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加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案工作更好地為“三農(nóng)”服務(wù)

2021-11-27 13:33:58郝冠芝
魅力中國 2021年47期
關(guān)鍵詞:檔案管理建設(shè)管理

郝冠芝

(山西省呂梁市汾陽市肖家莊鎮(zhèn)人民政府,山西 呂梁 032200)

一、引言

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作關(guān)系到鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作。在我們國家,民生的發(fā)展是非常重要的,為了更合理地管理越來越多的檔案,我們必須提高相關(guān)人員的意識(shí),與各部門相互合作,采取更有效的檔案管理方法。提高工作效率,從群眾出發(fā),切實(shí)優(yōu)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理。為做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作,更好地服務(wù)“三農(nóng)”,促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)與農(nóng)村和諧發(fā)展,本文從鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設(shè)現(xiàn)狀及檔案建設(shè)規(guī)劃出發(fā),對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)相關(guān)管理人員給出參考建議。

二、檔案工作的現(xiàn)狀

在如今的鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展中,檔案管理上存在的問題是顯著可見。由于就存在或新生的某些原因,導(dǎo)致部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的創(chuàng)建進(jìn)而開展相對(duì)比較薄弱,甚至尚處在起步階段。主要存在的問題如下:

(一)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視

在實(shí)際的檔案管理工作中,好多鄉(xiāng)鎮(zhèn)都沒有明確的分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),或者沒有把檔案工作列入工作議程或鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展規(guī)劃中,導(dǎo)致檔案管理管理松散或無人管理,這樣就會(huì)造成無用檔案的長期堆積而無人處理,從而出現(xiàn)丟失,損壞,受潮等問題,而新檔案無人收集管理及歸檔,用時(shí)卻無法找到,這樣不僅無法發(fā)揮檔案的實(shí)際作用,而且耽誤鄉(xiāng)鎮(zhèn)政務(wù)及民生工作。

(二)檔案管理不夠規(guī)范

在對(duì)檔案管理工作大力宣傳之后,檔案工作盡管被相關(guān)鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)引起了一定的重視,也開始收集保管部分重要檔案,但是管理不當(dāng)?shù)榷喾N因素的出現(xiàn),導(dǎo)致檔案的工作還是比較滯后甚至檔案管理體系不健全,相關(guān)配套管理設(shè)施都欠缺標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。具體體現(xiàn)在:

1.檔案管理較為分散:在收集檔案之后,部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)會(huì)根據(jù)檔案的類別分別保管在不同部門之中,沒有專門負(fù)責(zé)檔案等的檔案保管室,導(dǎo)致檔案容易出現(xiàn)丟失或殘缺的問題,嚴(yán)重影響工作進(jìn)展;

2.檔案收集不完整,整理無規(guī)范:在收集檔案過程中,出現(xiàn)檔案收集不齊全,只有文字檔案,缺少音頻、事物或其他的輔助類文件檔案,導(dǎo)致在后續(xù)工作中,對(duì)事物等無法做出準(zhǔn)確判斷;

3.檔案保管條件差:部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)在保存檔案的地方選取上沒有科學(xué)合理的規(guī)劃,導(dǎo)致因天氣原因出現(xiàn)檔案受潮損壞或者蟲害撕咬文件造成檔案缺損的情況,增加工作難度。

(三)檔案保存難,利用率低

在日常鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作中,無論是文字材料還是一些文件的附件、上報(bào)材料、工程建設(shè)材料等都需要進(jìn)行完善存檔,而實(shí)際中,這些檔案要么不存,要么不完整,導(dǎo)致后續(xù)需要用到檔案時(shí)候卻出現(xiàn)無處查找或者所存檔案證據(jù)不足等問題,不僅影響工作的進(jìn)度,還加大了工作的難度。

(四)無專業(yè)檔案管理人員

現(xiàn)在的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府中,大部分檔案管理人員多為其他工作崗位的人員來兼職進(jìn)行檔案管理工作,不僅缺少檔案管理方面的專業(yè)培訓(xùn),而且還會(huì)出現(xiàn)頻繁調(diào)動(dòng)崗位的現(xiàn)象,這樣一來,只要人員出現(xiàn)調(diào)動(dòng)情況,又沒有很好的工作交接,檔案管理也就成為一種完全自生自滅的狀態(tài),極大地造成了檔案工作的滯后。

三、開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設(shè)工作的基礎(chǔ)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的進(jìn)展不是一朝一夕就能完成的,要根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r,結(jié)合本地現(xiàn)狀,制定檔案管理基礎(chǔ)辦法。如下作為部分參考:

(一)領(lǐng)導(dǎo)重視,成立機(jī)構(gòu)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)開展檔案建設(shè)工作,需要得到了市委市政府和鎮(zhèn)委鎮(zhèn)政府的重視、支持。市里成立了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組,由分管常委和有關(guān)部門的人員組成。鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村也相應(yīng)成立檔案建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組,使村級(jí)檔案建設(shè)工作級(jí)級(jí)有人管、層層有人抓。明確檔案的切實(shí)要?jiǎng)?wù),提出建設(shè)規(guī)劃,任務(wù)分配,爭(zhēng)取在最短時(shí)間做好檔案前期部署工作,為后期檔案全面建設(shè)利用做好基礎(chǔ)鋪墊。

(二)抓好宣傳發(fā)動(dòng),提高檔案建設(shè)認(rèn)識(shí)

提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)是檔案建設(shè)工作的基礎(chǔ)也是重要的一步。在開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設(shè)過程中,上級(jí)市檔案局要做到始終注意抓好宣傳動(dòng)員工作,可以利用《檔案法》的頒布日期、國際檔案日等相關(guān)具有意義性的日期利用電視、廣播、報(bào)紙、黑板報(bào)等各種形式進(jìn)行宣傳,同時(shí)吸收熱心于檔案工作的人員做義務(wù)宣傳員,增強(qiáng)大家的檔案建設(shè)意識(shí),使鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案建設(shè)工作順利開展。

(三)抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高設(shè)施水平

加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí),提升業(yè)務(wù)水平,是確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的基礎(chǔ)。在檔案的管理方面,不僅要在專業(yè)業(yè)務(wù)上加大管理,也要在設(shè)施上進(jìn)行完善。檔案管理工作想提升意識(shí),加強(qiáng)效率,就必須要引進(jìn)專業(yè)的人才,在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候,利用專業(yè)知識(shí)進(jìn)行合理的檔案歸類,設(shè)置符合鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況的制度,這一舉措可以使檔案的歸納和保存變得更加高效化在對(duì)相關(guān)檔案管理。在人員提升方面,從綜合素質(zhì)入手,提高職業(yè)道德和為民服務(wù)的宗旨。一方面,堅(jiān)持政治理論的提升和修養(yǎng),另一方面,讓工作人員對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作環(huán)境和服務(wù)對(duì)象進(jìn)行深入認(rèn)識(shí)了解,熟悉檔案接收、收集、整理和歸檔以及利用的整體實(shí)際流程,提供全體檔案員的實(shí)際業(yè)務(wù)水平能力。在設(shè)施方面,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)必須要有專門的檔案室,檔案柜,房間中的防火、防水、防盜、防蟲等基礎(chǔ)保護(hù)設(shè)施必須完備。

(四)監(jiān)督檢查指導(dǎo),促進(jìn)檔案建設(shè)落實(shí)

在檔案建立和管理過程中,要經(jīng)常進(jìn)行檢查指導(dǎo)。一般采取方法為:一是市檔案局分組檢查,一包到底,遇到特殊情況,集體討論,共同解決。二是定期召開會(huì)議,如檔案建設(shè)工作會(huì)、情況通報(bào)會(huì)、討論交流會(huì)、總結(jié)表彰會(huì)等,及時(shí)了解鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設(shè)工作中出現(xiàn)的各種情況,及時(shí)指導(dǎo)、解決問題。

(五)計(jì)算機(jī)技術(shù)的積極引入和應(yīng)用

為了提高工作的便利性和檔案的標(biāo)準(zhǔn)化,檔案管理機(jī)構(gòu)需要積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù),極大地方便了群眾參與鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)況和居民實(shí)時(shí)獲取鄉(xiāng)鎮(zhèn)信息,對(duì)發(fā)展大有裨益的,鄉(xiāng)鎮(zhèn)數(shù)據(jù)資源庫的實(shí)時(shí)性可以保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)數(shù)據(jù)資源庫的活躍度。通過新技術(shù)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),掌握電子信息技術(shù),才能更好地為群眾服務(wù)。

四、開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的成效

(一)促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)民主建設(shè)和村務(wù)管理

在進(jìn)行鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設(shè)的工作中,在上級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的幫助支持下,嚴(yán)格按照檔案建設(shè)規(guī)范要求對(duì)本地檔案進(jìn)行建設(shè)管理,提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)的業(yè)務(wù)辦理能力,穩(wěn)定鄉(xiāng)鎮(zhèn)的干部群眾的關(guān)系,起到了積極的作用。

(二)促進(jìn)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和科技建設(shè)

在眾多檔案中,“三農(nóng)”檔案是涉及面最廣的,也是非常重要的。其中的經(jīng)濟(jì)科技檔案,能促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力。在農(nóng)業(yè)培育、種植、維護(hù)等各方面,都能促進(jìn)農(nóng)作物的產(chǎn)量,效果顯著。農(nóng)產(chǎn)品相關(guān)的農(nóng)科檔案又為廣大農(nóng)民群眾提供了一個(gè)交流互通的平臺(tái)。

(三)促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)居民生活水平

人們?cè)谏钪?,各種檔案數(shù)不勝數(shù),如果私人自己管理可能會(huì)存在檔案遺失、缺失等情況,這些與人們的日常生活和工作息息相關(guān),影響會(huì)非常嚴(yán)重。因此,各種檔案如醫(yī)療、補(bǔ)助、土地等檔案,進(jìn)行集中管理、信息化管理、動(dòng)態(tài)管理等,真正使基層群眾得到實(shí)惠和安心。

五、對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設(shè)工作的體會(huì)

(一)引起領(lǐng)導(dǎo)的重視

要做好村級(jí)檔案建設(shè)工作,首先必須爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視和支持。近些年來,一些地方在為了建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的規(guī)劃上,當(dāng)?shù)刎?fù)責(zé)人員積極主動(dòng)地去請(qǐng)示、溝通、宣傳、說服,取得了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持,為按時(shí)、按質(zhì)、按量完成鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設(shè)任務(wù)提供了一個(gè)先決的條件。

(二)抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建立工作在穩(wěn)步進(jìn)展中,因?yàn)榈赜驈V大,而檔案人員的專業(yè)知識(shí)缺乏、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)薄弱等不確定因素很多,因此,對(duì)于檔案管理機(jī)關(guān)的工作來說,難度也就更大,而抓好從事檔案工作人員的培訓(xùn)就顯得尤為重要。在學(xué)習(xí)培訓(xùn)期間,采取在理論知識(shí)學(xué)習(xí)的輔助下,進(jìn)行實(shí)際檔案管理的操作,并創(chuàng)建檔案管理環(huán)境,讓學(xué)員現(xiàn)場(chǎng)操作、學(xué)習(xí)、觀摩等方法,做到從實(shí)踐中尋找真理,使他們不僅迅速掌握到整理歸檔的相關(guān)技能,而且通過現(xiàn)場(chǎng)觀摩,從中得到啟發(fā),激發(fā)出建好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室的激情和動(dòng)力。

(三)深入檢查、監(jiān)督指導(dǎo)

實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn),在建檔工作開展的同時(shí),要做到檢查督查,幫助指導(dǎo),從而共同進(jìn)步。實(shí)踐證明,開展村級(jí)檔案建設(shè)工作,檢查、監(jiān)督指導(dǎo)必不可少。在村級(jí)檔案建設(shè)工作中,有時(shí)候好話說千遍,道理講萬遍,不如親自幫一幫。由于地域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的差異等原因,能不能檔案建設(shè),受到諸多客觀因素的制約,要求檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)必須因地制宜、切合實(shí)際。遇到不同種類的問題,檔案部門都通過加強(qiáng)檢查監(jiān)督的力度,做到勤檢查、勤幫助,逐一加以解決,取得明顯效果。

(四)做好試點(diǎn)示范作用

常言道,學(xué)有榜樣,趕有目標(biāo)。在檔案建設(shè)工作全面鋪開的過程中,建設(shè)檔案的如果開展不順,就需要借鑒建立完善的地方的相關(guān)建設(shè)制度;建設(shè)全面,制度完整的地方要發(fā)揮試示范作用。相互幫扶,相互學(xué)習(xí),這會(huì)在檔案建設(shè)工作開展過程起到了不可估量的作用。

六、總結(jié)

不斷地提升檔案管理工作者的專業(yè)知識(shí)水平、工作服務(wù)意識(shí),嚴(yán)格地按照檔案管理的規(guī)章制度,并且跟隨時(shí)代的步伐,建立計(jì)算機(jī)信息的檔案管理庫,為鄉(xiāng)鎮(zhèn)日常工作以及未來的發(fā)展規(guī)劃指引出正確的道路,真正把鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作做好,為群眾的民生服務(wù)打下牢固的理論基礎(chǔ)。除此之外,鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案在管理意識(shí)方面的強(qiáng)化是必不可少的,在建立發(fā)展過程中,不斷加強(qiáng)檔案部門及相關(guān)工作人員的管理意識(shí),才能為鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作順利開展起到貢獻(xiàn)作用。

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