教育系統(tǒng)人事檔案信息化建設(shè)研究

李好

（株洲市教育局，湖南 株洲 412007）

人力資源是發(fā)展教育事業(yè)的重中之重，因此在當前的教育系統(tǒng)當中，將人事檔案管理工作作為儲備人才的一項核心事務(wù)，并不斷引入先進的管理技術(shù)希望能夠整體提高自身工作水平。也正因如此，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，當下人們也開始注意到了檔案管理信息化建設(shè)所帶來的巨大工作便捷，因此相關(guān)部門開始不斷投入人力資源及物力資源，希望能夠整體促進生我國教育事業(yè)的進一步發(fā)展。

一、教育系統(tǒng)人事檔案信息化建設(shè)的必要性

教育系統(tǒng)的人事檔案中，包含有教師的工作評價、個人簡歷、教學成果以及政治思想等等，是對教師今后各項職稱評級的重要依據(jù)，同時也是教育系統(tǒng)儲備人才的一項有效手段。因此隨著新形勢下我國的教育事業(yè)快速發(fā)展與提升，人們對于人事檔案管理工作的重要性也在不斷取得新的認識。現(xiàn)階段，盡管信息技術(shù)的高度發(fā)展極大促成我國教育系統(tǒng)人事檔案的建立，但是與此同時，由于人們對于技術(shù)了解得不夠徹底，因此導致當前人事信息系統(tǒng)還有許多功能沒有被完全開發(fā)出來。并且由于當前復(fù)合型人才儲備缺失，人們很難能夠?qū)ふ业郊饶苁炀氝M行計算機操作，同時又具備檔案管理經(jīng)驗的專業(yè)人員，因此導致實際工作過程中依舊存在著系統(tǒng)功能與數(shù)據(jù)不配套的現(xiàn)象，從而造成了人事檔案管理工作的效率低下。

于是針對這一現(xiàn)象，國家教育部決定加強干預(yù)力度，采取了一系列手段來加快教師系統(tǒng)的建設(shè)，其中取得最為顯著的成效，便是在出臺了《關(guān)于做好全國教師管理信息系統(tǒng)部署與啟用工作的通知》文件之后，以校級為基礎(chǔ)單位，逐層向縣級、市級、升級乃至中央遞進，打造成熟的信息化認識檔案系統(tǒng)，以便于更好地開展教師隊伍建設(shè)工作。在這一發(fā)展趨勢之下，每一名教師都建立了專屬的個人電子信息檔案，不但進一步推進了人事檔案信息化管理工作的發(fā)展，同時也使得對人力資源的分配與使用變得更加合理，極大地推動了我國教育事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展進程。

二、教育系統(tǒng)人事檔案信息化建設(shè)工作中存在的相關(guān)問題

（一）檔案信息更新不及時

教師在參加工作后往往還需要不間斷的接受“繼續(xù)教育”，以此不斷強化自身的職業(yè)水平，并在學科建設(shè)方面取得更加脫出的成就。但是由于地方各職能部門之間缺乏有效的溝通渠道，加之信息獲取存在這一定的延滯性，因此導致教育系統(tǒng)對于教師人事檔案的更新不夠及時。再加之教師檔案材料涵蓋較為廣泛，收集范圍復(fù)雜，因此傳統(tǒng)的工作模式下常常導致對教師個人信息出現(xiàn)“漏錄”或是“錯錄”現(xiàn)象，嚴重影響了教師人事檔案的參考價值，無法做到合理的對教師資源進行調(diào)配、管理。

（二）管理平臺建設(shè)不到位

人事檔案管理是教育系統(tǒng)中的重要部門，負責全面整合教師信息，并不斷發(fā)掘教師人才的重要職能。而教師的個人職稱、從業(yè)經(jīng)歷、榮譽稱號等信息都是進行人事管理的重要依據(jù)，不僅關(guān)系到教師個人職業(yè)發(fā)展，也與區(qū)域全面統(tǒng)籌之間息息相關(guān)。但就目前實際情況來看，教師檔案管理平臺的建設(shè)依舊沒有得到相應(yīng)的重視，各地在平臺開發(fā)以及管理制度的完善方面并沒有投入足夠的人力、物力資源，使得各個地區(qū)之間的人事信息溝通相對閉塞，難以實現(xiàn)全面統(tǒng)整的局面。

（三）信息化服務(wù)對象單一

當前教育系統(tǒng)的人事檔案信息化建設(shè)，更多的是集中在對檔案信息采集以及查詢方面，對于人事信息的安全管理與開發(fā)管理缺乏足夠的思考以及關(guān)注。從而使得人事檔案信息化建設(shè)沒能夠完整地發(fā)揮出自身實際價值，并沒有真正意義上實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。因此對于管理部門而言，在不斷完善系統(tǒng)的硬件設(shè)施之余，也需要加大對其軟件程序的開發(fā)力度，以此不斷完善數(shù)字平臺的使用功能，在保證數(shù)據(jù)安全性的同時，也有效提高系統(tǒng)對于人力資源的開發(fā)能力。

（四）人員專業(yè)素養(yǎng)需提升

人力資源的管理與開發(fā)工作是一項系統(tǒng)而專業(yè)的工作，特別是在信息化視角下，教師的人事檔案不僅記載著其個人工作信息，更是象征著區(qū)域教師資源的分布，有助于幫助國家實現(xiàn)對教師力量出的統(tǒng)一管理。因此教育系統(tǒng)的人事檔案管理工作人員不應(yīng)當將目光局限于對教師個人信息的采集，而是要不斷提供工作人員的信息素養(yǎng)，使其能夠靈活的操作軟件展開更多的工作服務(wù)，以此完整的體現(xiàn)出教師人事檔案的實際價值。

三、進一步深化教育系統(tǒng)人事檔案信息化建設(shè)工作的有效途徑

在實行教育系統(tǒng)人事檔案建設(shè)的過程中，主要的技術(shù)支持來自當前先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)與云計算技術(shù)，通過打造成熟的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對教師個人檔案的信息化管理，并建立專業(yè)的“教師人才數(shù)據(jù)庫”以便于當前國家教育系統(tǒng)在宏觀角度上來對教師人力資源進行分配以及調(diào)度，從而確保我國各大學校的師資力量儲備合理。因此網(wǎng)絡(luò)人事檔案的建設(shè)，不僅為我國教育系統(tǒng)的人才選拔提供了參考依據(jù)，同時更是提高了檔案管理的工作質(zhì)量，使得人力資源分配工作更加規(guī)范。

（一）強化組織領(lǐng)導，推進檔案信息化建設(shè)步伐

首先，各級地方政府的教育部門需要發(fā)揮出自身的主導作用，深入當?shù)馗鞔笾行W校中對教師資源的儲備情況進行審核，并整理詳細的教師個人信息，以確保教師電子檔案的完成與準確。在此過程中，不僅需要一線工作人員強化自身的責任意識與使命感，同時也需要各地區(qū)的分管領(lǐng)導投入足夠的關(guān)注力度與各項支持，確保教師信息整合工作得以順利開展。

其次，完善教育系統(tǒng)檔案法管理部門的建設(shè)工作，除了在技術(shù)與設(shè)備上給予其足夠的支持以外，同時還需要充分的引進更多復(fù)合型人才，以此加快教師檔案信息化建設(shè)工程的進展。同時，分管部門還應(yīng)當建立成熟的管理機制，嚴格約束工作人員的日常操作行為，避免由于不當操作而引起教師個人信息泄露的現(xiàn)象，從而影響到信息化檔案管理工作的整體形象。在此基礎(chǔ)上，各級縣、市級管理部門還應(yīng)當積極促成自身的教師系統(tǒng)與省級單位對接，以便于從整體上對教師資源進行分配與利用。

例如，在以往的人事調(diào)度工作中，學校的教師隊伍配置通常是根據(jù)學生人數(shù)來進行調(diào)配的。但是由于對教師個人檔案的整合效率低下，因此在進行人事調(diào)度過程中通常會根據(jù)教師個人戶籍所在來進行確定其工作單位。這一情況往往使得一些位置相對偏僻的鄉(xiāng)鎮(zhèn)中學缺少合理的教師配置，如學校大部分教師都是語文、數(shù)學科任教師，但缺少專業(yè)的體育、科學教師等等，使得教育資源分配存在嚴重的不均衡現(xiàn)象。而通過打造以省級行政單位為核心的教師人事檔案管理系統(tǒng)，有利于全面整合教師力量，使得上級部門能夠更加科學的根據(jù)地區(qū)實際情況來合理進行教師資源調(diào)配，有效解決了傳統(tǒng)工作中存在問題。

（二）構(gòu)建信息共享服務(wù)平臺，優(yōu)化人事檔案管理效率

為了進一步加強對教師人事信息的統(tǒng)籌管理，各個政府主管部門需要提高對教師電子檔案的重視程度，同時適當加大投入力度，支持各級基層單位完善自身的軟、硬件設(shè)施配置，以此促成教師檔案信息子系統(tǒng)的多向?qū)樱蛟烊轿弧⒍喙δ艿男畔⒐蚕砥脚_，從而整體提高人事檔案管理水平，并進一步加強教師個人信息的安全性，以此發(fā)揮出教育系統(tǒng)數(shù)字檔案室的全部功能。然而在此過程中需要注意的是，在實現(xiàn)多方位對接的同時，學校的數(shù)據(jù)庫服務(wù)系統(tǒng)也必將面臨一定的入侵風險，因此需要基層工作人員定期對系統(tǒng)展開維護升級工作，并嚴格依據(jù)相關(guān)制度來對操作系統(tǒng)實施自檢程序，以確保能夠及時察覺系統(tǒng)當中存在的漏洞，并對其進行修復(fù)與完善工作。

除此之外，在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，教育系統(tǒng)的管理部門由于人力設(shè)置不合理的原因，常常會導致出現(xiàn)大量重復(fù)且低效的工作任務(wù)，這種現(xiàn)象不僅會造成人力資源與物力資源的無謂浪費，更是容易由于出現(xiàn)工作疏漏導致教師的個人信息資料出現(xiàn)缺失。針對這一現(xiàn)象，教育系統(tǒng)的檔案管理部門可以采用操作設(shè)限的形式，允許相關(guān)的學校或個體教師登錄電子檔案系統(tǒng)對個人信息進行核對以及修改，包括教師在日常工作過程中一些學術(shù)成果、個人信息、職稱變化、崗位升遷等等，并將修改后的電子檔案發(fā)送到通用數(shù)據(jù)庫當中，由工作人員進行核對查實之后，再統(tǒng)一上傳到信息共享平臺。這樣的方式不僅能夠保證教師個人信息更新的即時性與準確性，同時也有利進一步提升管理部門對于教師電子檔案管理的有效性。

（三）加強人才隊伍建設(shè)，整體提升工作水平

人力是開展管理工作的根本，因此在完善人事檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)過程中，分管部門不僅要重視系統(tǒng)軟硬件設(shè)備的更新以及升級，同時更要注重人才專業(yè)技能的培養(yǎng)。首先，分管部門需要強化基層工作人員的思想建設(shè)與職業(yè)素養(yǎng)，要求管理人員在工作過程中能夠秉持著認真負責的工作態(tài)度對教師個人檔案信息進行管理；其次，人事檔案信息管理部門需要開拓新的人才引進途徑，積極從體制以外引入更多專業(yè)技術(shù)人才，要求其不但具有熟練地計算機操作水平，同時還要具備一定的檔案管理工作經(jīng)驗，以此完善工作隊伍的人才配置，開展科學合理的管理工作模式；最后，教育系統(tǒng)需要加強員工的培訓以及在教育工作，積極為其提供更多的教育資源，以確保工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不斷獲得提升。在此基礎(chǔ)上，教育部門還可以發(fā)揮出自身的引導作用，鼓勵各個基層單位與檔案管理部門展開密切的合作交流，通過不斷掌握新型技術(shù)的形式，以此培養(yǎng)出更多專業(yè)的檔案管理人才，以此推動教育系統(tǒng)人事檔案信息化建設(shè)的步伐。

例如，各地區(qū)的人力資源管理部門可以采用部門聯(lián)合的工作形式，與高校、圖書館或是相關(guān)的管理部門之間進行合作，了解其在當前“數(shù)字化檔案”建設(shè)與管理過程中所使用的先機技術(shù)以及相關(guān)設(shè)備，從而結(jié)合自身實際情況進行引入，以此有效推進教師人事檔案信息化的建設(shè)進程。在此基礎(chǔ)上，管理部門需要重點從信息價值發(fā)掘?qū)用嫒胧郑瑢⑾冗M的“大數(shù)據(jù)”統(tǒng)整與分析工作理念引入之管理模式當中，以此更為全面的針對教師檔案資源進行利用與保存。以此徹底提高自身工作效率，更加合理的開展教師檔案管理工作。

（四）強化檔案信息化管理的保密性，保證檔案的安全

教育系統(tǒng)人事檔案信息化管理工作就像一面雙面鏡，一方面，其在教師資源的數(shù)字化定量分析、管理分配、科學預(yù)測、發(fā)掘高端人才方面起到了不可代替的作用。但是就另一方面而言，其同樣也為教師的個人信息安全帶來了前所未有的風險。因此對于分管教師個人電子檔案的直轄部門來說，其不光是要考慮在如何建立成熟的信息管理系統(tǒng)，同時更要注重系統(tǒng)信息安全方面的建設(shè)，以此保障教師個人信息的隱私安全。首先，教育部門需要對各個級層工作單位的使用權(quán)限進行嚴格區(qū)分，明確使用并獲取數(shù)據(jù)的具體范圍。并對教師個人信息實行分級報貨，不同部門根據(jù)自身職能不同僅僅只能夠獲取相應(yīng)字段的訪問權(quán)限。其次，對數(shù)據(jù)的操作權(quán)限設(shè)置標準。一旦涉及教師個人信息的統(tǒng)計、查詢、導出、修改等操作不管需要操作人員獲得相應(yīng)的授權(quán)許可，同時還需要得到系統(tǒng)的進一步身份認證才能夠進行操作；最后，相關(guān)的教育部門及學校需定期對管理系統(tǒng)進行維護，定期對軟件進行更新，確保系統(tǒng)的安全性。

四、結(jié)語

綜上所述，信息技術(shù)在當前教育系統(tǒng)人事檔案管力工作當中發(fā)揮著不可取代的重要作用。因此相關(guān)部門應(yīng)當加快信息化建設(shè)步伐，以此確保工作人員能夠整體提高管力工作水平，促使教師資源的分配工作更加科學合理。