高校實驗耗材平臺“一站式”管理探索

張 璐，劉 健，張平清，王茂鑫

（山東大學(xué)資產(chǎn)與實驗室管理部，山東 濟(jì)南 250100）

耗材指不屬于固定資產(chǎn)的材料、燃料和易耗品，材料是指一次使用即消耗或不能復(fù)原的物資，如生物、化學(xué)試劑、金屬、非金屬的各種原材料等；燃料是指能通過化學(xué)或物理反應(yīng)釋放出能量的物質(zhì)，如汽油、煤油、天然氣、液化氣等；易耗品是指在使用過程中易于損耗的物資，如玻璃器皿、電子元器件、勞動保護(hù)用品等。高校涉及使用的耗材一般價值低、數(shù)量廣、種類雜、范圍大，生產(chǎn)廠家多，采購頻率高，使用量小，周期短，存儲要求高，導(dǎo)致管理難度相對較大。

1 高校實驗耗材管理現(xiàn)狀

1.1 近3 年山東大學(xué)實驗耗材采購現(xiàn)狀分析

1.1.1 采購訂單數(shù)和采購訂單金額情況

通過分析山東大學(xué)近3 年實驗耗材采購訂單及采購金額情況發(fā)現(xiàn)，2019 年采購訂單數(shù)比2018 年同比增長84.40%，2020 年比2019 年同比增長7.00%。2019 年采購訂單金額是2018 年的1.99 倍，2020 年比2019 年同比增長32.57%。采購訂單數(shù)和訂單金額兩年增長百分比相差較大的原因是2018-04“山東大學(xué)實驗耗材管理服務(wù)信息系統(tǒng)”逐步上線運行，導(dǎo)致4 月份之前采購數(shù)據(jù)缺失。通過分析不難發(fā)現(xiàn)，實驗耗材的采購訂單數(shù)和訂單金額逐年遞增，需求量不斷加大，采購預(yù)算不斷提高。

1.1.2 實驗耗材采購分類情況

通過對不同類別的實驗耗材采購訂單分析發(fā)現(xiàn)，山東大學(xué)涉及使用的實驗耗材主要包括化學(xué)品試劑（普通）、生物試劑、易制毒化學(xué)品、易制爆化學(xué)品、氣體、實驗動物、電子元器件、貴金屬等，涉及使用的實驗耗材種類繁多、范圍廣泛。其中生物試劑和化學(xué)試劑（普通）占比65.31%，說明高校實驗耗材主要涉及的是教學(xué)科研用的實驗藥品，是耗材管理的重點。

1.2 實驗耗材管理難點

1.2.1 采購預(yù)算缺乏規(guī)劃

由于各院系對耗材的種類及數(shù)量需求不一，高校很難實現(xiàn)耗材的集中采購管理，因此一般都是使用單位分散采購，而且由于各院系對耗材的采購沒有詳細(xì)的采購預(yù)算和采購計劃，預(yù)算計劃性薄弱，經(jīng)費資源分配不合理，采購數(shù)量隨意，一般都是隨買隨用，導(dǎo)致耗材在購買數(shù)量上存在不足或過剩，造成資源浪費。

1.2.2 采購實施不規(guī)范

由于高校耗材采購項目數(shù)量大、種類繁多、涵蓋領(lǐng)域廣泛，使得審核難度加大，對于達(dá)到招標(biāo)金額的項目，極個別項目通過化整為零規(guī)避公開招標(biāo)的現(xiàn)象很難避免。對于一些大額耗材沒有根據(jù)采購預(yù)算分級進(jìn)行采購項目的論證，存在未履行審簽規(guī)定程序簽訂合同的現(xiàn)象，而且由于耗材無建賬環(huán)節(jié)，導(dǎo)致驗收環(huán)節(jié)很難履約。

1.2.3 庫存管理不標(biāo)準(zhǔn)

大部分高校沒有建設(shè)統(tǒng)一的耗材存儲倉庫，學(xué)校各院系購買的實驗耗材都存儲于相關(guān)實驗室，對于一些危險性高的實驗耗材的存儲場所缺少相應(yīng)的安全措施。各實驗室沒有專人負(fù)責(zé)實驗耗材的存儲保管，也未建立嚴(yán)格的實驗耗材出入庫管理制度，實驗耗材存儲點多，分布點散，導(dǎo)致管理難度相對較大。

1.2.4 入庫驗收、出庫記錄不健全

大部分高校并未建立實驗耗材出入庫登記制度及庫存臺賬，各實驗室只管買自己所需實驗耗材，對于買了多少，用了多少，剩余多少并沒有明確記錄，從而導(dǎo)致入庫登記和出庫使用記錄不全或缺失。

2 實驗耗材商城“一站式”管理模式探索

2020 年在“全國抗疫”的大環(huán)境下，各高校對實驗耗材采購非接觸式辦公的需求非常迫切，實驗耗材“一站式”管理平臺能夠?qū)崿F(xiàn)采購不見面、無紙化、高效化。該管理模式能夠通過電商直購的方式滿足老師的采購需求，建立對接財務(wù)管理系統(tǒng)，連接物資與財務(wù)、科研、行政管理的信息化管理平臺，打造互聯(lián)互通的“一站式”管理模式，實現(xiàn)實驗耗材的全生命周期管理。

2.1 構(gòu)建“學(xué)校—學(xué)院—實驗室”三級管理體系

相對于高校固定資產(chǎn)有相對完善的管理體系，實驗耗材的管理過于隨意，客觀造成重視程度不高，缺乏校級層面的有效管理；管理權(quán)力下放給學(xué)院或項目負(fù)責(zé)人，分散地自用自購、以報列支，給運行監(jiān)督造成困難。

山東大學(xué)實驗耗材的管理歸口到學(xué)校職能部門，構(gòu)建“學(xué)校—學(xué)院—實驗室”三級管理體系：教學(xué)科研類實驗耗材歸口資產(chǎn)與實驗室管理部管理，依托“實驗耗材管理平臺”負(fù)責(zé)實驗耗材采購需求的調(diào)研、指導(dǎo)、采購審核及管理人員的培訓(xùn)；學(xué)院層面負(fù)責(zé)制定實驗耗材管理相關(guān)制度、明確采購實施細(xì)則等，落實耗材論證、采購、驗收、檢查等工作；實驗室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)落實實驗耗材的采購、保管、使用、出入庫登記、處置等全生命周期管理。

2.2 制定科學(xué)化、規(guī)范化、制度化管理程序

部分高校對實驗耗材還沒有形成統(tǒng)一的管理制度，缺乏科學(xué)完整的管理程序[1]。因此可參考教育部、財政部出臺的《高等學(xué)校材料、低值品、易耗品管理辦法》等文件，制定適合學(xué)校特點的實驗耗材管理辦法。辦法應(yīng)明確但不限于實驗耗材的范圍和分類，管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)，采購審批及驗收程序和儲存使用及報銷程序等。

制度設(shè)計方針考慮成本效益，力爭以最合理的管理成本取得最大效益，避免控制點過多，既加快周轉(zhuǎn)又防止舞弊[2]。

計劃采購：明確規(guī)定各學(xué)院應(yīng)根據(jù)教學(xué)大綱規(guī)定的實驗教學(xué)內(nèi)容和科研活動的實際需要編制年計劃，采購按照批準(zhǔn)的預(yù)算和計劃執(zhí)行，無預(yù)算不采購、無計劃不采購，不得超預(yù)算采購，對于計劃外特殊需求的采購須進(jìn)行專項審批[3]。

分門別類：規(guī)定對于貴重、稀缺的實驗耗材要指定專人保管，并根據(jù)物品不同特性進(jìn)行分類、分項存放，建立完整的出入庫管理制度，要求各學(xué)院做到入庫驗收認(rèn)真，出庫記錄健全。特殊的危險化學(xué)品要嚴(yán)格履行備案審批制度，并保存在?；反鎯瘢邢鄬潭ǖ墓芾砣藛T進(jìn)行監(jiān)管，并做到“五雙”管理。

權(quán)責(zé)分明：明確校、院、實驗室相關(guān)人員在計劃、采購、庫管、使用、審計等環(huán)節(jié)的職責(zé)分工和權(quán)限，制定浪費和損壞的賠償懲罰措施及責(zé)任到人的追責(zé)機(jī)制。

2.3 打造聯(lián)通管理信息化平臺

各高校實驗耗材的管理已從無管理狀態(tài)到人工管理狀態(tài)，現(xiàn)在正向信息化管理階段轉(zhuǎn)變。借助互聯(lián)網(wǎng)手段建設(shè)實驗耗材信息化管理平臺，能夠從采購、審批、報銷、使用、處置等全過程進(jìn)行監(jiān)管，實現(xiàn)有賬可查，提高管理效率，消除安全隱患。

實驗耗材信息化管理平臺要在研發(fā)思路上打破物資與財務(wù)、科研、行政管理之間的壁壘，實現(xiàn)采購管理信息化，加強(qiáng)系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通，實現(xiàn)財務(wù)統(tǒng)一結(jié)算報銷。

2.3.1 供應(yīng)商管理模塊

學(xué)校制定供應(yīng)商遴選標(biāo)準(zhǔn)，包括但不限于供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、?；方?jīng)營許可證及法定代表人身份證等，供應(yīng)商管理模塊可審核供應(yīng)商資質(zhì)，供應(yīng)商可在平臺上傳商品信息。平臺內(nèi)設(shè)置定期審查機(jī)制，篩選出資質(zhì)到期的供應(yīng)商并對其提醒進(jìn)行資質(zhì)更新。支持在線進(jìn)行供應(yīng)商定價及訂單處理，負(fù)責(zé)產(chǎn)品上架、下架，跟蹤訂單及發(fā)貨。

2.3.2 采購管理模塊

采購管理模塊可設(shè)置線上采購及線下采購。線上采購即老師或?qū)W生通過檢索已遴選準(zhǔn)入的供應(yīng)商產(chǎn)品信息采購所需的實驗耗材，選擇經(jīng)費來源后，提交進(jìn)行行政審批，審批通過供貨商發(fā)貨并進(jìn)行物流跟蹤，到貨后線上進(jìn)行驗收，在線生成電子合同及電子發(fā)票等信息。線下采購模塊用于自采備案，即平臺內(nèi)沒有的產(chǎn)品老師或?qū)W生可通過錄入產(chǎn)品及供貨商信息進(jìn)行采購信息的備案。

2.3.3 臺賬管理模塊

使用二維碼實現(xiàn)對危險化學(xué)品的臺賬管理，即對于用戶采購的危險化學(xué)品供應(yīng)商端可實現(xiàn)按最小包裝生成單獨的二維碼標(biāo)簽并粘貼于瓶身，用戶收貨后可使用手機(jī)掃碼驗貨入庫，使用者通過掃描二維碼登記使用記錄，入庫及使用記錄信息都可同步至電腦端。

2.3.4 實驗室管理模塊

用于經(jīng)費信息、成員信息及房間信息的錄入。成員信息加入相應(yīng)的課題組下才能在平臺進(jìn)行實驗耗材的采購、使用及廢棄申報，可實現(xiàn)實驗耗材的動態(tài)監(jiān)管。

2.3.5 學(xué)校行政審批模塊

用于訂單審核，實現(xiàn)“學(xué)?！獙W(xué)院—驗室”三級管理模式。具體采購由項目負(fù)責(zé)人審核實驗室用戶提交的訂單，超過一定限額的訂單流轉(zhuǎn)至院領(lǐng)導(dǎo)及校級職能部門審核。管控類化學(xué)品歸口校級部門管理人員審核并進(jìn)行匯總備案。

2.3.6 數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析模塊

用于統(tǒng)計不同種類、不同院系實驗耗材年度采購量及采購金額，分析實驗耗材的采購及使用效益，幫助管理者進(jìn)一步作出科學(xué)合理的決策。

2.3.7 統(tǒng)一結(jié)算模塊

用于將用戶已經(jīng)驗收的訂單批量生成結(jié)算單，平臺內(nèi)可發(fā)起統(tǒng)一結(jié)算申請，支持將結(jié)算單、訂單明細(xì)、商品明細(xì)、電子發(fā)票等信息推送至財務(wù)系統(tǒng)，財務(wù)進(jìn)行復(fù)核并進(jìn)行統(tǒng)一結(jié)算。

3 結(jié)語

高校實驗耗材的特點造成管理存在諸多問題。各高校應(yīng)從實際出發(fā)，打破管理壁壘，加強(qiáng)實驗耗材的“一站式”管理。組織上，構(gòu)建“學(xué)校—學(xué)院—實驗室”三級管理體系；制度上，制定科學(xué)合理的“實驗耗材管理辦法”，明確校院實驗室的管理職責(zé)；技術(shù)上，開發(fā)物資與財務(wù)、科研、行政管理之間的信息化服務(wù)平臺[4]，快速實現(xiàn)實驗耗材從采購、審批、驗收、使用、處置及報銷的全生命周期管理。