做好醫院文書檔案管理工作的有效策略研究

李鑫

（山東省德州市中醫院，山東 德州 253000）

引言

醫院文書檔案主要源于日常行政管理工作，其可以直觀清晰地記錄與反饋出醫院的日常經營情況及相關數據信息，整體呈現出較高的信息參考價值。因此，醫院只有充分認識到做好文書管理工作的重要性，推動文書檔案管理工作實現規范化與制度化發展，才能將醫院文書檔案的信息價值全面體現出來，真正為醫院文書檔案制度的構建及醫院的可持續發展奠定良好基礎。

一、醫院文書檔案管理工作的特點及特殊性

（一）醫院文書檔案管理的特點

醫院文書檔案資料的內容極其豐富，可供選擇的文書檔案載體也較為多元化。實際上醫院文書檔案資料可直觀清晰地反映出各個部門的工作情況，尤其是行政管理、醫療、科技等多個方面的內容，這也是導致醫院文書檔案內容極為豐富的根本原因。與此同時，由于文書檔案的形成過程就代表著文書工作開展的全過程，因此文書工作綜合涵蓋了文書檔案收集、整理、立卷、歸檔等環節。醫院檔案管理工作在某種程度上可視為基于文書工作而開展的檔案管理、統計、檢索等工作。此外，醫院檔案的內容大多與文書有關，因此做好文書工作可以為醫院檔案管理工作的順利開展奠定良好基礎。這就需要文書部門將醫院日常運營管理過程中形成的具有價值的文件進行統一整理，并及時將其反饋給檔案部門，做好歸檔存檔工作。醫院檔案工作的實施質量與文書檔案的質量存在密不可分的關聯，而文書檔案的質量又會受到文書的完整性、時效性以及格式的規范性等因素影響。

（二）醫院文書檔案的特殊性

醫院文書檔案相比于普通機關的文書檔案更特殊，尤其體現在以下幾個方面：首先，醫療業務下的指導性文件較多，并且這些文件的實時更新速率也相對較快。對于綜合性醫院而言，其普遍會下設多個科室，隨著現代醫療技術的快速發展與普及，各種新型疾病也隨之日益衍生，這也使得醫療業務在檔案文件的指引下具備著較強的指導性與規范性特點。其次，醫院中包含了大量崗位晉升文件。醫院內部每年都會有大量醫護人員晉升職務，并且每家醫院的招聘人數也相對較多，使得醫院人事檔案增加的同時，文書檔案也隨之增加。再次，醫院教學科研類文件較多。相比于其他政府事業單位，醫院對教學科研領域的重視度相對較高。實際上醫院每年都有很多醫護人員需要根據衛計委文件下達的命令，參加進修、培訓以及醫學會議活動。最后，醫院現有的業務類文件數量遠高于黨務類文件數量。通常情況下，醫院在日常經營發展過程中，普遍需要緊密圍繞著臨床醫療服務開展各項工作，但醫療保健服務又是醫院必須嚴格執行的主要業務，其中涉及了一定的黨務工作內容。醫院開展黨務工作時，主要需要完成黨的政策方針宣傳與貫徹落實等方面的工作內容，同時嚴格執行上級黨組織下達的文件精神。但這類文件缺乏基本的時效性，使得醫院已歸檔的文件數量較少，但業務類文件數量卻相對較多。

二、當前醫院文書檔案管理工作中存在的問題

（一）相關工作人員的專業素養不足

大多醫院領導者錯誤地認為檔案管理工作部門屬于非專業部門，在人員招聘過程中也并未重視其專業理論知識儲備及技能的掌握情況，并且醫院現有的工作人員年齡結構普遍偏大，由此導致醫院文書檔案管理工作在實際發展過程中無法取得理想效果，并且相關工作人員也缺乏專業態度及基本素養。首先，部分醫院文書檔案管理工作人員對專業理論知識的掌握較為匱乏，尤其在開展檔案整理、歸檔、借閱、瀏覽等工作時，無法嚴格按照醫院規定的制度及實施條例開展各項工作，使得醫院文書檔案管理工作存在地紕漏，無形中埋下了嚴重的安全隱患。

（二）未認識到文書檔案管理工作的重要性

醫院在日常工作中開展各項事務時，主要將重心放在醫務工作上，由此導致醫院對日常行政管理工作，也就是文書檔案管理工作缺乏基本的重視度。究其根本原因在于醫院領導者并未充分認識到做好文書檔案管理工作的重要性，也并未實時了解這項工作的貫徹落實情況，無法第一時間掌握相關工作人員面臨的問題和困境，使得檔案管理工作在實際開展過程中未得到充足的醫院資源支持，也無法為相關工作人員提供一個高效穩定的工作環境。與此同時，檔案管理人員在實際工作中工作態度還不夠嚴謹，不僅未及時上級領導匯報工作情況，在日常工作過程中還缺乏積極性與主動性，甚至片面性地忽視檔案管理工作中存在的問題，直接影響了整個文書檔案管理工作的質量和效率。

（三）現有文書檔案管理規章制度不完善

目前大部分醫院在落實文書檔案管理工作時，普遍缺乏完善的規章制度及實施條例，也并未文書檔案管理工作的全過程進行嚴格監督與管控，使得相關工作人員在檔案管理過程中無法遵守相應的流程要求及規則，嚴重影響文書檔案管理工作效率的同時，還耽誤了醫院檔案借閱等后續工作，使得醫院文書檔案管理部門的作用和功能無法全面體現出來。

三、做好醫院文書檔案管理工作的有效策略

（一）提升文書檔案管理工作人員的專業素養

文書檔案管理人員的工作態度及專業素養將會直接影響這項工作的實施質量和效果，因此醫院領導者必須加大文書檔案管理人員的招聘標準及選入門檻，同時督促現有工作人員提高自身道德素養及業務水平，為文書檔案管理工作的順利進行提供人力方面的支持。這就需要醫院人力部門將文書檔案管理人員規劃到人才招收、培養范疇中，注重醫護人員業務能力培養的同時，選拔能勝任其他行政管理工作的優秀人才?；诖?，在人才招聘過程中，醫院領導者應將重心放在檔案管理專業人才的選拔上，盡可能吸引工作態度端正、業務能力強的專業人才加入醫院行政管理工作。另一方面，在條件允許的前提下，醫院還應定期組織現有檔案管理工作人員參加外出學習、同行交流等活動會議，通過循序漸進的方式提高全體檔案管理工作人員的專業素養及綜合素質水平，以此滿足醫院文書檔案管理工作的多元化需求。最后，醫院還應積極提升文書檔案管理工作人員的道德素養及法律意識。對于醫院文書檔案管理工作而言，相關工作人員不但需要具備扎實的理論知識基礎，還需要具備基本的法律意識及較高的道德素養。實際上醫院文書檔案管理工作不僅與全體醫護人員息息相關，在實踐過程中難免還會涉及到患者的個人信息、數據及隱私，因此相關工作人員必須始終保持端正嚴謹的工作態度，避免文書檔案中的重要信息泄漏、遺失。

（二）對文書檔案管理工作予以高度重視

做好醫院文書檔案管理工作的前提在于對這項工作予以高度重視，只有充分認識到落實文書檔案管理工作的重要性，才能為醫院日后經營發展奠定良好基礎。首先，文書檔案管理工作人員應從思想層面上提高自身道德素養，在日常工作中嚴格履行自身職責與義務，始終保持高漲的熱情及責任心，以此有效提高文書檔案管理工作的積極性及有效性，通過加強領導對工作成果的滿意度，來提高其對該項工作的重視度。其次，大部分醫院領導者對文書檔案管理工作的重要性缺乏認識的根本原因在于相關工作人員不具備溝通交流的意識，使得上級領導無法及時了解文書檔案工作的實施進度。這就需要文書檔案管理人員在保證日常工作質量的基礎上，及時向上級領導匯報與反饋這項工作的實際情況及存在的問題，通過潛移默化的方式提高領導者對文書檔案管理工作的重視度。最后，相關工作人員還需要將這項工作進行精細化、規范化處理，確保領導者及其他部門工作人員需要文書檔案資料時，能第一時間提供相應的檔案借閱服務，從而整體提高醫院領導者及全體工作人員對該項工作的滿意度和認同度。此外，醫院領導者也應有意識地提高自身行政管理水平，積極詢問醫院日常檔案工作的落實情況，同時主動學習文書管理相關知識及經驗，并與文書檔案管理工作人員積極密切溝通交流，充分了解這項工作在實際開展過程中存在的問題，以此制定科學有效的問題解決方案。

（三）建立完善的醫院文書檔案管理機制

醫院文書檔案管理工作主要包括文書檔案歸檔、借閱以及銷毀等系列工作流程，盡管其中涉及到的工作內容并不復雜，但卻較為細致繁瑣，需要相關工作人員保持認真負責的工作態度及基本的耐心，同時需要系統的規章制度進行監督與管控，切實提高整個文書檔案管理工作的精細化和規范化水平。首先，在文書檔案登記、歸檔過程中，相關工作人員應在有限的時間內將每季度、每年度的檔案進行歸檔，并將每份檔案中涉及到的材料信息進行有效整合，全面保障文書檔案管理工作的完整性。在此過程中，相關工作人員還需要嚴格遵守時間、事件等方面的規則，保證文書檔案管理工作質量的同時提高整個檔案借閱服務的便利性。其次，在文書檔案借閱過程中，相關工作人員從宏觀角度出發，將全體工作人員及外部人員的借閱權限進行科學劃分。外部人員借閱醫院文書檔案時，應持有本單位的介紹信及本人的工作證明，待上級領導審批合格后才能正式借閱文書檔案。若外部人員需要借出本院的文書檔案，那么相關工作人員還需要明確告知借閱時間及相關注意事項，有效避免后續工作中出現紕漏。最后，對文書檔案進行銷毀時，相關工作人員同樣需要詳細記錄文書檔案的歸檔時間及保管期限，并在某個特定時間內按照相應的流程對醫院文書檔案進行集中銷毀。但需要注意的是，相關工作人員應認真對比需銷毀的文書檔案，并編制相應的檔案清單，同時反饋到上級領導部門，在審批合格后才能開展后續銷毀工作。

結語

在醫院文書檔案管理工作實際開展過程中，相關領導者必須充分利用現有資源及先進的信息化技術，切實提高醫院文書檔案管理工作的質量和效率，并從思想層面上正確看待文書檔案管理工作的重要性，督促相關工作人員提高自身專業素養及道德情操，同時結合醫院發展情況建立完善的文書檔案管理規章制度，進一步推動醫院文書檔案管理工作的規范化和標準化發展。