資料主要用于簡單的信息記錄，并沒有構(gòu)建起完整的數(shù)據(jù)庫，不能有效借助現(xiàn)有信息技術(shù)進行檔案數(shù)據(jù)的整合，這也意味著校友檔案信息管理方式難以滿足現(xiàn)代化校友服務(wù)的工作理念。在這一過程中，學(xué)校檔案部門和管理部門也要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，將管理校友檔案和資源轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)校友，重點放在信息征集和開發(fā)利用上，從而有效適應(yīng)校友需求和時代發(fā)展的要求。此外，還要加強對校友交流合作平臺的構(gòu)建，在管理系統(tǒng)的平臺運行中將傳統(tǒng)的交流方式進行轉(zhuǎn)變，以服務(wù)校友為中心思想，實現(xiàn)校友之間的交流和校園各部門之間的有效交流，切實拓展和優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的功能優(yōu)勢。

高校還應(yīng)該加強對離校校友檔案征集工作的開展。在校友畢業(yè)步入社會后，在不同崗位上發(fā)揮越來越大的個人影響力，其對社會發(fā)展和創(chuàng)造的價值越大，社會對母校的認可度就將不斷提升[7]。所以，高校也需要持續(xù)不間斷和校友保持聯(lián)系，號召校友畢業(yè)后及時向?qū)W校提供自己參加重要活動的記錄，用檔案的形式進行保存和管理，此種方式不僅能幫助學(xué)校及安全對校友檔案資源的豐富，還能帶動校園整體的文化建設(shè)，學(xué)校在鼓勵和引導(dǎo)學(xué)生向校友學(xué)習(xí)的同時，幫助大學(xué)生進行職業(yè)生涯規(guī)劃，為今后發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

（四）借助豐富的校友檔案資源構(gòu)建校友網(wǎng)站

當(dāng)前，很多學(xué)校校友網(wǎng)站只能發(fā)布學(xué)校信息和相關(guān)校友活動，因此在今后校友檔案管理工作中還要加強對校友檔案資源的深入挖掘，將校友刊物的制作和網(wǎng)站建設(shè)作為重要素材，幫助和提升學(xué)校校友工作的宣傳力度，實現(xiàn)對校友資源的有效開發(fā)。某種程度而言，豐富、有特色的校友刊物和網(wǎng)站可以提升校友對母校的情感，是校友和母校進行密切交流和合作的重要基礎(chǔ)。

結(jié)束語：綜上所述，在校園文化建設(shè)中，高校校友檔案是最重要的組成環(huán)節(jié)之一，因此校友檔案管理工作的優(yōu)化也將為學(xué)校的創(chuàng)新發(fā)展提供重要幫助。實際研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前高校校友檔案資源管理工作仍然存在很多問題，所以在今后工作中高校更需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式和理念，在充分認識到校友檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上制定問題解決方案，只有為學(xué)校發(fā)展提供可持續(xù)資源，才能為校友檔案工作的進一步完善提供健全幫助。