采購數字化的應用現(xiàn)狀和發(fā)展建議

文/周龍飛（東南大學經濟管理學院）

作為企業(yè)生產運營中的基礎活動，采購工作占據重要的地位，直接影響企業(yè)后續(xù)業(yè)務的開展。但在日常管理活動中，采購管理仍存在許多不足，主要表現(xiàn)在質量不達標，采購費用超出預算，產品供需不匹配等狀況。為改善現(xiàn)狀，同時減輕采購工作人員的壓力，企業(yè)有必要引入數字化技術，建立數字化采購平臺，提高采購工作的效率和水平，降低成本，進而提高企業(yè)的生產經營效率和競爭實力。

一、數字化技術在企業(yè)采購管理中的應用現(xiàn)狀

（一）采購數字化程度有待提高

隨著數字化技術的發(fā)展，許多企業(yè)都意識到了數字化技術帶來的巨大價值，積極引進數字化技術。但總體來說，目前我國企業(yè)的數字化建設程度仍然不高。一方面，企業(yè)在采購數字化建設方面投入較少，數字化技術未得到廣泛應用。盡管目前已有許多企業(yè)在數字化技術方面進行了廣泛的應用，并取得了行業(yè)的相對優(yōu)勢，為其他企業(yè)在數字化建設方面提供了清晰的思路，但在實際工作中，由于成本、研發(fā)周期、思想觀念等原因，仍有許多企業(yè)仍未利用數字化技術來提升更新采購水平，無形中提高了企業(yè)的運行成本，弱化了企業(yè)的運行效率和核心競爭力。另一方面，企業(yè)在采購數字化建設方面缺少科學有效的方法?？茖W合理的采購流程是利用數字化技術優(yōu)化采購工作的前提[1]。在數字化建設過程中，主要流程設計還是傳統(tǒng)的工作流程和人工采購模式，并利用內部控制制度來防范采購風險。這種數字化建設流程缺乏創(chuàng)新性，難以發(fā)揮出數字化采購真正的優(yōu)勢，無法真正有效地提高采購效率、降低采購成本、管控采購風險。在這方面，企業(yè)應積極尋求外部幫助，由專業(yè)的咨詢公司提供解決方案或學習其他公司的案例。

（二）系統(tǒng)功能單一

受制于企業(yè)的發(fā)展階段和規(guī)模大小，不同企業(yè)在數字化采購建設方面投入的資金、人力不一，因而數字化系統(tǒng)的整體水平和功能也各有差異?？傮w來看，數字化技術在企業(yè)的應用仍較少，采購管理系統(tǒng)的功能偏少，難以滿足采購人員業(yè)務開展的實際需要。采購工作涉及企業(yè)的多個部門和外部供應商，現(xiàn)有的采購管理系統(tǒng)中，盡管增加了價格對比、價格預測的功能，但是由于數據庫中的數據量較少，信息更新緩慢等因素，導致系統(tǒng)提供的參考價格不具實用性，難以被采購人員采納使用[2]。此外，不同企業(yè)的需求也不盡相同，除了一些通用的價格對比、供應商管理等功能外，還需要根據行業(yè)特點和企業(yè)自身需求開發(fā)特定功能。

（三）采購管理人員的操作能力差

隨著企業(yè)數字化采購系統(tǒng)研發(fā)的深入和功能的擴張，對采購人員的專業(yè)素質提出了更高的要求。數字化采購是一門綜合學科，專業(yè)性較強，要求采購人員具有扎實的基礎知識和相關的網絡信息技術知識。然而根據一項調查結果顯示，企業(yè)的采購工作人員中，有相當多的員工對信息技術系統(tǒng)比較陌生，不太了解，只掌握基本的操作[3]。對一些更復雜的功能，例如數據的調取和分析，供應商的管理和協(xié)調等沒有熟練掌握。

許多企業(yè)只重視新系統(tǒng)的開發(fā)，而忽略了員工的培訓教育，導致數字化采購的優(yōu)勢沒有充分體現(xiàn)出來，不能真正地降低企業(yè)的運行成本并帶來效益。企業(yè)領導層看不到數字化技術帶來的利潤和價值，對其重視程度可能會進一步降低，長遠來看不利于采購部門數字化系統(tǒng)的建設。

二、企業(yè)采購管理中數字化技術的價值

（一）有利于降低成本

據2016年的麥肯錫報告顯示，數字化采購不僅可以為企業(yè)節(jié)省大量成本，還可以減少企業(yè)在采購上花費的時間，以及價值損耗[4]。企業(yè)原材料費用通常在產品成本中占較高比例，如果可以適當降低采購費用，將會帶來可觀的利潤增長。利用數字化技術，企業(yè)可以更全面地收集、處理和分析各類數據，整合相關資源，實現(xiàn)自動化、智能化采購，降低協(xié)商成本，減少采購人員在信息收集、交換上花費的時間[5]。同時，數字化技術還可以持續(xù)監(jiān)視外部市場和企業(yè)內部需求的變化，對供應商進行調整，及時應對、修改采購計劃，避免采購過程中可能出現(xiàn)的風險，縮減采購周期，對采購工作全流程進行成本控制。對于一些資金有限和成本敏感的中小型企業(yè)來說，數字化采購將是一大發(fā)展助力。

（二）提高響應速度

除了能夠降低采購成本、生產成本顯性成本外，數字化技術還可以降低隱形的“時間成本”。由于時間具有稀缺、不可替代的特點，決定了它對生產制造型企業(yè)的特殊重要性[6]。在采購工作和供應鏈管理中，數字化技術可以幫助采購人員快速收集、交換物資信息，了解市場最新動態(tài)，提高反應速度，做出最優(yōu)決策，避免了傳統(tǒng)采購模式下信息滯后和信息不對稱的問題。尤其是新冠疫情暴發(fā)以來，人員流通不暢，信息交互不及時，企業(yè)的生產流通受到了極大的影響。傳統(tǒng)的采購模式弊端凸顯，許多企業(yè)這才意識到數字化技術的巨大優(yōu)勢。此外，數字化技術還可以根據歷史數據進行智能分析，預測未來物資價格變化和物資供應等情況。利用這些數據，采購人員可以預先對未來做出判斷，及時調整采購計劃，提高企業(yè)的響應速度，使企業(yè)在復雜多變的環(huán)境中及時做出正確的判斷。

（三）提高工作效率

在以往的采購工作中，從早期的編制采購方案，采購各種物資，核對數量，檢查質量，再到最后的財務結算，整個流程需要花費很多的時間。采購周期越長，花費的成本就越高，出錯的可能性也越高，企業(yè)的運行效率就越低，運行成本也在增加。數字化技術的應用，縮減了采購流程，大大降低了所需的時間。例如，以前需要采購人員提前詢問不同供應商的報價，并進行質量檢查，企業(yè)和供應商之間的信息不對稱問題難以消除，從而使采購人員難以選擇到可靠的供應商，采購效率低下。在運用數字化技術之后，通過搭建一個完善的數字化管理系統(tǒng)，對工作流程進行重新梳理，將供應商、財務以及各種資源整合起來，并對采購、運輸、庫存等過程進行管理。建立物資信息跟蹤平臺，及時獲取市場最新動態(tài)，保證獲得穩(wěn)定和優(yōu)質的物資，使物資來源更及時、穩(wěn)定，采購計劃更具時效性，提升物資管理水平。全流程公開、透明、迅速，為采購人員的決策提供有力的支撐。企業(yè)可以快速獲得市場上各類物資的信息，信息不對稱問題得以消除，采購周期縮短，采購人員的壓力降低，有助于采購人員選擇合適可靠的供應商，降低成本，提高采購效率。降低了采購過程中可能發(fā)生的風險，實現(xiàn)資源的有效整合，進而提高企業(yè)競爭力。

（四）采購管理更加規(guī)范化

對于許多中小企業(yè)來說，由于其處于初級發(fā)展階段，人員較少，管理制度不規(guī)范，內部權責不清，采購行為存在諸多不規(guī)范之處，這極大地制約了企業(yè)的發(fā)展壯大。采用數字化技術，建設和應用集中采購平臺、資產管理系統(tǒng)等，對采購管理制度進行修改和完善，確保制度的合法、合規(guī)和可操作。按照制度對采購業(yè)務進行重新梳理和規(guī)范，組織采購活動的具體示范，對采購人員進行培訓，確保采購人員按照采購管理制度開展業(yè)務，使采購流程透明、高效。通過數字化采購平臺，采購全流程可監(jiān)督、追溯，減去一些不必要的流程，使采購人員按照制度購買物資，采購計劃更加科學，采購流程更加完善，降低了采購工作中可能發(fā)生的腐敗風險，有助于企業(yè)的規(guī)范發(fā)展。

三、加強企業(yè)采購管理數字化的建議

（一）改變傳統(tǒng)思想，加大資金投入

數字化轉型是國家近些年重點發(fā)展的政策之一，也是企業(yè)未來發(fā)展的趨勢?；ヂ?lián)網給我們的生活帶來了巨大的改變，采購方式也發(fā)生了巨大的變革。采購作為企業(yè)生產經營活動中的重要一環(huán)，數字化采購是采購管理發(fā)展的必然趨勢。同時受疫情影響，許多企業(yè)也不得不向線上轉型，建設更加靈活、多樣的數字化供應鏈。然而，數字化轉型需要一定的資金和時間投入。企業(yè)負責人首先必須給予足夠的重視，意識到數字化采購給企業(yè)帶來的巨大價值，然后，從物質和資金層面提供相應的保障。要建立長效投入機制，在前期數字化系統(tǒng)建設方面，需要企業(yè)的大力支持，新系統(tǒng)建設不是一蹴而就的，往往需要花費大量的時間和資金，企業(yè)需結合自身需求，建設符合自身發(fā)展需要的數字化采購平臺和數字化供應鏈。其次，在建設好數字化采購系統(tǒng)之后，系統(tǒng)可能會出現(xiàn)各種問題，企業(yè)需持續(xù)運營升級維護該系統(tǒng)，因為科技在不斷發(fā)展，技術在持續(xù)升級，各種新需求不斷出現(xiàn)，這就要求企業(yè)提高專項的資金支持。以企業(yè)常用的ERP（企業(yè)資源計劃）系統(tǒng)為例，短則數月，長則一兩年，就要進行一次系統(tǒng)升級，例如優(yōu)化用戶界面、增加數據庫數量等[7]。因此，企業(yè)負責人需要改變管理思路，意識到數字化采購帶來的經濟效益，營造良好的企業(yè)采購氛圍，利用先進的技術，及時準確地收集所需的信息，促進企業(yè)生產效益的提高。

（二）重視新功能開發(fā)，發(fā)揮數字化優(yōu)勢

現(xiàn)階段許多企業(yè)都意識到了數字化帶來的巨大收益，在數字化采購系統(tǒng)建設方面提供了資金和人力支持，初步建成了數字化采購平臺并投入使用。但仍存在許多問題，例如功能還比較單一，界面有待優(yōu)化等。多數情況下只能滿足一些簡單的物資編輯、價格對比等工作，采購工作涉及企業(yè)內外部的多個參與方，并且是動態(tài)的，需要根據內外部條件變化進行調整，這顯然無法滿足現(xiàn)實中采購工作開展的需要。數字化采購平臺建設是一項復合型、綜合性的任務，具有極強的專業(yè)性。要考慮到采購工作的業(yè)務需要，進行重點系統(tǒng)功能研發(fā)，不斷拓展新功能。例如，有些物資的市場價格波動大，那么在系統(tǒng)功能研發(fā)時可以增加歷史價格統(tǒng)計和未來價格預測等功能。有了這些數據，采購人員就可以在價格較低時購買物資，幫助企業(yè)節(jié)約成本。另外，對于企業(yè)來說，少則有幾十家合作供應商，多則有幾百甚至上千家合作供應商，對這些供應商的管理也是企業(yè)面臨的一大難題。企業(yè)需要不斷地調整其合作供應商，有些供應商因價格、質量等因素要終止合作，另外還要開拓一批新的供應商。在系統(tǒng)功能研發(fā)時增加供應商評級等功能，對不同的供應商給予評級，當評級較差時系統(tǒng)需要給出提醒，采購人員考慮是否與其終止合作。在納入新的供應商時，系統(tǒng)要綜合價格、生產能力、質量等因素給予參考意見，采購人員據此考慮是否將其納入合作供應商。除此之外，還有許多其他新功能，企業(yè)需結合自身工作需要進行重點研發(fā)。

（三）重視人力資本，提高人員綜合素質

在企業(yè)積極開展數字化系統(tǒng)建設的時候，也要逐步提高采購人員的專業(yè)素質。如果采購人員不懂數字化技術，即使有了專業(yè)的數字化采購平臺，也不能發(fā)揮出其真正價值。新時代的采購人員要具備綜合能力，不僅要掌握采購詢價議價、采購合同編制、供應商管理等專業(yè)技能，還要熟練掌握行業(yè)有關的信息技術。隨著企業(yè)數字化轉型的加速和數字化采購平臺的推廣使用，不懂數字技術、不會使用信息系統(tǒng)且不愿學習的人將會被時代拋棄。因此，企業(yè)的人力資源部門，應當順應數字化技術發(fā)展趨勢，針對采購人員開展技能培訓，逐漸提高采購管理人員的信息技術操作能力。例如常見的ERP（企業(yè)資源計劃）系統(tǒng)，其中包含了企業(yè)的人力、財力、物力、供應商、產業(yè)鏈等許多內容，是企業(yè)發(fā)展的重要管理平臺之一，也是企業(yè)數字化建設的重要一環(huán)。采購人員應熟悉界面，掌握操作技巧。此外，采購人員應嚴格要求自己，積極學習新技術，提高自身專業(yè)技術水平，使自己成為一名合格的采購人員。

四、結束語

綜上所述，在科學技術高速發(fā)展的今天，為了提高企業(yè)的采購管理水平，數字化是重要的一環(huán)。但數字化是一門綜合學科，需要結合行業(yè)需求和信息技術才能發(fā)揮出最大的優(yōu)勢，許多企業(yè)已經意識到了數字化的巨大價值，積極引進數字化技術，建設數字化系統(tǒng)。但同時仍有許多企業(yè)亟須進行數字化改革。當前企業(yè)采購部門仍存在信息系統(tǒng)功能單一，對數字化建設不重視，采購人員對信息系統(tǒng)不熟悉、操作不熟練等問題，極大地制約了企業(yè)的發(fā)展壯大。下一步，企業(yè)要改變傳統(tǒng)的經營理念，積極擁抱數字技術，重視數字化采購系統(tǒng)的建設，加大資金投入，開發(fā)新系統(tǒng)和新功能，將數字技術和行業(yè)需求緊密結合在一起，重視人才隊伍建設，主動培訓采購人員，讓數字化技術在企業(yè)采購管理中發(fā)揮出應有的作用。