關于PDCA 循環在醫院檔案管理中的應用探討

李啟生

（福建省龍巖市連城縣醫院，福建 連城 366299）

引言

以往的醫院檔案管理工作主要是由管理人員整理歸檔醫院領導的公文、重要事件以及活動等的資料，隨著社會的不斷發展和進步，醫院檔案管理工作的范圍逐漸涵蓋到了人文事跡、歷史發展以及特色內容等方面。醫院通過在現有檔案管理系統中植入PDCA 循環的方式，不僅使得檔案管理呈現出制度化、規范化、多元化的特點，而且這種創新管理模式的應用，優化和完善了醫院檔案管理的內容，激發出了檔案管理人員的工作積極性和主動性，為醫院特色文化體系的建設打下了堅實的基礎。經過長期的實踐操作發現，醫院檔案管理人員借助PDCA 循環深度挖掘檔案管理工作中存在的缺陷和不足，完成了對現有檔案管理模式的創新和升級，為醫院的長期穩定發展打下了堅實基礎。

一、醫院檔案管理現狀分析

（一）缺乏健全完善的檔案管理機制

大多數醫院領導層針對檔案管理工作認識出現偏差是影響醫院檔案管理工作效率和質量有效提升的重要因素。醫院領導層只是片面地認為檔案管理與醫院經濟效益的提升不僅沒有直接的聯系，而且為醫院檔案管理制度的優化和升級設置了阻礙，增加了醫院檔案管理工作開展的難度。此外，由于醫院檔案管理具有覆蓋范圍和部門廣泛且多樣化的特點，要求檔案管理部門必須時刻保持與其他部門之間的交流和溝通，然而就目前來說，絕大多數醫院都因為受到自身檔案管理模式不完善等因素的影響，不僅導致檔案管理過程中出現了重要文件信息缺失、遺漏等問題，同時制約了檔案管理工作效率和質量的提升。

（二）檔案管理信息化建設不完善

首先，大多數醫院在現代化建設過程中普遍存在著過度注重治療體系，輕視檔案管理建設的現狀，使得醫院檔案管理信息化體系的建設成為了空談。其次，醫院專業檔案管理人員的嚴重缺乏。經過深入調查發現，當前我國醫院的檔案管理隊伍中，真正掌握信息化檔案管理技術的少之又少，即便是有些醫院已經完成了信息化檔案管理體系建設的工作，但是也因為管理人員未能系統全面的掌握信息化檔案管理的知識和技術，造成了檔案遺失或資源的嚴重浪費，對醫院檔案管理工作質量的提升產生了非常不利的影響。

（三）檔案管理人員專業素質匱乏

人才既是醫院檔案管理工作開展的核心，同時也是推動醫院不斷發展的關鍵。就目前來說，醫院檔案管理人員隊伍建設方面存在的問題主要集中在以下幾方面

1.大多數醫院仍未建立完善的檔案管理人員培訓體系，導致檔案管理人員知識無法得到及時全面更新，影響了檔案管理工作的開展

2.檔案管理人員不僅具有流動性較大的特點，而且出現了大量從其他部門臨時借調的兼職檔案管理人員。

3.檔案管理人員人數在醫院職工人數中占比較小，經常出現一人多崗、一人多責的情況。

4.雖然互聯網信息技術的迅速發展為醫院檔案管理工作模式的改革與創新提供了強有力的技術支持，但是由于受到醫院檔案管理人員培訓機制落后且落實不到位等因素的影響，大多數的醫院檔案管理人員都出現了無法掌握先進檔案管理和方法，制約了醫院檔案管理工作質量和效率的提升。

（四）檔案開發利用率偏低

受到傳統檔案管理理念和模式的影響，不僅是醫院，而且其他領域都存在這重保存、輕開發的檔案管理思維，再加上大多數醫院尚未完成網絡化檔案管理體系的建設，也是導致醫院檔案整體節約率無法有效提升的重要因素。

二、PDCA 循環原理

PDCA 循環最初是由統計質量控制(SQC)之父WalterA.Shewhart 提出的，后來W.Edwards.Deming 經過長期的研究進行了深度的修正和完善，通過對質量管理過程的還原，使其成為了一種將工作與常規邏輯緊密融合的先進工作方法。最初PDCA 循環主要被應用于企業管理方面，后來在長期實踐應用后，逐步被推廣至其他領域，PDCA 循環的普及和應用也被人們視為改善和優化企業管理最有效的方法之一。PDCA 管理模式循環主要是將質量管理內容詳細的劃分為以下幾個階段：

1.0P 即plan，計劃

通過對自身優劣勢的分析，制定具有針對性和目的性的計劃，確保管理工作的有序開展。

2.D 即do，實施

以第一階段制定的詳細計劃為基礎，開展后續管理工作。

3.C 即check，檢查

針對管理計劃實施過程中，存在的不科學、不合理現象，管理人員應該在深度進行系統性檢查工作的基礎上，將前兩個階段實施過程中與實際情況存在的不相符的問題統一處理和分析，為后續計劃的實施做好充分準備。

4.A 即action，處理

這一階段的主要工作，就是通過深度挖掘計劃執行過程中出現的與計劃不同以及執行錯誤等相關問題，總結計劃執行前期各個階段的問題，并在保證計劃順利實施的同時，明確最終的管理要求與目標。

三、PDCA 循環在醫院檔案管理中的應用

PDCA 循環可以詳細的劃分為計劃（P）、執行（D）、檢查（C）、行動（A）等幾個環節，PDCA 循環在項目管理中的普及和應用，促進了項目管理效率和質量的全面提升。由于這幾個環節之間存在著密不可分的聯系，并不是一味地重復循環使用，而是在項目管理過程中分析和發現項目執行過程中存在的問題，制定科學合理的應對措施，保證項目管理工作的高效開展。

（一）計劃環節

計劃（P）環節。計劃環節也就是根據項目管理要求，制定明確的質量管理目標，為了保證檔案管理工作的順利進行，管理人員必須從以下幾方面著手制定科學合理的檔案管理計劃。

1.由于醫院檔案管理工作是準確清晰反應醫院實際運行與管理情況的重要手段 。所以，檔案管理人員應該嚴格地按照要求妥善保管檔案材料，規范檔案整理的流程，才能達到提高檔案管理質量和效率的目的。

2.制定科學合理的檔案管理流程，節約檔案管理的時間

醫院檔案管理不僅涉及到的內容眾多，而且需要檔案的收集和歸檔工作也需要投入大量的時間和精力。首先，醫院檔案管理人員應該制定明確的歸檔方案，在充分考慮檔案特點的前提下，明確檔案整理的目標，然后針對檔案的差異性特點，合理確定檔案歸檔的范圍，以保證檔案整理歸檔工作的順利完成。其次，根據檔案目標，收集文書檔案，檔案管理人員在收集檔案時，工作人員不但要明確自身在檔案管理過程中應盡的職責，而且還應時刻保持認真嚴謹的態度，做好檔案的分類、總計和統計工作，才能保證檔案文書資料的完整性。最后，合理分類醫院內部各個科室的檔案，在明確分類的基礎上，做好各個科室檔案管理的監督規劃和計劃，促進檔案管理工作質量和水平的有效提升。

（二）執行環節

執行環節主要是按照計劃開展相關管理工作。首先，制定年度計劃任務。醫院檔案管理人員必須嚴格地按照事先制定好的計劃，向上級部門反饋檔案管理工作的進展。在規定時間內完成醫院檔案的年度歸檔任務，總結檔案管理工作中存在的問題，避免因為出現檔案信息遺漏的問題，影響醫院檔案管理工作的質量。其次，加強檔案管理人員業務培訓工作的力度。檔案管理人員必須改變傳統管理意識，在不斷學習的過程中增強自身的責任感，才能體現出醫院檔案管理工作的價值。再次，引進優秀的檔案管理人員，醫院在開展檔案管理工作時，應該通過招聘專業人才的方式，組建高素質的檔案管理隊伍，提高醫院檔案管理人員綜合素質與專業水平的有效提升。

（三）檢查環節

檢查（Check）環節主要是通過對執行環節內容的監督檢查，以便于及時的發現和解決執行環節中存在的問題，檔案管理人員在開展醫院檔案管理工作時，應該針對醫院檔案管理的特點，做好檔案管理細節、歸檔情況、管理制度等相關內容的監督檢查工作，通過對檔案管理計劃執行進度的檢查，保證檔案管理工作目標的順利實現。如果管理人員在檢查環節發現檔案管理執行環節中出現了問題，應該根據醫院的實際情況，優化和完善現有檔案管理的制度，改進和解決檔案管理中存在的問題，才能達到促進檔案管理工作質量穩步提升的目的。

（四）行動環節

行動（Action）環節也就是通過對檢查環節可行性與有效性的對比分析，以確保檔案管理工作的有序開展。醫院在開展檔案管理工作時，應該通過定期開展檔案管理人員績效考核的方式，針對檔案管理過程中出現的問題，并以此為基礎優化和改進醫院檔案管理工作中存在的問題。比如，檔案管理人員應該在仔細檢查文件檔案遺漏、錯誤以及拖延等各方面問題的基礎上，采取積極有效的改進和優化措施，確保檔案管理工作按照相應的規范和標準進行。

四、PDCA 循環在醫院檔案管理中的應用體會

醫院在運用PDCA 循環開展檔案管理工作時，必須密切關注以下幾方面的問題

（一）醫院檔案管理中應用PDCA 循環時，檔案管理人員必須采取積極有效的措施，避免檔案管理局限于過程性循環上，而是應該嚴格地按照大環套小環的原則和要求，從局部到整體上開展醫院檔案管理工作，提高檔案管理的效率和質量。

（二）完善和總結檔案管理小循環體系中存在的問題。針對該循環階段檔案管理問題不明顯、解決難度大的特點，檔案管理人員應該采取積極有效的措施保證檔案管理大循環的順暢運行。

（三）將PDCA 循環與持續性學習和實踐緊密的融合在一種，站在檔案循環管理的角度上，發現和解決醫院檔案管理過程中存在的問題。如果在檢查過程中發現問題，應該及時的與相關部門進行有效溝通，才能徹底解決影響醫院檔案管理工作順利開展的問題。比如，醫院在建立現代化電子檔案管理體系時，應該針對保密性要求較高的檔案資料，根據檔案管理的保密要求，通過不斷的學習和研究，掌握檔案管理的保密技術，改進檔案管理策略，提高檔案管理水平。

結束語

總之，PDCA 循環在醫院檔案管理工作中的推廣和應用，不僅促進了醫院檔案管理水平的有效提升，而且將醫院檔案管理引向了更加規范的方向。作為醫院領導層來說，應該在充分重視檔案管理工作的前提下，加大檔案管理硬件設施建設投入的力度，充分發揮PDCA 循環的優勢，提高醫院檔案管理工作的質量和效率，尋找PDCA 循環下醫院檔案管理工作中存在的問題，并以此為基礎制定科學合理的改進措施，為醫院檔案管理工作的有序開展打下堅實的基礎。