干部人事檔案中散材料管理模式探討

文·王秉花 李珍珍

近年來，在干部人事檔案中問題眾多，一定程度上干擾了檔案管理工作秩序，在社會(huì)上造成了不良影響。針對(duì)這種情況，濟(jì)南市委組織部嚴(yán)格落實(shí)中共中央組織部《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》，強(qiáng)調(diào)各管檔單位嚴(yán)明組織人事紀(jì)律，加強(qiáng)做好專項(xiàng)審核工作。同時(shí)，在市委組織部、市教育局、市衛(wèi)健委和各區(qū)縣委組織部分別設(shè)立干部人事檔案管理中心，按照“建管分離、分級(jí)負(fù)責(zé)”的原則，對(duì)全市干部人事檔案實(shí)行集中管理，提升干部人事檔案信息化管理水平，充分開發(fā)干部信息資源，更好地滿足干部工作需求。

一、檔案集中管理后工作難點(diǎn)及原因分析

干部人事檔案集中管理，能夠有效解決分散管理力量不足、成本過高、不規(guī)范等問題，進(jìn)一步控制接觸檔案人員范圍，從源頭上杜絕檔案造假行為發(fā)生，優(yōu)勢(shì)非常明顯，但困難也陸續(xù)增多。一方面，將人事檔案中的散材料及時(shí)、準(zhǔn)確入檔難度增大。各單位干部人事檔案集中到管理中心統(tǒng)一管理后數(shù)量激增，例如集中管理3萬卷檔案，按照每卷檔案平均每年新增工資表1份、年度考核表1份，其他材料1份計(jì)算，每年需要入檔的散材料大約有9萬份。如此龐大的數(shù)量，若各單位同一時(shí)間集中報(bào)送，及時(shí)登記入檔的難度加大，加之各單位干部人事檔案若無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確登記的難度加大，錯(cuò)裝概率增大；二是檔案集中管理后，需要的工作人員數(shù)量增多，人員轉(zhuǎn)換比較頻繁，政治素質(zhì)參差不齊，若是繼續(xù)沿用傳統(tǒng)管理模式，控制信息知曉范圍，做好保密工作的難度加大。

二、依托檔案集中管控平臺(tái)，探討智慧化管理模式

（一）設(shè)置用戶權(quán)限，嚴(yán)格做好保密工作

1.要提高散材料接觸人員保密意識(shí)，嚴(yán)格落實(shí)保密責(zé)任與保密紀(jì)律，與散材料接收人員簽訂《保密責(zé)任書》，明確其不得擅自使用、披露或者擴(kuò)散所知悉的材料內(nèi)容，不得在檔案材料上圈點(diǎn)、批注、涂改等注意事項(xiàng)，保密事項(xiàng)。

2.利用數(shù)字化管控平臺(tái)，通過技術(shù)實(shí)現(xiàn)保密。可嚴(yán)格設(shè)定用戶權(quán)限，按照最高密級(jí)防護(hù)和最小授權(quán)管理的原則，嚴(yán)格控制檔案及散材料信息知曉范圍。可設(shè)置散材料報(bào)送權(quán)限，給每個(gè)立檔單位設(shè)置獨(dú)立賬號(hào)，只能允許其查找錄入本單位人員得散材料信息。可設(shè)置散材料接收權(quán)限，當(dāng)散材料“三齡一歷”信息與數(shù)據(jù)庫(kù)不一致時(shí)，只有散材料接收組組長(zhǎng)具有查看人員數(shù)字化檔案權(quán)限。

3.各立檔單位通過政務(wù)內(nèi)網(wǎng)與中心連接，使用單獨(dú)涉密計(jì)算機(jī)處理散材料報(bào)送相關(guān)工作。與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行物理隔離，有效阻止黑客、病毒侵入。

（二）建立任務(wù)列表，實(shí)行網(wǎng)格化精準(zhǔn)管理

1.內(nèi)嵌材料類別。將各類材料說明內(nèi)嵌到管控平臺(tái)，幫助材料送交人員準(zhǔn)確、快速分類錄入。

2.建立任務(wù)列表。各立檔單位通過管控平臺(tái)添加材料，或通過Excel表格錄入材料名稱并導(dǎo)入平臺(tái)，建立任務(wù)列表，每100條信息為一個(gè)任務(wù)列表。通過任務(wù)列表來管理、限定每個(gè)任務(wù)列表數(shù)量，將每份散材料細(xì)化到每個(gè)任務(wù)列表中，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)格化精準(zhǔn)管理。

3.生成送交清單。每個(gè)任務(wù)列表完成后，可生成導(dǎo)出一份送交清單。送交人員需對(duì)照清單核對(duì)材料數(shù)量及“材料類別”“材料名稱”“形成時(shí)間”“材料頁(yè)數(shù)”等基本信息，準(zhǔn)確無誤后將清單及散材料一并送交。

4.生成接收清單和退回清單。散材料接收人員根據(jù)送交清單逐項(xiàng)核對(duì)相關(guān)信息后，生成接收清單及退回清單，做到每份材料的去向清晰明了。

（三）授權(quán)立檔單位，分批限時(shí)網(wǎng)上預(yù)約

1.散材料統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)各立檔單位需送交散材料份數(shù)，按照份數(shù)將各立檔單位分為三到四個(gè)批次送交，并授權(quán)每一批次單位送交材料的大致時(shí)間。比如，1000份以內(nèi)的單位第一批次送交，1000份～3000份的單位第二批次送交，3000份以上單位第三批次送交。

2.分批限時(shí)網(wǎng)上預(yù)約。各立檔單位根據(jù)本單位散材料報(bào)送批次，在規(guī)定時(shí)間范圍內(nèi)根據(jù)散材料梳理情況自主預(yù)約具體送交時(shí)間。比如，**單位散材料總份數(shù)為2000份，屬于第二批次送交，第二批次送交時(shí)間范圍為3月1日～5月31日，單位可根據(jù)散材料梳理及時(shí)間安排，在3月～5月內(nèi)自主預(yù)約某一天或某幾天報(bào)送。

（四）實(shí)行全過程留痕，確保及時(shí)準(zhǔn)確入檔

1.實(shí)行全過程留痕。從散材料送交到接收，從接收到掃描，從掃描到交接入檔，依托數(shù)字化管控平臺(tái)，實(shí)行全過程留痕。確保每一份散材料，從送交到入檔每一個(gè)環(huán)節(jié)都有記錄，既可以查詢到材料當(dāng)前在哪一個(gè)環(huán)節(jié)及是否入檔，還可以查詢到每一個(gè)環(huán)節(jié)具體由誰負(fù)責(zé)。

2.實(shí)行組長(zhǎng)負(fù)責(zé)制。為確保散材料及時(shí)準(zhǔn)確入檔，采取分組負(fù)責(zé)制，由組長(zhǎng)對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)具體負(fù)責(zé)。比如，全過程可分為接收、掃描、歸檔三個(gè)環(huán)節(jié)，三個(gè)組相輔相成、互相銜接，各組組長(zhǎng)具體負(fù)責(zé)同上一環(huán)節(jié)組長(zhǎng)交接，對(duì)本組材料及人員負(fù)總責(zé)。

（五）增加查詢統(tǒng)計(jì)功能，方便查閱利用

增加散材料記錄查詢統(tǒng)計(jì)功能，方便追蹤查詢每一份散材料的狀態(tài)以及歸檔情況。比如，可通過“姓名”“身份證號(hào)”“散材料類別”、“送交人”“接收人”等方式查詢追蹤每一份散材料。