辦公室檔案收集整理優化分析

曹磊

（太原市疾病預防控制中心，山西 太原 030000）

新時期，疾病預防控制中心工作任務較重，做好防控工作，保護人民健康與生命安全尤為重要。在疾病預防控制中會出現檔案信息，如何做好辦公室檔案管理，提高檔案管理能力成為人們關注的重點。為進一步提高檔案管理能力，檔案管理人員應明確檔案管理價值，并分析影響檔案管理效率的因素，致力于構建系統全面的檔案管理方法，使得檔案管理朝向規范化與科學化方向發展。

一、辦公室檔案管理的價值

檔案管理工作的重要性不言而喻，通過對檔案收集和整理方式的優化，能夠提高檔案管理效率，為事業單位內部管理工作提供保障。在檔案管理中，相關人員應認識到最新技術手段的應用價值，對檔案管理中存在的問題進行明確，通過設計有效的檔案管理路徑，使得辦公室檔案管理工作水平提升。

對疾病預防控制中心而言，做好檔案收集與整理可提高日常工作效率，對中心的業務工作起到基礎保障作用。檔案管理與控制是辦公室工作一部分。疾控中心在開展各種工作，如組織疾病預防、做好公共衛生管理、疾病與衛生指導培訓時會產生大量的數據，通過對相關數據收集、整理和建檔能為后期管理和查詢提供幫助，對以后的工作有效開展奠定基礎。因此，做好辦公室檔案收集與整理，對檔案管理方式進行優化十分重要。

二、影響辦公室檔案收集整理的因素

（一）檔案管理意識薄弱

目前在檔案管理中，存在的突出問題是檔案管理人員意識薄弱，有些檔案管理人員在正式上崗前未能接受系統全面的培訓，影響檔案管理工作效率。同時，相關人員也存在檔案合規管理意識淡薄等問題。上述問題若得不到及時糾正，會影響檔案管理效率，使得辦公室檔案存在遺漏和管理工作不到位等諸多問題。受到長期工作思維模式影響，檔案管理人員對檔案收集與整理工作重視程度較低，在檔案管理中投入的人力、物力與資本較少，使得檔案管理模式長期落后，檔案出現破損與丟失。

（二）管理技術局限性

檔案管理工作對技術水平要求較高，相關人員在日常工作中，應利用信息化軟件對檔案進行分類，并做好收集、統計與編排工作。然而，分析目前檔案管理工作實際狀況而言，檔案管理技術局限性較大，相關人員在檔案獲取與收集中，使用的方法落后，影響檔案管理專業性。此外，在檔案管理中，也應認識到檔案管理人員技術應用能力對管理效率產生的影響，明確檔案收集與整理難度大的問題，知曉管理技術與檔案收集工作結合難度大的現狀。

目前中心檔案管理模式較為傳統，尤其是在檔案收集與整理上，檔案管理人員未能應用最新的檔案管理系統，缺乏管理設備與技術應用。在組織具體的檔案管理工作中，未能對紙質檔案與電子化進行分類管理。加之，目前人工化檔案管理工作落后，檔案收集、整理與分類效率較低，給檔案管理人員造成了較大困擾。

（三）檔案管理制度缺陷

檔案管理工作具有全面化特點，檔案涉及穩定內容較多，需要在完善的管理制度體系下，對檔案管理工作進行細化，以全面提升檔案管理能力。然而，目前檔案管理工作管理制度不全面，未能對檔案收集與整理進行詳細安排，部分人員在開展相關工作時，無可靠依據，影響檔案管理效率。對現有檔案進行統計整理后，發現檔案存在遺漏與缺失的問題。相關問題長期存在影響辦公室檔案收集與整理能力。

分析檔案管理模式可知，在管理模式的落實中，往往存在規范性不足問題，倘若檔案管理人員未能對科室檔案進行及時收集與整理，會影響檔案管理有效率，增加工作難度。檔案管理不規范問題對中心檔案檢索造成不利影響，尤其對歷史較為久遠檔案的檢索，會浪費大量時間與精力。

三、優化辦公室檔案收集整理的有效路徑

（一）轉變檔案管理意識

在辦公室檔案管理中，相關人員應認識到檔案管理的重要價值，對辦公室檔案收集與整理方式進行優化，以全面提升檔案化管理水平。在具體工作中，應轉變檔案管理意識，將檔案管理作為工作重點，并重視檔案信息真實性，使得管理工作更加高效合理。

相關人員在從事檔案管理工作時，應做好學習，了解最新的檔案管理方法與理論，注重提高自身素質，使得檔案管理更加高效。中心也應定期組織檔案管理人員培訓，聘請專業的檔案管理人員傳授知識與經驗，使得辦公室檔案管理工作朝向高質量方向發展。

2021 年1 月1 日起，最新修訂的《檔案法》開始實施，指出行政機關、事業單位和公民均具有保護檔案的義務，并享有利用檔案的權利。鑒于此，相關人員應提高自身責任意識，積極參與到辦公室檔案管理工作中，使得檔案管理工作更加科學規范。檔案管理中應落實人員崗位責任制，對檔案人員職責、權限進行明確，并構建有效的獎賞機制，提高管理人員重視程度。研究表明，考核獎賞模式能夠改進檔案管理工作不足。

在檔案管理中，應加強管理能力，重視對檔案資源的開發利用，使得檔案管理具有鮮明的時效性。作為檔案管理的一員，應轉變自身管理意識，增加責任感，將檔案資源的開發與利用作為各項工作的落腳點。此外，應正確認識檔案資源管理的重要意義，做好各業務科室檔案收集工作，并對其進行及時整理，對檔案信息的真實性與完整性嚴格要求。在具體管理工作中，應對各個科室部門進行溝通，致力于實現檔案資源共享，增加檔案管理有效性。

開展檔案管理具有較強的歷史價值與科研價值，隨著社會經濟發展，尤其是新形勢下，勢必需要進行調整，在對疾病進行預防與控制中，形成了各種檔案信息，如何對相關檔案進行收集與整理成為事業單位亟待解決的問題。基于此，相關人員應認識到檔案管理重要性，積極轉變自身思想，將檔案管理工作貫穿到日常工作體系中，真正做好檔案整理，發揮檔案信息應用價值。

（二）提高檔案管理技術

針對事業單位檔案管理而言，應注重提高管理人員技術能力，對檔案管理工作進行全面檢查，分析其中存在的問題。在檔案管理中，相關人員應認真研究《檔案法》和檔案管理條例，使得檔案管理工作更加規范。同時，善于利用現代化技術，對辦公室檔案資料進行收集與整理，了解檔案管理重要價值，對檔案管理的關鍵環節與重點步驟進行調整。

在檔案收集與整理中，管理人員應根據事業單位實際情況，利用信息化技術對檔案管理方法進行調整，開發檔案和資料搜集系統，對檔案目錄進行合理編排。例如，在疾控中心檔案管理工作中，相關人員通過計算機系統，對檔案資料進行分類，并做好各項信息的檢索、收集、核對與整理工作，銷毀了無效信息。檔案收集與管理中，管理人員應安裝最新標準對檔案進行存儲，了解信息化檔案管理價值，做好檔案收集與保密工作。上述檔案管理技術應用后，能夠最大程度發揮檔案管理價值，為疾控中心相關決策提供參考。

檔案管理實踐表明，利用信息化技術對檔案管理工作進行調整，能夠增加檔案管理時效性。新時期，優化檔案管理內容，加強信息化建設十分重要。鑒于此，建立了檔案管理系統，積極引進檔案管理技術與設備，使得檔案管理朝向現代化方向發展。值得注意的是，在新增信息化檔案管理技術后，應做好統一分類，對事業單位檔案進行電子化處理，使得檔案收集與整理能力獲得明顯提升，為新時期檔案管理工作提供幫助。總而言之，檔案管理技術應用十分重要，通過相關技術能夠發現檔案管理存在的具體問題，并采取針對性解決方案，使得檔案管理質量更高，為檔案事業規范化管理做出巨大貢獻。

疾控中心在開展疾病預防控制、健康宣傳、組織健康體檢中會形成較多檔案，如何利用最新技術對以上檔案信息進行收集與整理成為人們關注的重點。相關部門應對檔案管理系統進行升級，認識到檔案管理工作的重要價值，并組織檔案集中化管理，對存在的檔案變更問題進行嚴格審查，并做好相關檔案信息記錄工作，使得檔案管理工作更加信息化與智能化，有效提升檔案管理效率。

（三）健全檔案管理機制

在辦公室檔案管理中，健全辦公室檔案管理機制十分重要，在完善的管理機制下，檔案收集與整理工作將更加規范，有利于提升檔案管理能力。具體工作中，相關人員應結合事業單位管理情況，對檔案管理制度進行細化。例如，在某疾控中心檔案管理工作中，為全面提升檔案管理能力，做好檔案信息化建設，管理人員構建了立卷歸檔制度，對檔案歸檔時間、范圍、注意事項和標準進行了嚴格要求。同時建立起檔案保管制度，對檔案安全保護、庫房建設、設備管理等各項工作進行精細化，使得辦公室檔案管理更加系統全面，增加了檔案管理安全性。

在對檔案進行收集與整理時，完善了檔案保密制度，對檔案收集的全過程進行保密處理，并要求檔案管理人員在開展各項工作時注意保密。此外，也構建了基于檔案安全管理的利用制度，對疾控中心檔案的利用范圍、方式方法與要求進行嚴格審批，同時對檔案使用流程進行了審批，使得檔案管理工作更加高效，為疾控中心規范化管理奠定基礎。

新修訂的檔案法中提出，檔案形成滿25 年應向社會開放。在檔案開放前，相關人員應重視對檔案有效整理，使得檔案管理更加高效。具體工作中，相關人員需要增加檔案信息化建設能力，鼓勵傳統檔案載體朝向數字化方向發展，真正提高檔案管理工作效率。在檔案信息管理中，也應做好數據資源保存，對檔案數據安全提高重視力度，使得事業檔案辦公室檔案管理邁向新的臺階。針對辦公室檔案管理工作而言，相關人員應嚴格按照檔案法規定開展相關工作，對目前檔案管理存在的問題進行調整，并發揮檔案管理的作用與價值，使得辦公室檔案管理朝向信息化與專業化方向發展。

四、結語

綜上所述，做好辦公室檔案管理工作十分重要，能夠及時發現檔案管理存在的問題，并采取科學化手段提升檔案管理水平，使得檔案管理工作更加合理。通過轉變檔案管理意識、創新檔案管理技術和健全管理機制，使得檔案管理效率明顯提升。